Czy nowy pracodawca może widzieć terminy zwolnień lekarskich od poprzedniego pracodawcy?

Po pierwsze, zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), dane dotyczące zdrowia pracownika są uznawane za szczególną kategorię danych osobowych. Przetwarzanie takich danych jest dopuszczalne tylko w wyjątkowych przypadkach i musi spełniać rygorystyczne wymogi.

Świadectwo pracy, zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy, zawiera informacje o rodzaju wykonywanej pracy, okresie zatrudnienia oraz przyczynie rozwiązania umowy o pracę. Nie zawiera ono informacji o okresach niezdolności do pracy ani o przyczynach zwolnień lekarskich.

Co do zasady, nowy pracodawca nie ma prawa żądać od kandydata do pracy informacji o jego poprzednich zwolnieniach lekarskich ani nie ma możliwości uzyskania takich danych z ZUS poprzez konto PUE. Dostęp do danych zgromadzonych w ZUS jest ściśle ograniczony i regulowany, a dane o zwolnieniach lekarskich są chronione jako dane dotyczące zdrowia.

W związku z tym, potencjalny pracodawca nie ma prawnie dopuszczalnych możliwości, aby zweryfikować historię zwolnień lekarskich kandydata u poprzedniego pracodawcy. Jakiekolwiek próby uzyskania takich informacji mogą naruszać prawo ochrony danych osobowych oraz prawa pracownika.

Podsumowując, pracodawca nie ma prawnego podstawy do weryfikacji historii zwolnień lekarskich kandydata u poprzednich pracodawców, a każda próba takiej weryfikacji może być niezgodna z obowiązującym prawem ochrony danych osobowych.

Rozumiem, że nie mogą sprawdzić moich zwolnień przez ZUS czy świadectwo pracy. Ale co z sytuacją, kiedy nowy pracodawca prosi o podanie liczby dni zwolnienia lekarskiego w formularzu aplikacyjnym? Czy jestem zobowiązany do udzielenia takich informacji? Czy mogę odmówić odpowiedzi na to pytanie, nie ryzykując utraty szansy na zatrudnienie?

Przede wszystkim, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), dane dotyczące zdrowia, w tym informacje o zwolnieniach lekarskich, są uznawane za szczególną kategorię danych osobowych. Pracodawca ma ograniczone prawo do żądania takich danych od kandydatów do pracy.

Zakaz dyskryminacji w zatrudnieniu, wynikający z art. 18^3 Kodeksu pracy, oznacza, że pracodawca nie może dyskryminować kandydatów na podstawie ich stanu zdrowia. W związku z tym, żądanie od kandydatów informacji o historii zwolnień lekarskich może być uznane za formę dyskryminacji.

Kandydat do pracy nie jest zobowiązany do udzielania informacji o swoich zwolnieniach lekarskich, a odmowa udzielenia takich informacji nie powinna wpłynąć negatywnie na proces rekrutacyjny. Odmowa udzielenia tych informacji nie może być podstawą do odrzucenia kandydata.

Jeśli pracodawca nalega na udzielenie tych informacji, kandydat może zwrócić uwagę na obowiązujące przepisy ochrony danych osobowych oraz na zakaz dyskryminacji w zatrudnieniu, podkreślając, że informacje te są zbędne do oceny jego kwalifikacji zawodowych.

\Dostęp do historii zwolnień przez ZUS/PUE\
Nowy pracodawca nie ma żadnej prawnej możliwości, by samodzielnie weryfikować Twoje zwolnienia lekarskie w ZUS czy na PUE. Konto PUE jest dostępne wyłącznie dla ubezpieczonego i określonych instytucji (art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Dane o niezdolności do pracy przekazywane są pracodawcy tylko w formie zaświadczenia lekarskiego, a nie w ewidencji ZUS.

\Żądanie podania liczby dni zwolnień w formularzu rekrutacyjnym\
po pierwsze – informacje o stanie zdrowia, w tym liczba dni zwolnienia, to „szczególna kategoria” danych osobowych i ich przetwarzanie wymaga spełnienia warunków z art. 9 ust. 1 RODO. Pracodawca może ich żądać wyłącznie za Twoją dobrowolną, świadomą i jednoznaczną zgodą, nie zaś jako warunku zatrudnienia.
po drugie – zgodnie z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy możesz być poproszony jedynie o dokumenty i informacje niezbędne do sprawdzenia kwalifikacji na dane stanowisko; stan zdrowia liczy się dopiero po zawarciu umowy o pracę (art. 221 § 3 K.p.).

\Odmowa udzielenia informacji a ryzyko utraty szansy na zatrudnienie\
Masz prawo odmówić podania liczby dni zwolnień. Brak zgody nie stanowi przewinienia ani nie może być podstawą do odrzucenia Twojej kandydatury. Żądanie takiej informacji bez wyraźnej zgody i bez związku z kwalifikacjami może naruszać zakaz dyskryminacji (art. 18³ K.p.) oraz przepisy RODO (art. 5 i art. 9).

Dzięki za wyjaśnienia.
A co w sytuacji, gdy w formularzu rekrutacyjnym znajduje się obowiązkowe pole na te dane i system nie pozwala przejść dalej bez jego wypełnienia? Czy takie „wymuszenie” informacji o zwolnieniach można zgłosić gdzieś jako naruszenie RODO lub dyskryminację, a jeśli tak – do jakiego urzędu i w jaki sposób to praktycznie zrobić?

● Pole „obowiązkowe” na liczbę dni chorobowego narusza art. 221 § 1 K.p., który w fazie rekrutacji pozwala żądać wyłącznie: imion, nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia. Żądanie danych o zdrowiu wykracza poza ustawowy katalog.

● Dane o zwolnieniach lekarskich to informacje o stanie zdrowia - szczególna kategoria z art. 9 ust. 1 RODO. Pracodawca może je przetwarzać tylko wtedy, gdy kandydat przekazuje je z własnej inicjatywy (art. 221b § 1 K.p.). „Wymuszone” wpisanie ich w formularzu nie spełnia kryterium dobrowolności zgody z art. 4 pkt 11 i art. 7 RODO.


● Przetwarzanie nadmiarowych danych łamie zasadę minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO; równocześnie tworzy ryzyko dyskryminacji ze względu na stan zdrowia, czego zakazuje art. 18³a K.p.
SIP Lex

● Kandydat ma dwa środki ochrony:
– skarga do Prezesa UODO na podstawie art. 77 RODO; składa się ją pisemnie lub przez ePUAP (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Organ wszczyna postępowanie administracyjne i może nakazać usunięcie nielegalnego pola oraz nałożyć karę pieniężną.


– powództwo o odszkodowanie z art. 183d K.p. za nierówne traktowanie w zatrudnieniu (co najmniej równowartość minimalnego wynagrodzenia).

● Zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy nie usuwa naruszenia RODO, ale inspektor może w toku kontroli nałożyć wystąpienie dotyczące dyskryminacyjnych praktyk rekrutacyjnych (art. 10 pkt 11 ustawy o PIP).

● W praktyce: pozostawić pole puste, dołączyć oświadczenie, że żądane dane wykraczają poza art. 221 § 1 K.p.; jeśli system blokuje wysyłkę, zachować zrzut ekranu i złożyć skargę do UODO.