Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego

1. Rejestr stanu cywilnego jest prowadzony w systemie teleinformatycznym. 2. Utrzymanie i rozwój rejestru stanu cywilnego, w celu realizacji zadań określonych w ustawie, zapewnia minister właściwy do spraw informatyzacji, w tym:
1) zapewnia ochronę przed nieuprawnionym dostępem do rejestru stanu cywilnego;
2) zapewnia integralność danych w rejestrze stanu cywilnego;
3) zapewnia dostępność systemu teleinformatycznego, w którym rejestr stanu cywilnego jest prowadzony, dla podmiotów przetwarzających dane w tym rejestrze;
4) przeciwdziała uszkodzeniom systemu teleinformatycznego, w którym rejestr stanu cywilnego jest prowadzony;
5) określa zasady bezpieczeństwa przetwarzanych danych, w tym danych osobowych;
6) określa zasady zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych;
7) zapewnia rozliczalność działań dokonywanych na danych w rejestrze stanu cywilnego;
8) zapewnia poprawność danych przetwarzanych w rejestrze stanu cywilnego. 3. Minister właściwy do spraw wewnętrznych na wniosek ministra właściwego do spraw informatyzacji może uczestniczyć w realizacji zadań związanych z rozwojem rejestru stanu cywilnego oraz zapewnieniem poprawności danych przetwarzanych w tym rejestrze. 4. Minister właściwy do spraw wewnętrznych zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej łączność elektroniczną pozwalającą na dostęp organom, o których mowa w ust. 6, do rejestru stanu cywilnego. 5. Wpisu w rejestrze stanu cywilnego dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego lub zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego. 6. W celu realizacji zadań określonych w ustawie kierownik urzędu stanu cywilnego, zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego, konsul, wojewoda, minister właściwy do spraw wewnętrznych oraz minister właściwy do spraw informatyzacji posiadają dostęp do rejestru stanu cywilnego. 6a. W celu realizacji zadań określonych w ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2025 r. poz. 274, z późn. zm.1)) oraz w ustawie z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych (Dz. U. z 2026 r. poz. 196) konsul, wojewoda, minister właściwy do spraw wewnętrznych oraz minister właściwy do spraw zagranicznych posiadają dostęp do rejestru stanu cywilnego. 7. Minister właściwy do spraw informatyzacji wykonuje obowiązki, o których mowa w art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.2)).

Art. 5a. 1. Dane z rejestru stanu cywilnego minister właściwy do spraw informatyzacji udostępnia:
1) Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
2) Agencji Wywiadu,
3) Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu,
4) Służbie Kontrwywiadu Wojskowego,
5) Służbie Wywiadu Wojskowego,
6) Ministrowi Sprawiedliwości,
7) sądom
– wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań.
1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2025 r. poz. 1006, 1176, 1191, 1216, 1301 i 1794 oraz z 2026 r. poz. 203.
2) Zmiana wymienionego rozporządzenia została ogłoszona w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2. 2. Dane z rejestru stanu cywilnego udostępnia się za pomocą urządzeń teletransmisji danych, po złożeniu do ministra właściwego do spraw informatyzacji jednorazowego wniosku i wyrażeniu przez niego zgody, podmiotom, o których mowa w ust. 1, jeżeli spełniają łącznie następujące warunki:
1) posiadają urządzenia lub systemy teleinformatyczne przeznaczone do komunikowania się pomiędzy uprawnionymi podmiotami a rejestrem stanu cywilnego, umożliwiające identyfikację osoby uzyskującej dane z rejestru, zakres oraz datę ich uzyskania;
2) posiadają zabezpieczenia techniczne i organizacyjne właściwe dla przetwarzania danych osobowych, w szczególności uniemożliwiające dostęp osób nieuprawnionych do przetwarzania danych osobowych i wykorzystanie danych niezgodnie z celem ich uzyskania;
3) uzyskanie danych tą drogą jest uzasadnione specyfiką lub zakresem wykonywanych zadań albo prowadzonej działalności. 3. W sprawach o udostępnianie danych podmiotom, o których mowa w ust. 1, minister właściwy do spraw informatyzacji:
1) udostępnia dane – w drodze czynności materialno-technicznej;
2) odmawia udostępniania danych, jeżeli nie zostały spełnione warunki określone w ust. 2, albo cofa zgodę na ich udostępnianie, jeżeli warunki te przestały być spełniane – w drodze decyzji administracyjnej.

