Uchwalenie: Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Wejscie w życie: 1 stycznia 1984
Ostatnia Zmiana: 1 stycznia 2021
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Art. 5. 1. Dokumentacja powstająca w organach państwowych
i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorządu
terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, a także napływająca
do nich, jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne, a następnie:
1) dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne jest przekazywana
niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum
państwowego, o ile organ lub jednostka organizacyjna nie przekazały
wcześniej materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
2) dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1, zwana dalej „dokumentacją
niearchiwalną”, może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego
archiwum państwowego, chyba że zgoda ta nie jest wymagana, albo
właściwego organu określonego w art. 19; dokumentacja niearchiwalna może
być brakowana po upływie okresu jej przechowywania, określonego
w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji,
o których mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2, oraz po uznaniu przez organ lub
jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich
znaczenie, w tym wartość dowodową.
1a. W przypadku gdy trwale zaprzestają działalności organ lub jednostka
organizacyjna, o których mowa w ust. 1, organ lub jednostka organizacyjna
przekazuje:
1) niezwłocznie materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego;
2) dokumentację niearchiwalną organowi lub jednostce organizacyjnej
przejmującym ich zadania i kompetencje; do organu lub jednostki organizacyjnej przejmujących dokumentację niearchiwalną, w zakresie jej
ewidencjonowania, przechowywania, zabezpieczania, udostępniania,
brakowania i przekazywania do archiwum państwowego, stosuje się przepisy,
jakim podlegał organ lub jednostka organizacyjna przekazujący
dokumentację.
1b. Jeżeli organ lub jednostka organizacyjna, o których mowa w ust. 1, które
trwale zaprzestają działalności, nie przekazały materiałów archiwalnych do
archiwum państwowego, materiały te przejmuje i przekazuje do właściwego
archiwum państwowego organ nadrzędny nad organem lub jednostką
organizacyjną, które trwale zaprzestają działalności, a w przypadku braku takiego
organu – organ sprawujący nad nimi nadzór.
1c. Koszty związane z przygotowaniem do przekazania i konserwacją
materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem do archiwum państwowego
ponosi organ lub jednostka organizacyjna przekazująca materiały archiwalne do archiwum państwowego.
1d. W przypadku braku organu lub jednostki organizacyjnej przejmujących
zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa
w ust. 1, które trwale zaprzestają działalności, dokumentację niearchiwalną tego
organu lub jednostki przekazuje się organowi nadrzędnemu nad organem lub
jednostką organizacyjną, które trwale zaprzestają działalności, w przypadku braku
organu nadrzędnego – organowi sprawującemu nadzór nad organem lub jednostką
organizacyjną, które trwale zaprzestają działalności, a w przypadku braku takiego
organu – podmiotowi wykonującemu działalność, o której mowa w art. 51a, po
zapewnieniu przez podmiot likwidujący działalność organu lub jednostki
organizacyjnej podmiotowi wykonującemu działalność, o której mowa w art. 51a,
środków finansowych na dalsze przechowywanie tej dokumentacji.
1e. Podlegające przejęciu przez archiwum państwowe materiały archiwalne
organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, które trwale
zaprzestały działalności, niezbędne do działalności:
1) organu państwowego lub państwowej jednostki organizacyjnej
nieposiadającej osobowości prawnej przejmujących zadania i kompetencje
organu lub jednostki organizacyjnej, które trwale zaprzestały działalności,
archiwum państwowe pozostawia temu organowi lub jednostce, na ich pisemny wniosek, w tym złożony w postaci elektronicznej, na podstawie
porozumienia zawartego pomiędzy archiwum państwowym a tym organem
lub jednostką;
2) państwowej osoby prawnej, organu jednostki samorządu terytorialnego lub
samorządowej jednostki organizacyjnej przejmujących zadania i kompetencje
organu lub jednostki organizacyjnej, które trwale zaprzestały działalności,
archiwum państwowe, na ich pisemny wniosek, w tym złożony w postaci
elektronicznej, pozostawia do używania na podstawie umowy użyczenia tej
osobie, organowi lub jednostce;
3) jednostki organizacyjnej niebędącej państwową lub samorządową jednostką
organizacyjną, przejmującej zadania i kompetencje organu lub jednostki
organizacyjnej, które trwale zaprzestały działalności, archiwum państwowe,
na jej pisemny wniosek, w tym złożony w postaci elektronicznej, może
pozostawić do używania na podstawie umowy użyczenia tej jednostce.
1f. Porozumienie lub umowa użyczenia, o których mowa w ust. 1e, określają
w szczególności czas dysponowania materiałami archiwalnymi oraz obowiązki
biorącego do używania materiały archiwalne.
1g. Jeżeli z dokumentacji organu lub jednostki organizacyjnej, o których
mowa w ust. 1, które trwale zaprzestały działalności, nie wydzielono materiałów
archiwalnych, do postępowania z tą dokumentacją, do czasu wydzielenia tych
materiałów, stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące postępowania
z materiałami archiwalnymi.
2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po
zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w drodze
rozporządzenia:
1) określi:
a) metody kwalifikowania i metodę klasyfikowania dokumentacji,
b) rodzaje oznaczeń kategorii archiwalnych,
c) elementy jednolitego rzeczowego wykazu akt,
d) wzór budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt,
e) wzór budowy kwalifikatora dokumentacji,
f) standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego
zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do
archiwów państwowych,
g) szczegółowy tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów
państwowych,
h) szczegółowy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
i) właściwość archiwów państwowych w sprawach, o których mowa
w lit. g i h, w tym właściwość archiwów państwowych dla naczelnych
i centralnych organów władzy i administracji rządowej oraz innych
centralnych jednostek organizacyjnych, a także dla rodzajów
przejmowanych materiałów archiwalnych
– mając na uwadze wartość historyczną dokumentacji lub utratę jej znaczenia
i potrzebę ochrony dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub
utratą oraz kierując się zakresem stosowania systemów teleinformatycznych
w załatwianiu i rozstrzyganiu spraw;
2) może określić rodzaje lub typy dokumentacji niearchiwalnej, której
brakowanie nie wymaga zgody dyrektora właściwego archiwum
państwowego, kierując się krótkotrwałym znaczeniem tej dokumentacji oraz
tym, że nie stanowiła ona dotychczas materiałów archiwalnych.
2a. Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia,
niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w podmiotach, o których mowa w ust. 1, uwzględniając minimalne
wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie
elektronicznej, a także potrzebę zapewnienia integralności dokumentów
elektronicznych.
2b. Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia,
szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi w podmiotach,
o których mowa w ust. 1, w szczególności zasady ewidencjonowania,
klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz zasady i tryb
ich brakowania, uwzględniając potrzebę zapewnienia integralności dokumentów
elektronicznych i długotrwałego ich przechowywania.
2c. Minister właściwy do spraw informatyzacji, w porozumieniu z ministrem
właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia,
wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu
i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego
2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych
utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.
3. Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposób postępowania
z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego
zaprzestania działalności przez organy lub jednostki organizacyjne, w tym
podległych i nadzorowanych, określają, w drodze zarządzenia, w odniesieniu do:
1) Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej – Szef Kancelarii Prezydenta
Rzeczypospolitej Polskiej;
2) Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej – Szef Kancelarii Sejmu Rzeczypospolitej
Polskiej;
3) Senatu Rzeczypospolitej Polskiej – Szef Kancelarii Senatu Rzeczypospolitej
Polskiej;
4) Rady Ministrów – Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;
4a) Biura Bezpieczeństwa Narodowego – Szef Biura Bezpieczeństwa
Narodowego;
5) organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez
Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych,
ministra właściwego do spraw zagranicznych oraz wyodrębnionych komórek
organizacyjnych urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw
finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których
funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-
-rozpoznawcze, a także w odniesieniu do wyodrębnionej komórki
organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw
finansów publicznych wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania
praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – ministrowie, którym
podlegają oraz przez których są nadzorowane te organy i jednostki
organizacyjne;
6) Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego – Prezes Rady Ministrów na wniosek
Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego;
6a) Agencji Wywiadu – Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa Agencji
Wywiadu;
6b) Centralnego Biura Antykorupcyjnego – Prezes Rady Ministrów na wniosek
Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego;
7) Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko
Narodowi Polskiemu – Prezes Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji
Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.
4. (uchylony)
5. Zarządzenia dotyczące określenia sposobu kwalifikowania dokumentacji
ze względu na okresy jej przechowywania w Agencji Bezpieczeństwa
Wewnętrznego oraz w Agencji Wywiadu podlegają ochronie zgodnie z przepisami
o ochronie informacji niejawnych.
Art. 6. 1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne,
organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki
organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie
oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:
1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg
załatwiania i rozstrzygania spraw;
2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa
w pkt 1.
1a. Zadania, o których mowa w ust. 1, mogą być realizowane w ramach
elektronicznego zarządzania dokumentacją, będącego systemem wykonywania
czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania
spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej
z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach
wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b.
2. Organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1,
w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają:
1) instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania
czynności kancelaryjnych;
2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego
rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w organie lub
jednostce organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, grupuje się jednolicie,
w systemie dziesiętnym, dokumentację powstającą i gromadzoną w tych
organach i jednostkach oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną;
jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili
wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator
dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju
lub typu dokumentacji;
3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
lub składnicy akt.
2a. Przepisów ust. 2 nie stosuje się do:
1) organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te
organy i związki;
2) organów powiatu i starostw powiatowych;
3) organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich;
4) organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów
obsługujących te organy.
2b. Prezes Rady Ministrów, na wniosek ministra właściwego do spraw
administracji publicznej oraz ministra właściwego do spraw kultury i ochrony
dziedzictwa narodowego, określi, w drodze rozporządzenia, dla organów
i związków międzygminnych, o których mowa w ust. 2a:
1) instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania
czynności kancelaryjnych w urzędach obsługujących te organy i związki;
2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych
rzeczowych wykazów akt;
3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
określającą w szczególności zasady i tryb postępowania z dokumentacją
w archiwum.
2c. W rozporządzeniu, o którym mowa w ust. 2b, należy uwzględnić potrzebę
zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji w różnej postaci, w tym elektronicznej, oraz jej ochrony przed
uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.
2d. Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa lub
wojewoda, w porozumieniu z dyrektorem właściwego dla ich siedziby archiwum
państwowego, w drodze zarządzenia, mogą dokonać uzupełnienia jednolitych
rzeczowych wykazów akt, o których mowa w ust. 2b pkt 2, jeżeli jest to niezbędne
dla klasyfikacji nowych zadań i nie narusza konstrukcji klasyfikacji; w przypadku
organów zespolonej administracji rządowej w województwie uzupełnienia
jednolitych rzeczowych wykazów akt wojewoda dokonuje na wniosek tych
organów.
2e. Organ państwowy może określić, w trybie określonym w ust. 2, instrukcję
kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miarę potrzeby
kwalifikator dokumentacji, wspólne dla:
1) urzędu obsługującego ten organ oraz nadzorowanych i podległych jednostek
organizacyjnych albo
2) nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych.
2f. Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa
mogą określić, w trybie określonym w ust. 2, instrukcję kancelaryjną, jednolity
rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania
archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miarę potrzeby kwalifikator
dokumentacji, wspólne dla jednostek nadzorowanych i podległych, których
przedmiot działalności jest zbliżony.
2g. Z dniem wejścia w życie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego
wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum
zakładowego lub składnicy akt lub kwalifikatora dokumentacji, o których mowa
w ust. 2e i 2f, tracą moc odpowiednio instrukcje, jednolity rzeczowy wykaz akt
i kwalifikator dokumentacji określone na podstawie ust. 2 przez kierownika
jednostki organizacyjnej.
2h. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów
archiwów państwowych do występowania w jego imieniu w sprawach, o których
mowa w ust. 2, 2e i 2f.
2i. Organy właściwe w sprawach archiwów wyodrębnionych określają
instrukcję w sprawie zarządzania dokumentacją w archiwum wyodrębnionym,
określającą zasady i tryb postępowania z dokumentacją w tym archiwum.
3. Do organów właściwych w sprawach archiwów wyodrębnionych nie
stosuje się wymogu porozumienia z Naczelnym Dyrektorem Archiwów
Państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 2, 2e i 2i.
Art. 15. 1. Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne
powstałe i powstające w wyniku działalności:
1) organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych;
1a) organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych
jednostek organizacyjnych;
2) obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów,
jednostek organizacyjnych i organizacji, związków wyznaniowych, a także
okupacyjnych jednostek wojskowych, jeżeli materiały te znajdują się
w Rzeczypospolitej Polskiej.
2. Państwowy zasób archiwalny tworzą również materiały archiwalne
powstałe w wyniku działalności:
1) partii politycznych oraz innych organizacji o charakterze politycznym,
społecznym, zawodowym i gospodarczym,
2) kościołów i związków wyznaniowych,
3) innych niepaństwowych organizacji i jednostek organizacyjnych,
4) działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie
nauki i techniki, kultury i sztuki oraz innych osób, które wniosły swój
historyczny wkład do rozwoju Państwa Polskiego, życia politycznego,
społecznego i gospodarczego oraz do rozwoju nauki i techniki oraz kultury
i sztuki,
5) rodzin i rodów, które wywierały historyczny wpływ na sprawy państwowe,
stosunki polityczne, gospodarcze i społeczne, a także dotyczące ich majątków,
przedsiębiorstw i innej aktywności gospodarczej,
jeżeli materiały te stały się własnością Państwa w wyniku zakupu, darowizny lub
w innej drodze.
3. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1 i 2, znajdujące się poza
granicami Państwa w posiadaniu obcych organów lub organizacji są uważane za
państwowy zasób archiwalny, jeżeli na podstawie prawa lub zwyczajów międzynarodowych powinny być przekazane Rzeczypospolitej Polskiej.
Art. 16. 1. (uchylony)
2. (uchylony)
2a. Archiwa państwowe wykonują usługi archiwalne w zakresie
wyszukiwania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych,
przetwarzania tych informacji i danych, a także sporządzania wyciągów, wypisów,
odpisów albo odwzorowań wizualnych bądź dźwiękowych tych materiałów,
włącznie z metadanymi odwzorowań cyfrowych.
2b. (uchylony)
2c. (uchylony)
2d. (uchylony)
2e. (uchylony)
3. (uchylony)
4. (uchylony)

