Przy zmianie nazwiska uzasadnienie powinno pokazywać konkretny ważny powód, a nie tylko ogólne zdanie, że obecne nazwisko Ci nie odpowiada. W praktyce opisuje się np. używanie innego nazwiska od lat, trudności życiowe związane z nazwiskiem, powrót do nazwiska rodzinnego albo inną konkretną sytuację. Sam wniosek do urzędu warto napisać jasno i rzeczowo; ogólna podstawa składania podań do organu to
art. 63 kpa.
W uzasadnieniu najlepiej ułożyć krótko: jakie nazwisko masz teraz, na jakie chcesz zmienić, od kiedy istnieje problem i jakie dokumenty to potwierdzają. Mogą to być akty stanu cywilnego, dokumenty szkolne/zawodowe, korespondencja, wcześniejsze używanie nazwiska albo inne dowody pokazujące, że powód jest realny.
Jeżeli urząd już prowadzi sprawę, sprawdź termin i pouczenie. Przy zwykłym oczekiwaniu na odpowiedź można pilnować terminów załatwienia sprawy z
art. 35 kpa. Gdy przyjdzie odmowa, wtedy najpierw czyta się uzasadnienie decyzji i dopiero pod nie pisze odwołanie, zamiast składać drugi podobny wniosek.