1. Zmiana okręgu rejestracji stanu cywilnego może nastąpić przez ustalenie właściwości urzędu stanu cywilnego dla więcej niż jednego okręgu rejestracji stanu cywilnego lub przez ustalenie właściwości kilku urzędów stanu cywil- nego w jednym okręgu rejestracji stanu cywilnego. Jeżeli nastąpiła zmiana właściwości okręgu rejestracji stanu cywilnego, kierownikiem urzędu stanu cywilnego właściwym do dokonywania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego jest kierownik urzędu stanu cywilnego, który przejął właściwość okręgu rejestracji stanu cywilnego. 2. Wojewoda składa wniosek do ministra właściwego do spraw wewnętrznych o zmianę okręgu rejestracji stanu cywilnego:
1) na wniosek gminy lub gmin;
2) po zasięgnięciu opinii gminy lub gmin. 3. Minister właściwy do spraw wewnętrznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw administracji publicznej, w drodze rozporządzenia, określa właściwość urzędu stanu cywilnego dla więcej niż jednego okręgu rejestracji stanu cywilnego lub właściwość kilku urzędów stanu cywilnego w jednym okręgu rejestracji stanu cywilnego, uwzględniając wskazane we wniosku okoliczności oraz liczbę zdarzeń z zakresu rejestracji stanu cywilnego przemawiających za zmianą właściwości urzędu.

1. Na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego oraz zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego może być zatrudniona osoba inna niż wskazana w art. 6 ust. 3, która:
1) ma obywatelstwo polskie, pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych;
2) nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;
3) posiada:
a) dyplom ukończenia wyższych studiów prawniczych lub administracyjnych potwierdzający uzyskanie tytułu zawodowego magistra lub,
b) dyplom potwierdzający ukończenie wyższych studiów prawniczych lub administracyjnych za granicą, o którym mowa w art. 326 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2024 r. poz. 1571, z późn. zm.3)), albo uznany za równoważny polskiemu
3) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2024 r. poz. 1871 i 1897, z 2025 r. poz. 619, 620, 621, 622, 1162, 1794, 1837 i 1864 oraz z 2026 r. poz. 187 i 203. dyplomowi potwierdzającemu uzyskanie tytułu zawodowego magistra zgodnie z art. 327 ust. 1 tej ustawy lub,
c) dyplom potwierdzający uzyskanie tytułu zawodowego magistra i świadectwo ukończenia studiów podyplomowych w zakresie administracji;
4) posiada łącznie co najmniej trzyletni staż pracy na stanowiskach urzędniczych w urzędach lub w samorządowych jednostkach organizacyjnych, w służbie cywilnej, w urzędach państwowych lub w służbie zagranicznej, z wyjątkiem stanowisk pomocniczych i obsługi. 2. W zakresie nieuregulowanym w ustawie do osób zatrudnionych na stanowiskach kierownika urzędu stanu cywilnego lub zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego oraz do naboru na te stanowiska stosuje się przepisy ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1135).