Art. 16a. 1. Każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów
archiwalnych.
2. Podmioty, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2, zwane dalej
„podmiotami zobowiązanymi”, są obowiązane udostępniać:
1) materiały archiwalne w oryginale, w szczególności w ich pierwotnej wersji
językowej lub w pierwotnym formacie plików cyfrowych, bądź w postaci lub
w formacie nadanych przez podmiot zobowiązany w celu długotrwałego
przechowywania i odczytu treści tych materiałów;
2) reprodukcje materiałów archiwalnych.
3. Podmioty zobowiązane mogą również udostępniać materiały archiwalne
niestanowiące państwowego zasobu archiwalnego, jeżeli możliwość ich
udostępniania nie została wyłączona.
4. Korzystanie z materiałów archiwalnych służy w szczególności:
1) celom poznawczym, w tym związanym z badaniami naukowymi albo
zaspokajaniem osobistych potrzeb informacyjnych;
2) ponownemu wykorzystaniu treści lub odwzorowań tych materiałów, do celów
innych niż te, dla których je wytworzono lub pierwotnie zgromadzono, w tym
do celów zarobkowych;
3) uzyskiwaniu, w trybie przepisów odrębnych, które regulują zasady
wydawania zaświadczeń, urzędowego potwierdzenia treści
przechowywanych materiałów archiwalnych, w postaci ich
uwierzytelnionych odwzorowań (odpisów, wypisów, wyciągów
i reprodukcji) w oryginalnej wersji językowej, a także w postaci wtórnych
dokumentów opisowo prezentujących tę treść lub jej składniki wyróżnione
przez wnioskodawcę.

