przykładowe uzasadnienie zmiany nazwiska

Dostałem sprawę z urzędu i chodzi o przykładowe uzasadnienie zmiany nazwiska. Pismo jest napisane dość urzędowo, a ja nie wiem, czy mam się odwołać, złożyć wyjaśnienia czy najpierw poprosić o akta. Czy ktoś może podpowiedzieć, jakie dokumenty zebrać i jaki pierwszy krok ma tu sens?