1. Kierownik urzędu stanu cywilnego może na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, upoważnić pracownika urzędu stanu cywilnego do wydawania odpisów aktów stanu cywilnego, zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby oraz zamieszczania przypisków, z wyjątkiem przypisków zamieszczanych przy akcie stanu cywilnego na podstawie uznania orzeczenia organu państwa obcego lub na podstawie innego dokumentu pochodzącego od organu państwa obcego, a niewymagającego uznania albo odpisu zagranicznego dokumentu stanu cywilnego przekazanego do urzędu stanu cywilnego w wykonaniu umowy międzynarodowej przewidującej wzajemną wymianę informacji w zakresie stanu cywilnego. 2. Wójt (burmistrz, prezydent miasta) może na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, upoważnić innego pracownika do wydawania odpisów aktów stanu cywilnego, zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby oraz zamieszczania przypisków, z wyjątkiem przypisków zamieszczanych przy akcie stanu cywilnego na podstawie uznania orzeczenia organu państwa obcego lub na podstawie innego dokumentu pochodzącego od organu państwa obcego, a niewymagającego uznania albo odpisu zagranicznego dokumentu stanu cywilnego przekazanego do urzędu stanu cywilnego w wykonaniu umowy międzynarodowej przewidującej wzajemną wymianę informacji w zakresie stanu cywilnego. 3. Zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego nie może upoważnić pracownika do dokonywania czynności, o których mowa w ust. 1.

1. Akty stanu cywilnego oznacza się w rejestrze stanu cywilnego oddzielnie dla każdego rodzaju zdarzenia: urodzenia, małżeństwa albo zgonu, i odrębnie dla każdego roku kalendarzowego. 2. W rejestrze stanu cywilnego prowadzi się rejestr uznań, w którym gromadzi się:
1) nazwiska, imiona oraz nazwiska rodowe, daty i miejsca urodzenia matki dziecka oraz mężczyzny uznającego ojcostwo, numery tych osób w Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności, zwanym dalej „PESEL”, jeżeli zostały nadane;
2) nazwisko, imię (imiona), płeć, datę i miejsce urodzenia dziecka, jeżeli uznanie ojcostwa następuje po sporządzeniu aktu urodzenia, oraz numer PESEL dziecka, jeżeli został nadany;
3) datę i miejsce urodzenia oraz płeć dziecka, jeżeli uznanie ojcostwa następuje przed sporządzeniem aktu urodzenia, a po urodzeniu się dziecka;
4) informację, że oświadczenie konieczne do uznania ojcostwa zostało przyjęte przed urodzeniem się dziecka;
4a) informację, że oświadczenie konieczne do uznania ojcostwa zostało złożone przed przeniesieniem do organizmu kobiety komórek rozrodczych pochodzących od anonimowego dawcy albo zarodka powstałego z komórek rozrodczych pochodzących od anonimowego dawcy albo z dawstwa zarodka;
5) datę śmierci dziecka oraz informację o dacie powzięcia przez mężczyznę uznającego ojcostwo wiadomości o śmierci dziecka, jeżeli uznanie ojcostwa następuje po śmierci dziecka;
6) oznaczenie aktu urodzenia dziecka i urzędu stanu cywilnego, w którym został on sporządzony, lub oznaczenie aktu zgonu dziecka oraz urzędu stanu cywilnego, w którym został on sporządzony, jeżeli są znane;
7) datę złożenia przez mężczyznę oświadczenia, że dziecko pochodzi od niego;
8) datę złożenia przez matkę dziecka oświadczenia, że mężczyzna, który złożył oświadczenie, jest ojcem dziecka;
9) datę odmowy przyjęcia oświadczeń koniecznych do uznania ojcostwa;
10) nazwisko i imię kierownika urzędu stanu cywilnego albo konsula przyjmującego oświadczenie lub odmawiającego przyjęcia oświadczeń koniecznych do uznania ojcostwa dziecka. 2a. Informacja, o której mowa w ust. 2 pkt 4a, podlega usunięciu z rejestru, jeżeli w ciągu dwóch lat od dnia przyjęcia oświadczenia złożonego przez mężczyznę koniecznego do uznania ojcostwa dziecko się nie urodziło. 3. Minister właściwy do spraw informatyzacji prowadzący rejestr stanu cywilnego zapewnia Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego możliwość realizacji zadań wynikających z art. 35 ust. 4 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2025 r. poz. 902 i 1366 oraz z 2026 r. poz. 26).

1. Dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego lub dokumenty złożone po sporządzeniu aktu stanu cywilnego stanowiące podstawę do dołączenia wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego lub stanowiące podstawę zamieszczenia przypisku przy innych aktach stanu cywilnego stanowią akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego. 2. W aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego gromadzi się dokumenty, które nie podlegają zwrotowi. Na wniosek osoby, która przedkłada zagraniczny dokument stanu cywilnego, można wydać ten dokument, po uprzednim sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli wnioskodawca nie ma możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu. 3. Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego są gromadzone w rejestrze stanu cywilnego, jeżeli zostały sporządzone na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej. W rejestrze mogą być gromadzone akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego sporządzone na piśmie utrwalonym w postaci papierowej jako odwzorowanie cyfrowe lub może być zamieszczany opis tych dokumentów. 4. Dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny, mogą być wydawane:
1) na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej albo odwzorowania cyfrowego poświadczonego za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
2) w postaci kopii albo wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego podpisem własnoręcznym.

1. Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz przed nieuprawnionym dostępem do nich osób trzecich. 2. Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego sporządzone na piśmie utrwalonym w postaci papierowej przechowuje się w archiwum urzędu stanu cywilnego, w miejscu zapewniającym ich zabezpieczenie, a w razie potrzeby poddaje się konserwacji. 3. Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego sporządzone na piśmie utrwalonym w postaci papierowej mogą być wynoszone poza urząd stanu cywilnego za zgodą wojewody wyrażoną w drodze postanowienia lub w przypadku niebezpieczeństwa zagrażającego tym aktom. 4. Minister właściwy do spraw informatyzacji, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw wewnętrznych, określi, w drodze rozporządzenia, sposób:
1) prowadzenia rejestru stanu cywilnego,
2) oznaczania w rejestrze stanu cywilnego aktów stanu cywilnego,
3) prowadzenia akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego,
4) zabezpieczania akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego sporządzonych na piśmie utrwalonym w postaci papierowej w przypadku, o którym mowa w ust. 3
– uwzględniając konieczność zapewnienia kompletności danych zawartych w rejestrze stanu cywilnego i ich przejrzystości, sprawnego funkcjonowania rejestru stanu cywilnego, ochrony danych osobowych i mając na względzie szczególny charakter akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego.

1. Kierownik urzędu stanu cywilnego zapewnia udział biegłych lub tłumaczy, jeżeli nie potrafi samodzielnie porozumieć się z osobami uczestniczącymi w czynności zgłoszenia urodzenia lub zgonu. 2. Udział biegłego lub tłumacza przy składaniu oświadczeń przewidzianych w ustawie lub w procedurze związanej z zawarciem związku małżeńskiego zapewniają osoby składające te oświadczenia lub osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo, jeżeli nie potrafią porozumieć się z kierownikiem urzędu stanu cywilnego. Osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo zapewniają udział biegłego lub tłumacza także wtedy, gdy świadkowie nie potrafią porozumieć się z kierownikiem urzędu stanu cywilnego. 3. Biegłego lub tłumacza, z wyłączeniem biegłego sądowego oraz tłumacza przysięgłego, kierownik urzędu stanu cywilnego poucza o odpowiedzialności karnej z art. 233 § 4 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2025 r. poz. 383, 1818 i 1872). 4. Biegły lub tłumacz, z wyłączeniem biegłego sądowego oraz tłumacza przysięgłego, składa przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego oświadczenie, że będzie wykonywał powierzone zadania sumiennie i bezstronnie, dochowując tajemnicy prawnie chronionej oraz kierując się w swoim postępowaniu uczciwością i etyką. Adnotację o złożeniu oświadczenia zamieszcza się w protokole czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego. 5. Biegły lub tłumacz biorący udział w czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, która wymaga sporządzenia protokołu, podpisuje ten protokół.

Art. 32a. Protokoły sporządzane na podstawie ustawy sporządza się na piśmie utrwalonym w postaci papierowej i podpisuje się podpisami własnoręcznymi.