Art. 16b. 1. Dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu:
1) w zakresie i na zasadach określonych w przepisach:
a) o ochronie informacji niejawnych,
b) o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych;
2) ze względu na ochronę:
a) dóbr osobistych,
b) danych osobowych;
3) ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego
zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.
2. Materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż
w przypadku:
1) aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku
kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub
zamknięcie księgi, dotyczących:
a) urodzeń – po 100 latach,
b) małżeństw i zgonów – po 80 latach;
2) indywidualnej dokumentacji medycznej – po 100 latach od sporządzenia
ostatniego wpisu;
3) aktów notarialnych i dokumentacji ksiąg wieczystych wraz z urządzeniami
ewidencyjnymi – po 70 latach od sporządzenia aktu lub składnika
dokumentacji;
4) dokumentacji spraw sądowych i postępowań dochodzeniowych – po 70 latach
od uprawomocnienia się orzeczenia lub zakończenia postępowania;
5) ewidencji ludności – po 30 latach od jej wytworzenia;
6) dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców – po 50 latach od ustania
stosunku pracy.
3. Ograniczeń określonych:
1) w ust. 1 pkt 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli zainteresowany posiada szczególne
uprawnienia albo realizuje cele korzystające ze szczególnej ochrony prawnej,
które to uprawnienia lub cele są nadrzędne w stosunku do tych ograniczeń;
2) w ust. 2 nie stosuje się do udostępnienia uprawnionym do dostępu do danych
zawartych w tych materiałach.

Art. 16c. 1. Udostępnianie materiałów archiwalnych jest bezpłatne.
2. Podmioty zobowiązane nie wykonują autorskich praw majątkowych, które
przysługują Skarbowi Państwa, w stosunku do podmiotów, którym udostępniono te
materiały.
3. Podmioty zobowiązane nie powinny ograniczać dostępu do materiałów
archiwalnych, ponad ograniczenia stosowane w związku z pierwotnym celem ich
wytworzenia.
4. Jeśli przepisy odrębne zapewniają szerszy dostęp do materiałów
archiwalnych niż wynika z ustawy, zastosowanie mają te przepisy.

Art. 16d. 1. Podmioty zobowiązane udostępniają zainteresowanym lub ich
upoważnionym przedstawicielom materiały archiwalne przez:
1) umożliwienie osobistego:
a) zapoznania się z tymi materiałami,
b) utrwalenia ich treści w postaci notatek, wyciągów, wypisów, odpisów
albo odwzorowań wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych wraz z ich
metadanymi;
2) przekazanie informacji w nich zawartych w postaci reprodukcji tych
materiałów albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie.
2. Podmioty zobowiązane udostępniają materiały archiwalne w oryginale albo
reprodukcje tych materiałów:
1) w dostosowanych do tego celu pomieszczeniach, po pisemnym zgłoszeniu
w postaci papierowej lub elektronicznej;
2) za pośrednictwem systemów teleinformatycznych wraz z metadanymi
reprodukcji.
2a. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, zawiera następujące dane
zainteresowanego lub jego upoważnionego przedstawiciela:
1) imię i nazwisko;
2) adres zamieszkania;
3) adres korespondencyjny;
4) numer telefonu lub adres poczty elektronicznej, jeżeli zostały podane do
wykorzystania;
5) rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
6) podpis własnoręczny, kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany
lub podpis osobisty.
3. Jeżeli czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b, mogłyby zakłócić
innym zainteresowanym dostęp do materiałów archiwalnych, ich wykonywanie
odbywa się na podstawie porozumienia między zainteresowanym i podmiotem
zobowiązanym.

Art. 16e. 1. W przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że występują
ograniczenia dostępu do materiałów archiwalnych, podmiot zobowiązany
wszczyna postępowanie w sprawie odmowy dostępu do tych materiałów.
2. Podmiot zobowiązany wydaje decyzję w sprawie:
1) całkowitej albo częściowej odmowy dostępu do materiałów archiwalnych
albo
2) umorzenia postępowania w przypadku:
a) o którym mowa w art. 16b ust. 3 pkt 1,
b) gdy nie zachodzą ograniczenia dostępu do materiałów archiwalnych.
3. Do postępowania w sprawie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych
stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania
administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 oraz z 2019 r. poz. 60, 730 i 1133),
z tym że decyzje wydaje się nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania
zgłoszenia.
Art. 17. 1. (uchylony)
1a. (uchylony)
2. (uchylony)
3. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, sposób i tryb
udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, z wyłączeniem archiwum wyodrębnionego Instytutu Pamięci Narodowej
– Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, w tym:
1) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi zawierającymi informacje
stanowiące tajemnice prawnie chronione, w szczególności informacje
niejawne albo dane osobowe podlegające ochronie,
2) zakres udostępniania dokumentacji dotyczącej osób fizycznych tym osobom
dla celów własnych,
3) szczególne wypadki wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych,
4) odpłatność za udostępnianie materiałów archiwalnych w przypadku
ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów z tego tytułu,
5) odpłatność za sporządzenie reprodukcji materiałów archiwalnych
– uwzględniając szczególny charakter dokumentacji i potrzebę jej ochrony przed
nieuprawnionym ujawnieniem oraz wysokość wydatków ponoszonych w związku
z udostępnieniem materiałów archiwalnych.
4. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego po
zasięgnięciu opinii Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji ustali, w drodze
rozporządzenia, szczegółowe zasady i tryb gromadzenia, ewidencjonowania,
kwalifikowania, klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych
tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji, uwzględniając:
1) szczególny zakres i sposób działania radia i telewizji;
2) potrzebę szczególnej ochrony materiałów archiwalnych przed utratą lub
zniszczeniem.
Art. 18. 1. Centralnym organem administracji rządowej w sprawach
państwowego zasobu archiwalnego jest Naczelny Dyrektor Archiwów
Państwowych.
2. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych powołuje Prezes Rady
Ministrów, na wniosek ministra właściwego do spraw kultury i ochrony
dziedzictwa narodowego, spośród osób wyłonionych w drodze otwartego
i konkurencyjnego naboru.
3. Prezes Rady Ministrów odwołuje Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych.
4. Zastępców Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych powołuje,
spośród osób wyłonionych w drodze otwartego i konkurencyjnego naboru, minister
właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Minister właściwy do spraw
kultury i ochrony dziedzictwa narodowego odwołuje, na wniosek Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych, jego zastępców.
5. Nadzór nad Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych sprawuje
minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Art. 18a. 1. Stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
może zajmować osoba, która:
1) jest obywatelem polskim;
2) korzysta z pełni praw publicznych;
3) nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub
umyślne przestępstwo skarbowe;
4) posiada kompetencje kierownicze.
2. Osoba, o której mowa w ust. 1, powinna ponadto posiadać:
1) tytuł zawodowy magistra lub równorzędny i co najmniej 5-letni okres
zatrudnienia na stanowiskach kierowniczych w Naczelnej Dyrekcji
Archiwów Państwowych lub archiwach państwowych lub
2) stopień naukowy doktora habilitowanego w zakresie nauk związanych
z działalnością archiwów, lub
3) tytuł naukowy w zakresie nauk związanych z działalnością archiwów.

