1. Rejestr stanu cywilnego jest prowadzony w systemie teleinformatycznym. 2. Utrzymanie i rozwój rejestru stanu cywilnego, w celu realizacji zadań określonych w ustawie, zapewnia minister właściwy do spraw informatyzacji, w tym:
1) zapewnia ochronę przed nieuprawnionym dostępem do rejestru stanu cywilnego;
2) zapewnia integralność danych w rejestrze stanu cywilnego;
3) zapewnia dostępność systemu teleinformatycznego, w którym rejestr stanu cywilnego jest prowadzony, dla podmiotów przetwarzających dane w tym rejestrze;
4) przeciwdziała uszkodzeniom systemu teleinformatycznego, w którym rejestr stanu cywilnego jest prowadzony;
5) określa zasady bezpieczeństwa przetwarzanych danych, w tym danych osobowych;
6) określa zasady zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych;
7) zapewnia rozliczalność działań dokonywanych na danych w rejestrze stanu cywilnego;
8) zapewnia poprawność danych przetwarzanych w rejestrze stanu cywilnego. 3. Minister właściwy do spraw wewnętrznych na wniosek ministra właściwego do spraw informatyzacji może uczestniczyć w realizacji zadań związanych z rozwojem rejestru stanu cywilnego oraz zapewnieniem poprawności danych przetwarzanych w tym rejestrze. 4. Minister właściwy do spraw wewnętrznych zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej łączność elektroniczną pozwalającą na dostęp organom, o których mowa w ust. 6, do rejestru stanu cywilnego. 5. Wpisu w rejestrze stanu cywilnego dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego lub zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego. 6. W celu realizacji zadań określonych w ustawie kierownik urzędu stanu cywilnego, zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego, konsul, wojewoda, minister właściwy do spraw wewnętrznych oraz minister właściwy do spraw informatyzacji posiadają dostęp do rejestru stanu cywilnego. 6a. W celu realizacji zadań określonych w ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2025 r. poz. 274, z późn. zm.1)) oraz w ustawie z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych (Dz. U. z 2026 r. poz. 196) konsul, wojewoda, minister właściwy do spraw wewnętrznych oraz minister właściwy do spraw zagranicznych posiadają dostęp do rejestru stanu cywilnego. 7. Minister właściwy do spraw informatyzacji wykonuje obowiązki, o których mowa w art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.2)).

Art. 5a. 1. Dane z rejestru stanu cywilnego minister właściwy do spraw informatyzacji udostępnia:
1) Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
2) Agencji Wywiadu,
3) Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu,
4) Służbie Kontrwywiadu Wojskowego,
5) Służbie Wywiadu Wojskowego,
6) Ministrowi Sprawiedliwości,
7) sądom
– wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań.
1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2025 r. poz. 1006, 1176, 1191, 1216, 1301 i 1794 oraz z 2026 r. poz. 203.
2) Zmiana wymienionego rozporządzenia została ogłoszona w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2. 2. Dane z rejestru stanu cywilnego udostępnia się za pomocą urządzeń teletransmisji danych, po złożeniu do ministra właściwego do spraw informatyzacji jednorazowego wniosku i wyrażeniu przez niego zgody, podmiotom, o których mowa w ust. 1, jeżeli spełniają łącznie następujące warunki:
1) posiadają urządzenia lub systemy teleinformatyczne przeznaczone do komunikowania się pomiędzy uprawnionymi podmiotami a rejestrem stanu cywilnego, umożliwiające identyfikację osoby uzyskującej dane z rejestru, zakres oraz datę ich uzyskania;
2) posiadają zabezpieczenia techniczne i organizacyjne właściwe dla przetwarzania danych osobowych, w szczególności uniemożliwiające dostęp osób nieuprawnionych do przetwarzania danych osobowych i wykorzystanie danych niezgodnie z celem ich uzyskania;
3) uzyskanie danych tą drogą jest uzasadnione specyfiką lub zakresem wykonywanych zadań albo prowadzonej działalności. 3. W sprawach o udostępnianie danych podmiotom, o których mowa w ust. 1, minister właściwy do spraw informatyzacji:
1) udostępnia dane – w drodze czynności materialno-technicznej;
2) odmawia udostępniania danych, jeżeli nie zostały spełnione warunki określone w ust. 2, albo cofa zgodę na ich udostępnianie, jeżeli warunki te przestały być spełniane – w drodze decyzji administracyjnej.