Minister właściwy do spraw informatyzacji, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw wewnętrznych, określi, w drodze rozporządzenia:
1) wzory, w tym w postaci elektronicznej:
a) odpisów zupełnych aktu urodzenia, aktu małżeństwa i aktu zgonu,
b) odpisu zupełnego aktu zgonu osoby o nieustalonej tożsamości,
c) odpisów skróconych aktu urodzenia, aktu małżeństwa i aktu zgonu,
d) odpisu skróconego aktu urodzenia dziecka, które urodziło się martwe,
2) wzory protokołów:
a) zgłoszenia urodzenia,
b) uznania ojcostwa,
c) przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński,
d) przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,
e) zgłoszenia zgonu,
f) przyjęcia oświadczeń, o których mowa w art. 88 § 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
g) przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko,
h) przyjęcia oświadczenia o zmianie imienia lub imion,
3) wzory:
a) zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa,
b) zaświadczenia stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa,
c) zaświadczenia stwierdzającego, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego,
d) zaświadczenia stwierdzającego, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo,
e) zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby, w tym w postaci elektronicznej,
f) wniosku o wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym, w tym w postaci elektronicznej,
g) zaświadczenia o stanie cywilnym, w tym w postaci elektronicznej,
4) wzór zapewnienia, że osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie tego małżeństwa
– uwzględniając zakres danych wymaganych do sporządzenia aktu urodzenia, aktu małżeństwa i aktu zgonu oraz ich odpisów, danych koniecznych do uznania ojcostwa, informacji i danych zamieszczanych w protokołach, oświadczeniach, zaświadcze- niach lub zapewnieniu, umożliwiających sporządzanie aktów stanu cywilnego.

1. Akt stanu cywilnego, który zawiera dane niezgodne z danymi
zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub z innymi aktami stanu
cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych, albo z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego, podlega
sprostowaniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, który go sporządził.
2. Sprostowanie aktu stanu cywilnego może być dokonane na podstawie
zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, jeżeli w państwie wystawienia jest on
uznawany za dokument stanu cywilnego, lub innego dokumentu zagranicznego
potwierdzającego stan cywilny, wydanego w państwie, w którym nie jest prowadzona
rejestracja stanu cywilnego, jeżeli zawierają one dane, które podlegają sprostowaniu,
stwierdzają zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych.
3. Sprostowania aktu stanu cywilnego dokonuje się z urzędu, na wniosek osoby,
której ten akt dotyczy, lub jej przedstawiciela ustawowego, na wniosek osoby mającej
w tym interes prawny lub prokuratora, w formie czynności materialno-technicznej.
4. Jeżeli sprostowania aktu stanu cywilnego dokonuje się z urzędu lub na
wniosek innej osoby niż ta, której akt dotyczy, lub jej przedstawiciela ustawowego,
kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia tę osobę o zamiarze sprostowania lub
o złożeniu wniosku o sprostowanie aktu stanu cywilnego.
5. Jeżeli sprostowania aktu małżeństwa dokonuje się na wniosek jednego
z małżonków, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o złożeniu wniosku
drugiego małżonka.
6. Do wniosku o sprostowanie aktu stanu cywilnego załącza się dokumenty,
o których mowa w ust. 2.
7. Wnioskując o sprostowanie aktu stanu cywilnego na podstawie materiałów
archiwalnych, do wniosku należy załączyć uwierzytelniony odpis lub wypis, lub
uwierzytelnioną reprodukcję tych materiałów.
8. Kierownik urzędu stanu cywilnego, dokonując sprostowania, wydaje
wnioskodawcy odpis zupełny sprostowanego aktu stanu cywilnego.