Art. 18b. 1. Informację o naborze na stanowisko Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych, ogłasza się przez umieszczenie ogłoszenia w miejscu
powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu obsługującego Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych oraz Biuletynie Informacji Publicznej urzędu i Biuletynie
Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Ogłoszenie powinno
zawierać:
1) nazwę i adres urzędu;
2) określenie stanowiska;
3) wymagania związane ze stanowiskiem wynikające z przepisów prawa;
4) zakres zadań wykonywanych na stanowisku;
5) wskazanie wymaganych dokumentów;
6) termin i miejsce składania dokumentów;
7) informację o metodach i technikach naboru.
2. Termin, o którym mowa w ust. 1 pkt 6, nie może być krótszy niż 10 dni od
dnia opublikowania ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii
Prezesa Rady Ministrów.

Art. 18c. 1. Nabór na stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych przeprowadza zespół, powołany przez ministra właściwego do spraw
kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, liczący co najmniej 3 osoby, których
wiedza i doświadczenie dają rękojmię wyłonienia najlepszych kandydatów.
2. W toku naboru ocenia się doświadczenie zawodowe kandydata, wiedzę
niezbędną do wykonywania zadań na stanowisku, na które jest przeprowadzany
nabór, oraz kompetencje kierownicze.
3. Ocena wiedzy i kompetencji kierowniczych, o których mowa w ust. 2,
może być dokonana na zlecenie zespołu przez osobę niebędącą członkiem zespołu,
która posiada odpowiednie kwalifikacje do dokonania tej oceny.
4. Członek zespołu oraz osoba, o której mowa w ust. 3, mają obowiązek
zachowania w tajemnicy informacji dotyczących osób ubiegających się
o stanowisko, uzyskanych w trakcie naboru.
5. W toku naboru zespół wyłania nie więcej niż 3 kandydatów, których
przedstawia ministrowi właściwemu do spraw kultury i ochrony dziedzictwa
narodowego.

Art. 18d. 1. Z przeprowadzonego naboru zespół sporządza protokół
zawierający:
1) nazwę i adres urzędu;
2) określenie stanowiska, na które był prowadzony nabór, oraz liczbę
kandydatów;
3) imiona, nazwiska i adresy nie więcej niż 3 najlepszych kandydatów
uszeregowanych według poziomu spełniania przez nich wymagań
określonych w ogłoszeniu o naborze;
4) informację o zastosowanych metodach i technikach naboru;
5) uzasadnienie dokonanego wyboru albo powody niewyłonienia kandydata;
6) skład zespołu.
2. Wynik naboru ogłasza się niezwłocznie przez umieszczenie informacji
w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu i Biuletynie Informacji Publicznej
Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.
3. Informacja o wyniku naboru zawiera:
1) nazwę i adres urzędu;
2) określenie stanowiska, na które był prowadzony nabór;
3) imiona, nazwiska wybranych kandydatów oraz ich miejsca zamieszkania
w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego albo informację
o niewyłonieniu kandydata.
4. Umieszczenie w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady
Ministrów ogłoszenia o naborze oraz o wyniku tego naboru jest bezpłatne.

Art. 18e. 1. Zespół przeprowadzający nabór na stanowiska, o których mowa
w art. 18 ust. 4, powołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
2. Do sposobu przeprowadzania naboru na stanowiska, o których mowa
w art. 18 ust. 4, stosuje się odpowiednio przepisy art. 18a–18d.
Art. 21. 1. Do zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych należy:
1) koordynowanie działalności archiwalnej na terenie Państwa;
2) (uchylony)
3) wydawanie zezwoleń na czasowy wywóz określonych materiałów
archiwalnych;
4) nadzór nad gromadzeniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem,
opracowywaniem, udostępnianiem i zabezpieczaniem materiałów
archiwalnych oraz brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej;
5) nadzór nad działalnością naukową i wydawniczą prowadzoną w archiwach
państwowych;
6) prowadzenie współpracy międzynarodowej w zakresie spraw archiwalnych;
7) (uchylony)
8) prowadzenie ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych;
9) popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz
prowadzenie działalności informacyjnej i wydawniczej;
10) koordynowanie zadań w dziedzinie informatyzacji, telekomunikacji
i teleinformatyki oraz zarządzania informacją podległych mu archiwów
państwowych, w szczególności w zakresie:
a) zakupu, projektowania, budowy, wdrażania, rozwoju, integracji
i eksploatacji systemów informatycznych i teleinformatycznych
wyposażonych w środki zabezpieczające dane osobowe przetwarzane
w tych systemach, w tym udostępniania tych systemów archiwom
państwowym oraz realizacji dostaw i robót budowlanych niezbędnych do
wykonywania tych zadań,
b) wymiany danych pomiędzy systemami, o których mowa w lit. a;
10a) zapewnienie utrzymania i serwisu systemów informatycznych
i teleinformatycznych oraz zabezpieczanie danych osobowych
przetwarzanych w tych systemach;
11) wykonywanie zadań określonych w przepisach ustawy z dnia 25 maja 2017 r.
o restytucji narodowych dóbr kultury.
1a. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w sprawach, o których
mowa w ust. 1 pkt 1, 4 i 10, dotyczących podległych mu archiwów państwowych,
może wydawać zarządzenia.
1b. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może powierzyć podległemu
mu archiwum wykonywanie zadań, o których mowa w ust. 1 pkt 10.
2. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych uprawniony jest do kontroli
przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przez
podmioty wymienione w art. 22.
3. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego,
w drodze rozporządzenia, określi szczegółowy zakres działania Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych.
4. Przepisów ust. 13 nie stosuje się do archiwów wyodrębnionych.

