Każda osoba fizyczna i każdy podmiot zbiorowy, na przykład spółka osobowa lub kapitałowa, ma prawo uzyskać informację, czy w Krajowym Rejestrze Karnym zgromadzono dane na jego temat.
Podmiot zbiorowy może również uzyskać informacje na temat członków swoich organów (zarządu) lub swoich pracowników. Spółka składając wniosek musi podać podstawę prawną do uzyskania takiego zaświadczenia z KRK.