1. Akt stanu cywilnego, który nie zawiera wszystkich wymaganych
danych, uzupełnia kierownik urzędu stanu cywilnego, który go sporządził, na
podstawie innych aktów stanu cywilnego, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego
prowadzonych dla tego aktu i innych dokumentów mających wpływ na stan cywilny.
2. Uzupełnienia aktu stanu cywilnego można dokonać na podstawie
zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, jeżeli w państwie wystawienia jest on
uznawany za dokument stanu cywilnego, lub innego dokumentu zagranicznego
potwierdzającego stan cywilny, wydanego w państwie, w którym nie jest prowadzona
rejestracja stanu cywilnego, jeżeli stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą
tej osoby lub jej wstępnych.
3. Uzupełnienia aktu stanu cywilnego dokonuje się z urzędu, na wniosek osoby,
której ten akt dotyczy, lub jej przedstawiciela ustawowego, na wniosek osoby mającej
w tym interes prawny lub prokuratora, w formie czynności materialno-technicznej.
4. Jeżeli uzupełnienia aktu stanu cywilnego dokonuje się z urzędu lub na wniosek
innej osoby niż ta, której akt dotyczy, lub jej przedstawiciela ustawowego, kierownik
urzędu stanu cywilnego powiadamia tę osobę o zamiarze uzupełnienia lub o złożeniu
wniosku o uzupełnienie aktu stanu cywilnego.
5. Jeżeli uzupełnienia aktu małżeństwa dokonuje się na wniosek jednego
z małżonków, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o złożeniu wniosku
drugiego małżonka.
6. Do wniosku o uzupełnienie aktu stanu cywilnego załącza się dokumenty,
o których mowa w ust. 2.
7. Wnioskując o uzupełnienie aktu stanu cywilnego na podstawie materiałów
archiwalnych, do wniosku należy załączyć uwierzytelniony odpis lub wypis, lub
uwierzytelnioną przez właściwy organ reprodukcję tych materiałów.
8. Kierownik urzędu stanu cywilnego, dokonując uzupełnienia, wydaje
wnioskodawcy odpis zupełny uzupełnionego aktu stanu cywilnego.

1. Unieważnienia aktu stanu cywilnego lub dołączonej do niego
wzmianki dodatkowej dokonuje sąd w postępowaniu nieprocesowym, na wniosek
osoby zainteresowanej, prokuratora lub kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli akt
ten lub wzmianka stwierdzają zdarzenie niezgodne ze stanem faktycznym lub
stwierdzono uchybienia, które zmniejszają jego moc dowodową.
2. Jeżeli sąd unieważnił akt stanu cywilnego z przyczyn, o których mowa
w ust. 1, może on postanowić o sporządzeniu nowego aktu stanu cywilnego.

Art. 39a. 1. Unieważnienia aktu lub aktów stanu cywilnego stwierdzających to
samo zdarzenie, a błędnie zarejestrowanych w rejestrze stanu cywilnego z przyczyn
technicznych lub w wyniku niewłaściwego zastosowania funkcjonalności rejestru
stanu cywilnego dokonuje z urzędu, w formie czynności materialno-technicznej,
kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokonał błędnej rejestracji, dołączając do
każdego z unieważnionych aktów wzmiankę dodatkową o jego unieważnieniu.
Czynności niezbędne do unieważnienia aktu lub aktów stanu cywilnego kierownik
urzędu stanu cywilnego podejmuje niezwłocznie po stwierdzeniu błędnej rejestracji.
Z unieważnionego aktu stanu cywilnego nie wydaje się odpisów.
2. Jeżeli z unieważnionego aktu stanu cywilnego wydano wcześniej odpis,
kierownik urzędu stanu cywilnego zawiadamia podmiot, który otrzymał odpis,
o unieważnieniu tego aktu. Do zawiadomienia dołącza się, wydany z urzędu, odpis
zupełny albo skrócony właściwego aktu stanu cywilnego, odpowiednio do rodzaju
odpisu wydanego wcześniej z unieważnionego aktu stanu cywilnego.
3. Postępowanie o unieważnienie aktu lub aktów stanu cywilnego, o których
mowa w ust. 1 i 2, wszczyna się z urzędu lub na wniosek osoby, której akt dotyczy,
osoby mającej w tym interes prawny lub prokuratora.