Art. 21a. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych zawiadamia
kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej, zwanej dalej „jednostką
kontrolowaną”, o kontroli, o której mowa w art. 21 ust. 2, nie później niż
w terminie 7 dni przed dniem rozpoczęcia kontroli; od zawiadomienia można
odstąpić w przypadku zagrożenia dokumentacji zniszczeniem, uszkodzeniem lub
utratą.
2. Kontrolę przeprowadza wyznaczony przez Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych pracownik Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
lub archiwum państwowego, zwany dalej „kontrolerem”, na podstawie imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, po okazaniu dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz, w razie potrzeby, odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa.
3. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera:
1) oznaczenie wydającego upoważnienie oraz datę wydania upoważnienia;
2) podstawę prawną kontroli;
3) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera;
4) nazwę i adres jednostki kontrolowanej;
5) zakres i przedmiot kontroli;
6) okres ważności upoważnienia;
7) podpis wydającego upoważnienie.
4. Kontrolerowi przysługuje prawo do:
1) swobodnego poruszania się na terenie siedziby jednostki kontrolowanej oraz
w miejscu wykonywania jej zadań w strefach ogólnie dostępnych,
a w przypadku stref zamkniętych – do poruszania się wyłącznie pod nadzorem
pracownika wyznaczonego przez kierownika jednostki kontrolowanej;
2) wglądu do dokumentacji dotyczącej zakresu i przedmiotu kontroli lub mającej
znaczenie dla ustalenia stanu faktycznego, z zachowaniem przepisów
o tajemnicy prawnie chronionej;
3) żądania udzielenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień;
4) korzystania z pomocy biegłych.
5. Jeżeli w toku kontroli konieczne jest zbadanie zagadnień wymagających
wiadomości specjalnych, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, z własnej
inicjatywy lub na wniosek kontrolera, powołuje biegłego, określając zakres i przedmiot opinii, termin jej wydania oraz wysokość wynagrodzenia.
6. Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany do:
1) zapewnienia warunków i środków niezbędnych do sprawnego
przeprowadzenia kontroli;
2) przedstawienia, na żądanie kontrolera, dokumentacji dotyczącej zakresu
i przedmiotu kontroli lub mającej znaczenie dla ustalenia stanu faktycznego;
3) pisemnego wskazania imienia i nazwiska osoby upoważnionej do
reprezentowania go podczas kontroli w czasie jego nieobecności.
7. Kontroler jest obowiązany do zachowania w tajemnicy informacji, które
uzyskał w związku z wykonywaniem czynności służbowych; obowiązek ten trwa
również po ustaniu zatrudnienia.

Art. 21b. 1. Wyniki kontroli kontroler przedstawia w protokole kontroli.
2. Protokół kontroli zawiera:
1) nazwę i adres jednostki kontrolowanej;
2) określenie aktu prawnego stanowiącego podstawę prawną działania jednostki
kontrolowanej;
3) nazwę organu, któremu jednostka kontrolowana jest podległa lub który
sprawuje nad nią nadzór, i jego adres;
4) imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej;
5) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera oraz datę wydania
upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;
6) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, ze wskazaniem dni będących
przerwami w kontroli;
7) zakres i przedmiot kontroli;
8) informację o statucie i regulaminie organizacyjnym jednostki kontrolowanej
wraz z opisem jej struktury organizacyjnej;
9) w przypadku jednostki kontrolowanej w stanie likwidacji, której upadłość
ogłoszono, w toku przekształcenia lub innych zmian organizacyjnych –
informację o terminie wszczęcia likwidacji, ogłoszenia upadłości lub
wprowadzenia zmian organizacyjnych oraz przewidywanym terminie ich
zakończenia;
10) informację o dokonanych w przeszłości zmianach organizacyjnych, które
mają wpływ na sposób realizacji przez jednostkę kontrolowaną zadań
określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
11) informację o instrukcji kancelaryjnej, jednolitym rzeczowym wykazie akt,
kwalifikatorze dokumentacji i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwum zakładowego lub składnicy akt obowiązujących
w jednostce kontrolowanej;
12) informację o kontrolach dotyczących przestrzegania przepisów o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach przeprowadzonych przez inne podmioty;
13) opis ustalonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, w tym stwierdzonych
nieprawidłowości, przyczyn ich powstania, zakresu i skutków oraz imiona,
nazwiska i funkcję (stanowisko) osób odpowiedzialnych za
nieprawidłowości;
14) wskazanie podstaw dokonanych ustaleń;
15) informację o realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych w wyniku ostatniej
kontroli;
16) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń
zawartych w protokole kontroli oraz o prawie do odmowy podpisania tego
protokołu;
17) wzmiankę o zgłoszeniu zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli
oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolera;
18) omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skreśleń
i uzupełnień;
19) podpis kontrolera oraz wskazanie miejsca i daty podpisania protokołu
kontroli;
20) podpis kierownika jednostki kontrolowanej oraz wskazanie miejsca i daty
podpisania protokołu kontroli albo w przypadku odmowy podpisania
protokołu kontroli – wzmiankę o tym fakcie.
3. Kierownik jednostki kontrolowanej, przed podpisaniem protokołu kontroli,
może zgłosić pisemne umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych
w protokole kontroli, w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania.
4. Kontroler w przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych
w protokole kontroli, w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania, dokonuje analizy
zastrzeżeń i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności kontrolne.
5. W przypadku stwierdzenia, że zastrzeżenia do ustaleń zawartych
w protokole kontroli są zasadne w całości lub w części, kontroler zmienia lub
uzupełnia protokół kontroli.
6. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń do ustaleń zawartych
w protokole kontroli w całości kontroler pozostawia protokół kontroli bez zmian.
7. Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu
kontroli, składając w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaśnienie
przyczyn odmowy.
8. W przypadku odmowy podpisania protokołu kontroli kontroler dołącza do
niego pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.
9. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki
kontrolowanej nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolera.

Art. 21c. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, w terminie
2 miesięcy od dnia otrzymania protokołu kontroli, przekazuje kierownikowi
jednostki kontrolowanej wystąpienie pokontrolne.
2. Wystąpienie pokontrolne zawiera:
1) oznaczenie wydającego wystąpienie;
2) nazwę i adres jednostki kontrolowanej;
3) podstawę prawną kontroli;
4) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera;
5) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
6) zakres i przedmiot kontroli;
7) ocenę działalności jednostki kontrolowanej w zakresie objętym kontrolą,
w tym stwierdzone nieprawidłowości;
8) zalecenia dotyczące sposobu usunięcia nieprawidłowości;
9) termin usunięcia nieprawidłowości lub termin opracowania harmonogramu
realizacji zaleceń i jego wdrożenia;
10) podpis wydającego wystąpienie;
11) datę podpisania wystąpienia.
3. Wystąpienie pokontrolne jest przekazywane kierownikowi jednostki
kontrolowanej także w przypadku, gdy odmówił on podpisania protokołu kontroli.
4. Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie 21 dni od dnia otrzymania
wystąpienia pokontrolnego, może zgłosić pisemne umotywowane zastrzeżenia do
oceny i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym oraz złożyć dodatkowe
wyjaśnienia i przedstawić dodatkową dokumentację.
5. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, w terminie 21 dni od dnia
otrzymania zastrzeżeń:
1) zmienia wystąpienie pokontrolne i zmienione wystąpienie wraz
z uzasadnieniem przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej –
w przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń albo
2) odmawia zmiany wystąpienia pokontrolnego i swoje stanowisko wraz
z uzasadnieniem przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej –
w przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości.
6. Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany wykonać zalecenia
zawarte w wystąpieniu pokontrolnym.
7. Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie określonym w wystąpieniu
pokontrolnym, informuje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
o sposobie wykonania zaleceń zawartych w tym wystąpieniu i działaniach
podjętych w celu usunięcia nieprawidłowości lub przyczynach niepodjęcia takich
działań.
8. Jeżeli jednostka kontrolowana nie wykonuje zaleceń zawartych
w wystąpieniu pokontrolnym, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
występuje do organu nadrzędnego nad jednostką kontrolowaną albo organu
sprawującego nad nią nadzór z wnioskiem o zastosowanie środków nadzoru
zmierzających do usunięcia stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości.

Art. 21d. 1. Łączny czas trwania kontroli jednostki kontrolowanej, w tym
obejmujący również dodatkowe czynności kontrolne, o których mowa w art. 21b
ust. 4, nie może w roku kalendarzowym przekraczać 30 dni roboczych.
2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do kontroli przeprowadzanej w archiwach
państwowych podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.
Art. 22. 1. Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu
archiwalnego prowadzi państwowa sieć archiwalna, którą tworzą:
1) archiwa państwowe;
2) archiwa wyodrębnione;
3) archiwa zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek
organizacyjnych;
3a) archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego
i samorządowych jednostek organizacyjnych.
4) (uchylony)
2. Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego
prowadzą ponadto:
1) jednostki organizacyjne, które posiadają powierzony zasób archiwalny;
2) biblioteki i muzea, przechowujące materiały archiwalne, które wchodzą do
państwowego zasobu archiwalnego, oraz gromadzące określone w art. 15
ust. 2 materiały archiwalne stanowiące państwowy zasób archiwalny:
a) których organizatorem jest:
– minister lub kierownik urzędu centralnego,
– jednostka samorządu terytorialnego,
– państwowa jednostka organizacyjna,
b) działające w państwowych jednostkach organizacyjnych
i w samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Art. 22a. Podmioty, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 23a oraz ust. 2,
w zakresie prowadzonej działalności archiwalnej mogą, na podstawie umowy albo
porozumienia zawartych z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub
właściwym archiwum państwowym, nieodpłatnie korzystać z systemów
informatycznych i teleinformatycznych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 10 lit. a.

Art. 22b. 1. Do przetwarzania danych osobowych przez jednostki, o których
mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2, w zakresie ich działalności archiwalnej,
a także w zakresie przechowywania przez jednostki, o których mowa
w art. 22 ust. 1 pkt 1, dokumentacji określonej w art. 51a ust. 1 i art. 51r, ogranicza
się stosowanie:
1) art. 16 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu
takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.),
zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, w ten sposób, że przetwarzający
przyjmują od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub
uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji
w materiały archiwalne;
2) art. 18 ust. 1 lit. a i b rozporządzenia 2016/679, w zakresie niezbędnym do
zapewnienia korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez
naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach,
także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo
w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, sprostowanie lub
uzupełnienie jest przechowywane i udostępniane odrębnie od materiałów
archiwalnych, a informację o ich wniesieniu zamieszcza się w odpowiednich
środkach ewidencyjnych.
3. Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 rozporządzenia
2016/679, następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu
mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.
4. Administrator danych informuje o ograniczeniach, o których mowa
w ust. 1 i 3, w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej,
swojej stronie internetowej oraz w widocznym miejscu w swojej siedzibie.
5. Zabezpieczenia stosowane przez jednostki, o których mowa w art. 22,
polegają co najmniej na:
1) dopuszczeniu do przetwarzania chronionych danych osobowych wyłącznie
pracowników posiadających pisemne upoważnienie wydane przez
administratora danych;
2) pisemnym zobowiązaniu pracowników, o których mowa w pkt 1, do
zachowania przetwarzanych danych w poufności.

Art. 22c. 1. Jednostki, o których mowa w art. 22, w ramach działalności
archiwalnej, wdrażają zabezpieczenia wolności i praw osób, których dotyczą dane
zawarte w materiałach archiwalnych, w szczególności w trakcie ich udostępniania
przez anonimizację danych osobowych, zawieranie z użytkownikami zasobu
archiwalnego umów wyłączających dalsze przetwarzanie danych osobowych oraz
przez pseudonimizację danych w systemach informatycznych
i teleinformatycznych.
2. Stosowanie zabezpieczeń w postaci anonimizacji i pseudonimizacji nie jest
obowiązkowe, jeżeli:
1) przetwarza się, w tym udostępnia, dane osobowe za zgodą osoby, której dane
dotyczą, jej pełnomocnika, przedstawiciela ustawowego lub opiekuna
prawnego;
2) osoba, której dane dotyczą, dobrowolnie i świadomie podała je uprzednio do
publicznej wiadomości.
3. Zabezpieczenia wolności i praw, o których mowa w ust. 1, stosuje się
odpowiednio do dokumentacji niestanowiącej materiałów archiwalnych, o ile nie
sprzeciwia się to celom postępowania z tą dokumentacją.

Art. 22d. Jednostki wymienione w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz
w ust. 2 pkt 2 przetwarzają dane osobowe, odpowiednio:
1) wieczyście;
2) przez okres wynikający z art. 5 ust. 1 pkt 2.
Art. 23. Działalność archiwalna obejmuje gromadzenie, ewidencjonowanie,
przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów
archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej.

Art. 23a. Podmiot prowadzący działalność archiwalną, udzielając
zamówienia, o którym mowa w art. 11 ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 11 września
2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019), którego wartość jest
równa lub przekracza kwotę 130 000 zł, zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu
na swojej stronie podmiotowej w Biuletynie Informacji Publicznej.

Art. 23b. Zamówienie, o którym mowa w art. 23a, jest udzielane w sposób
zapewniający przejrzystość, równe traktowanie podmiotów zainteresowanych
wykonaniem zamówienia oraz z uwzględnieniem okoliczności mogących mieć
wpływ na jego udzielenie.

Art. 23c. Podmiot prowadzący działalność archiwalną nie udostępnia
informacji związanych z zamówieniem, o którym mowa w art. 23a, stanowiących
tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r.
o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2019 r. poz. 1010 i 1649), jeżeli
podmiot zainteresowany wykonaniem zamówienia, nie później niż przed
podpisaniem umowy o wykonanie tego zamówienia, zastrzegł, że nie mogą być one
udostępniane.