Art. 39b. 1. Jeżeli w rejestrze stanu cywilnego zarejestrowano z przyczyn
innych niż wskazane w art. 39a ust. 1 więcej niż jeden akt stanu cywilnego
stwierdzający to samo zdarzenie, a okoliczności wskazane w każdym z tych aktów nie
budzą wątpliwości, że przedmiotem rejestracji w każdym z nich jest to samo
zdarzenie, wojewoda właściwy dla kierownika urzędu stanu cywilnego, który zarejestrował ostatni akt, unieważnia akt lub akty stanu cywilnego w formie decyzji
administracyjnej.
2. Postępowanie, o którym mowa w ust. 1, wszczyna się z urzędu lub na wniosek
osoby, której akt dotyczy, osoby mającej w tym interes prawny lub prokuratora.

1. Kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje z rejestru stanu cywilnego:
1) odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego;
2) zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby;
3) zaświadczenia o stanie cywilnym. 2. Odpis zupełny aktu stanu cywilnego stanowi dosłowne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego oraz treści dołączonych wzmianek dodatkowych. 3. Odpis skrócony aktu stanu cywilnego zawiera treść aktu stanu cywilnego uwzględniającą treść dołączonych wzmianek dodatkowych. 4. Zaświadczenia, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, są ważne przez okres 6 miesięcy od daty ich sporządzenia. 5. Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego lub o wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym lub zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego. 6. Odpis aktu stanu cywilnego, zaświadczenie o stanie cywilnym lub zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby mogą zostać wydane, na wniosek, na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 7. Odpis aktu stanu cywilnego, o którym mowa w art. 35 ust. 8, w art. 37 ust. 8, w art. 102, w art. 105 ust. 2 oraz w art. 110 ust. 2, jest wydawany na piśmie utrwalonym w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej, w zależności od żądania wnioskodawcy.

1. Odpis aktu stanu cywilnego i zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby wydaje się osobie, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, osobie, która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej, w tym podmiotom, o których mowa w art. 5a ust. 1, Służbie Ochrony Państwa, Policji, Straży Granicznej i Służbie Więziennej, a także Żandarmerii Wojskowej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań. 2. Osoba, której akt dotyczy, jej małżonek, dzieci oraz rodzice mogą złożyć wniosek o wydanie z rejestru stanu cywilnego odpisu zupełnego lub odpisu skróconego aktu stanu cywilnego dotyczącego tej osoby lub pobrać zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby. Złożenie wniosku lub pobranie zaświadczenia następuje przy użyciu usługi elektronicznej udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, po uwierzytelnieniu w sposób określony w art. 20a ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 1703 oraz z 2026 r. poz. 160). 3. Odpis skrócony aktu stanu cywilnego może być wydany z rejestru stanu cywilnego organom administracji publicznej, w tym podmiotom, o których mowa w art. 5a ust. 1, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, Kasie Rolniczego Ubez- pieczenia Społecznego, sądowi i prokuratorowi, do prowadzonych przez nie postępowań, za pośrednictwem usług sieciowych. 4. Odpis aktu stanu cywilnego wydany w sposób, o którym mowa w ust. 2 i 3, oraz zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby pobrane przy użyciu usługi, o której mowa w ust. 2, są opatrywane zaawansowaną pieczęcią elektroniczną ministra właściwego do spraw informatyzacji opartą na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej. 5. Jeżeli nie jest możliwe wydanie odpisu aktu stanu cywilnego w sposób określony w ust. 2 lub 3, ponieważ akt stanu cywilnego nie został przeniesiony do rejestru stanu cywilnego, wnioskodawca otrzymuje powiadomienie o konieczności złożenia wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego na podstawie art. 44 ust. 5. 6. Zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby pobrane przy użyciu usługi, o której mowa w ust. 2, jest nieodpłatne. 7. Jeżeli nie jest możliwe pobranie zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby przy użyciu usługi, o której mowa w ust. 2, ponieważ akty stanu cywilnego dotyczące tej osoby nie zostały przeniesione do rejestru stanu cywilnego lub dane tej osoby w rejestrze stanu cywilnego są niezgodne z danymi zawartymi w rejestrze PESEL, wnioskodawca otrzymuje powiadomienie o konieczności złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia na podstawie art. 44 ust. 5.