Art. 23d. Podmiot prowadzący działalność archiwalną zamieszcza
niezwłocznie na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej
informację o udzieleniu zamówienia, o którym mowa w art. 23a, podając nazwę
albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę o wykonanie zamówienia,
albo informację o nieudzieleniu tego zamówienia.
Art. 28. 1. Do zakresu działania archiwów państwowych należy
w szczególności:
1) kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego;
2) gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie,
zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych należących do ich
zasobu archiwalnego;
3) kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do
państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą
i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa
w art. 5 ust. 1, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych
materiałów lub dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających archiwa
wyodrębnione;
4) wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji
przechowywanych materiałów, a także wydawanie zaświadczeń na podstawie
tych materiałów;
5) prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki
i dziedzin pokrewnych;
6) popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz
prowadzenie działalności informacyjnej;
7) wykonywanie zadań określonych w przepisach o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach.
2. Archiwum państwowe, za zgodą Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych, może powierzyć innemu archiwum państwowemu przeprowadzenie
kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3.
3. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w sprawach, o których mowa
w ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2, dotyczących podległych mu archiwów państwowych,
może wydawać zarządzenia.
4. Do kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3, przepisy art. 21a–21d stosuje się
odpowiednio.
Art. 29. 1. Archiwami wyodrębnionymi są:
1) archiwum Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej;
2) archiwum Senatu Rzeczypospolitej Polskiej;
3) archiwum Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;
4) archiwum Rady Ministrów;
5) archiwum Biura Bezpieczeństwa Narodowego;
6) archiwa:
a) urzędu obsługującego Ministra Obrony Narodowej oraz organów
i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez tego
Ministra – w zakresie działu administracji rządowej obrona narodowa,
b) urzędów obsługujących ministra właściwego do spraw wewnętrznych
i ministra właściwego do spraw zagranicznych oraz organów i jednostek
organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez tych ministrów –
w zakresie działów administracji rządowej sprawy wewnętrzne i sprawy
zagraniczne,
c) wyodrębnionych komórek organizacyjnych urzędu obsługującego
ministra właściwego do spraw finansów publicznych i urzędów celnoskarbowych, w których funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej
wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze – w zakresie tych
czynności,
d) (uchylona)
e) wyodrębnionej komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym
ministra właściwego do spraw finansów publicznych wykonującej
zadania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu
terroryzmu – w zakresie tych zadań;
7) archiwa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Agencji Wywiadu;
8) archiwum Centralnego Biura Antykorupcyjnego;
9) archiwum Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni
przeciwko Narodowi Polskiemu.
2. Archiwa wyodrębnione obejmują zasięgiem działania obszar całego
Państwa lub jego część.
3. Minister Obrony Narodowej, minister właściwy do spraw wewnętrznych,
minister właściwy do spraw zagranicznych, minister właściwy do spraw finansów
publicznych, Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Szef Agencji
Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szef Agencji Wywiadu i Szef Centralnego Biura
Antykorupcyjnego w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i
ochrony dziedzictwa narodowego określą, w drodze zarządzeń, organizację
podległych im i przez nich nadzorowanych archiwów wyodrębnionych,
uwzględniając w szczególności zakres ich działania.
4. Szef Kancelarii Sejmu, Szef Kancelarii Senatu, Szef Kancelarii Prezydenta
Rzeczypospolitej Polskiej, Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego oraz Prezes
Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi
Polskiemu, po zasięgnięciu opinii ministra właściwego do spraw kultury i ochrony
dziedzictwa narodowego, określą, w drodze zarządzeń, organizację podległych im
i przez nich nadzorowanych archiwów wyodrębnionych, uwzględniając
w szczególności zakres ich działania.
5. Do spraw nieuregulowanych w przepisach wydanych na podstawie ust. 3
i 4 stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące archiwów państwowych.
6. (uchylony)
Art. 31. 1. Zasób archiwalny archiwów wyodrębnionych, o których mowa
w art. 29 ust. 1 pkt 58, stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające
w toku działalności:
1) (uchylony)
2) organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez
Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych,
ministra właściwego do spraw zagranicznych, Szefa Agencji Bezpieczeństwa
Wewnętrznego, Szefa Agencji Wywiadu, Szefa Centralnego Biura
Antykorupcyjnego i Szefa Biura Bezpieczeństwa Narodowego;
3) urzędów obsługujących Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do
spraw wewnętrznych i ministra właściwego do spraw zagranicznych;
4) wyodrębnionych komórek organizacyjnych urzędu obsługującego ministra
właściwego do spraw finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w
których funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności
operacyjno-rozpoznawcze;
5) (uchylony)
6) wyodrębnionej komórki organizacyjnej wykonującej zadania w zakresie
przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w urzędzie
obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
2. Zasób archiwalny archiwum wyodrębnionego, podległego ministrowi
właściwemu do spraw zagranicznych, obejmuje również dokumenty przesyłane
i składane przez obce podmioty prawa międzynarodowego.
3. Zasób archiwalny archiwum wyodrębnionego, podległego Prezesowi
Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi
Polskiemu, stanowią materiały archiwalne określone w ustawie z dnia 18 grudnia
1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko
Narodowi Polskiemu (Dz. U. z 2019 r. poz. 1882), a także powstałe w toku
działalności tego Instytutu.
Art. 36. 1. W państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych
innych niż określone w art. 33 powstałą w nich i powstającą dokumentację,
niemającą już zastosowania w ich działalności, gromadzi się w składnicach akt.
2. Kierownicy jednostek określonych w ust. 1 obowiązani są:
1) zapewnić ochronę przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji gromadzonej
w składnicach akt;
2) umożliwić właściwemu archiwum państwowemu nadzór nad brakowaniem
dokumentacji niearchiwalnej;
3) zapewnić prowadzenie ewidencji dokumentacji przechowywanej
w składnicach akt.
3. Dokumentacja przechowywana w składnicach akt służy potrzebom
jednostek, w których składnice te zostały utworzone. W wyjątkowych wypadkach
jest ona udostępniana osobom trzecim za zezwoleniem kierownika jednostki
organizacyjnej, w której istnieje składnica akt.

Art. 36a. Jeżeli jednostka, o której mowa w art. 33 i art. 36, posiada struktury
terenowe, archiwum zakładowe lub składnicę akt można utworzyć odrębnie dla
każdej takiej struktury, o ile spełnia ona co najmniej jedno z następujących
kryteriów:
1) jest zorganizowaną, wyodrębnioną i samodzielną całością położoną
w miejscu zidentyfikowanym odrębnym adresem, pod którym lub z którego
prowadzona jest działalność;
2) prowadzi działalność o zasięgu regionalnym i dla potrzeb regionalnych;
3) posiada dokumentację przydatną dla potrzeb określonych w art. 16 ust. 1 na
terenie, na którym jest ona wytwarzana i gromadzona.
Art. 44. 1. Z chwilą trwałego zaprzestania działalności przez jednostkę
organizacyjną, o której mowa w art. 42, jej materiały archiwalne stają się
własnością Państwa, wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego i podlegają
przekazaniu do właściwej jednostki państwowej sieci archiwalnej wskazanej
decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
1a. Jeżeli ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, udostępnianie
lub zabezpieczenie materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 42, było
realizowane na zasadach określonych w art. 43a, materiały te:
1) z dniem wszczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości jednostki
organizacyjnej przechowującej je stają się własnością Państwa i wchodzą do
państwowego zasobu archiwalnego;
2) podlegają przekazaniu do archiwum państwowego wskazanego decyzją
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych niezwłocznie po wszczęciu
likwidacji lub ogłoszeniu upadłości jednostki organizacyjnej, o której mowa
w pkt 1.
2. Materiały archiwalne, o których mowa w art. 42, mogą stać się własnością
Państwa, z następstwami określonymi w ust. 1, decyzją właściwych organów
niepaństwowych jednostek organizacyjnych.
3. Materiały archiwalne, o których mowa w art. 42, mogą być przekazywane
w depozyt archiwom państwowym.
4. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po
zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w drodze
rozporządzenia, określi warunki i tryb przekazywania do archiwów państwowych
materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 42, w przypadkach określonych
w ust. 13, uwzględniając wartość historyczną dokumentacji, stan jej
uporządkowania i zewidencjonowania oraz ochronę przed uszkodzeniem,
zniszczeniem lub utratą.
Art. 51. (uchylony).

Art. 51a. 1. Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania
dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie
przechowywania, zwanej dalej „dokumentacją”, jest działalnością regulowaną w
rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.
U. z 2019 r. poz. 1292 i 1495), wykonywaną przez przedsiębiorcę, i wymaga
uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, zwanego
dalej „rejestrem”.
2. Działalność, o której mowa w ust. 1, może być wykonywana także przez:
1) archiwa państwowe;
2) Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.
3. Działalność, o której mowa w ust. 1, może być wykonywana tylko przez
przedsiębiorcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą
osobowości prawnej.

Art. 51aa. (uchylony).