1. Odpis skrócony aktu urodzenia zawiera:
1) nazwisko, imię (imiona) oraz płeć dziecka;
2) kraj, datę i miejsce urodzenia;
3) nazwiska rodowe i imiona rodziców.
2. Odpis skrócony aktu urodzenia dziecka, które urodziło się martwe, poza
danymi o których mowa w ust. 1, zawiera adnotację, że dziecko urodziło się martwe.
3. Odpis skrócony aktu małżeństwa zawiera:
1) nazwiska i imiona oraz nazwiska rodowe małżonków, daty i miejsca ich
urodzenia;
2) datę i miejsce zawarcia małżeństwa;
3) nazwiska rodowe i imiona rodziców osób, które zawarły małżeństwo;
4) nazwisko lub nazwiska małżonków, które będą nosić po zawarciu małżeństwa;
5) nazwisko małżonków, jeżeli jest inne niż w pkt 4;
6) nazwisko dzieci zrodzonych z tego małżeństwa;
7) adnotację o ustaniu małżeństwa, jego unieważnieniu, ustaleniu nieistnienia
małżeństwa, separacji, zniesieniu separacji, oznaczenie sądu, sygnaturę akt
sprawy, datę uprawomocnienia się orzeczenia oraz oznaczenie aktu zgonu.
4. Odpis skrócony aktu zgonu zawiera:
1) nazwisko, imię (imiona) oraz nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia osoby
zmarłej;
2) stan cywilny osoby zmarłej;
3) nazwisko, imię (imiona) oraz nazwisko rodowe małżonka osoby zmarłej, jeżeli
w chwili śmierci pozostawała ona w związku małżeńskim;
4) datę, godzinę i miejsce zgonu albo jeżeli nie są znane – datę, godzinę oraz
miejsce znalezienia zwłok;
5) nazwiska rodowe i imiona rodziców osoby zmarłej.

1. Wniosek o wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym zawiera:
1) nazwisko, imię (imiona), numer PESEL wnioskodawcy, jeżeli został nadany, i adres do korespondencji osoby składającej wniosek;
2) oświadczenie o nieistnieniu okoliczności, mających wpływ na stan cywilny, nieodzwierciedlonych w rejestrze stanu cywilnego, składane pod rygorem odpowiedzialności za złożenie fałszywego oświadczenia;
3) pouczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia;
4) informację o wyrażeniu zgody na przekazanie danych do rejestru danych kontaktowych osób fizycznych. 2. Zaświadczenie o stanie cywilnym zawiera:
1) nazwisko, imię (imiona), nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia osoby, której stanu cywilnego dotyczy, płeć, imiona oraz nazwiska rodowe rodziców;
2) oznaczenie stanu cywilnego jako sytuacji osoby w odniesieniu do małżeństwa. 3. Zaświadczenie o stanie cywilnym jest wydawane osobie, której dotyczy. 4. Osoba, której zaświadczenie o stanie cywilnym dotyczy, może je pobrać z rejestru stanu cywilnego przy użyciu usługi elektronicznej udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji po:
1) uwierzytelnieniu w sposób określony w art. 20a ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
2) złożeniu oświadczenia, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, oraz
3) zapoznaniu się z pouczeniem, o którym mowa w ust. 1 pkt 3. 5. Zaświadczenie o stanie cywilnym pobrane w sposób, o którym mowa w ust. 4, jest opatrywane zaawansowaną pieczęcią elektroniczną ministra właściwego do spraw informatyzacji opartą na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej. 6. Zaświadczenie o stanie cywilnym pobrane przy użyciu usługi, o której mowa w ust. 4, jest nieodpłatne. 7. Jeżeli nie jest możliwe pobranie zaświadczenia o stanie cywilnym przy użyciu usługi, o której mowa w ust. 4, ponieważ akty stanu cywilnego dotyczące osoby, której zaświadczenie dotyczy, nie zostały przeniesione do rejestru stanu cywilnego lub dane tej osoby w rejestrze stanu cywilnego są niezgodne z danymi zawartymi w rejestrze PESEL, wnioskodawca otrzymuje powiadomienie o konieczności złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia na podstawie art. 44 ust. 5.