Art. 51ab. Związki rewizyjne zrzeszające spółdzielnie oraz Krajowa Rada
Spółdzielcza przechowują dokumentację wytworzoną przez zlikwidowane
spółdzielnie i organizacje spółdzielcze w sposób określony w przepisach
wydanych na podstawie art. 129 ustawy z dnia 16 września 1982 r. – Prawo
spółdzielcze (Dz. U. z 2018 r. poz. 1285 oraz z 2019 r. poz. 730, 1080 i 1100).

Art. 51b. Organem prowadzącym rejestr jest marszałek województwa
właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem. Rejestr
może być prowadzony w systemie informatycznym.

Art. 51c. 1. Wpisu do rejestru dokonuje się na podstawie wniosku
przedsiębiorcy zawierającego następujące dane:
1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
2) numer w rejestrze przedsiębiorców;
3) numer identyfikacji podatkowej (NIP);
4) imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy;
5) określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem;
6) określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność
objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia;
7) oświadczenie, że przedsiębiorca w dniu złożenia wniosku:
a) nie ma zaległości podatkowych,
b) nie ma zaległości w zakresie zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń
Społecznych,
c) nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru
Sądowego.
2. Wraz z wnioskiem, o którym mowa w ust. 1, przedsiębiorca składa
oświadczenie następującej treści:
„Oświadczam, że:
1) dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt
osobowych i płacowych są kompletne i zgodne z prawdą;
2) znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej
w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej
pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone
w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach.”.
3. Oświadczenie powinno również zawierać:
1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
2) oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia;
3) podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy, ze wskazaniem
imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.
4. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego
określi wzór wniosku, o którym mowa w ust. 1, zawierającego oświadczenie,
o którym mowa w ust. 2, w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu
ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne.

Art. 51ca. 1. Marszałek województwa jest obowiązany dokonać wpisu
przedsiębiorcy do rejestru w terminie 7 dni od dnia wpływu wniosku o wpis wraz
z oświadczeniem, o którym mowa w art. 51c ust. 2.
2. Jeżeli marszałek województwa nie dokona wpisu w terminie, o którym
mowa w ust. 1, a od dnia wpływu wniosku upłynęło 14 dni, przedsiębiorca może
rozpocząć działalność. Nie dotyczy to przypadku, gdy marszałek województwa
wezwał przedsiębiorcę do uzupełnienia wniosku o wpis nie później niż przed
upływem 7 dni od dnia jego otrzymania. W takiej sytuacji termin, o którym mowa
w zdaniu pierwszym, biegnie odpowiednio od dnia wpływu uzupełnienia wniosku
o wpis.

Art. 51d. 1. Warunkami wykonywania działalności, o której mowa w art. 51a
ust. 1, są:
1) posiadanie przez przedsiębiorcę bazy organizacyjno-technicznej
zapewniającej warunki przechowywania dokumentacji określone w art. 51n
oraz właściwe warunki jej udostępniania;
2) posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone
w ramach działalności objętej wpisem;
3) zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych
z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie
i praktykę zawodową.
2. W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były
karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.

Art. 51e. Wpisowi do rejestru podlegają dane określone w art. 51c ust. 1
pkt 16 oraz informacja o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub
ogłoszeniu jego upadłości.

Art. 51ea. Marszałek województwa prostuje z urzędu wpis do rejestru
zawierający oczywiste błędy lub niezgodności ze stanem faktycznym.

Art. 51f. 1. Przedsiębiorcy wpisanemu do rejestru z urzędu jest wydawane
zaświadczenie o wpisie zawierające następujące dane:
1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
2) zakres działalności gospodarczej objętej wpisem;
3) miejsce wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;
4) datę rozpoczęcia działalności gospodarczej.
2. Przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie zgłaszać marszałkowi
województwa wszelkie zmiany danych, o których mowa w art. 51c ust. 1 pkt 16,
a także informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu
jego upadłości.
3. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego
określi wzór zaświadczenia, o którym mowa w ust. 1, w formie dokumentu
elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji
działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Art. 51g. 1. O wpisaniu przedsiębiorcy do rejestru marszałek województwa
zawiadamia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w terminie miesiąca
od dnia dokonania wpisu, podając dane, o których mowa w ust. 4 pkt 14.
2. Na podstawie informacji uzyskanych od marszałków województw
i przedsiębiorców Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prowadzi
ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych, zwaną dalej „ewidencją”.
3. Ewidencja jest jawna.
4. Do ewidencji wpisuje się:
1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
2) zakres i miejsce (miejsca) wykonywania działalności;
3) informacje o wykreśleniu wpisu z rejestru oraz o zawieszeniu lub
zakończeniu wykonywania działalności objętej wpisem;
4) informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu
jego upadłości;
5) oznaczenie marszałka województwa, który dokonał wpisu do rejestru;
6) informacje, o których mowa w ust. 6.
5. Marszałek województwa zawiadamia Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych o zmianie danych wymienionych w ust. 4 pkt 14 w terminie
miesiąca od dnia powzięcia o nich wiadomości.
6. Przedsiębiorca przekazuje do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców,
których dokumentację przedsiębiorca przejął w danym miesiącu kalendarzowym,
oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi, w terminie do końca następnego
miesiąca kalendarzowego.

Art. 51ga. 1. Marszałek województwa wydaje decyzję o zakazie
wykonywania przez przedsiębiorcę działalności objętej wpisem, w przypadku gdy:
1) przedsiębiorca złożył oświadczenie, o którym mowa w art. 51c ust. 2,
niezgodne ze stanem faktycznym;
2) przedsiębiorca nie usunął naruszeń warunków wymaganych prawem do
wykonywania działalności regulowanej w wyznaczonym przez marszałka
województwa terminie;
3) stwierdzi rażące naruszenie warunków wymaganych prawem do
wykonywania działalności regulowanej przez przedsiębiorcę.
2. Decyzja, o której mowa w ust. 1, podlega natychmiastowemu wykonaniu.
3. Przed wydaniem decyzji na podstawie ust. 1 pkt 2 marszałek województwa
wzywa przedsiębiorcę do usunięcia naruszeń warunków wymaganych prawem do
wykonywania działalności regulowanej w wyznaczonym terminie.

Art. 51h. 1. Marszałek województwa wykreśla z urzędu, w drodze decyzji,
wpis w rejestrze w przypadku:
1) wydania decyzji, o której mowa w art. 51ga ust. 1;
2) wydania prawomocnego orzeczenia zakazującego przedsiębiorcy
wykonywania działalności objętej wpisem;
3) gdy wobec przedsiębiorcy ukończono postępowanie likwidacyjne albo
upadłościowe obejmujące likwidację majątku upadłego.
1a. Przepis ust. 1 pkt 1 stosuje się odpowiednio, w przypadku gdy
przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą objętą wpisem także na
podstawie wpisów do innych rejestrów działalności regulowanej w tym samym
zakresie działalności gospodarczej.
1b. Marszałek województwa wykreśla przedsiębiorcę z rejestru na jego
wniosek, a także po uzyskaniu informacji z Krajowego Rejestru Sądowego o
wykreśleniu przedsiębiorcy.
2. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję
nakazującą złożenie dokumentacji osobowej i płacowej zgromadzonej przez
przedsiębiorcę, wobec którego wydano decyzję, o której mowa w ust. 1 pkt 1, lub
orzeczenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, na odpłatne przechowywanie we
wskazanym archiwum państwowym, jeżeli przedsiębiorca został wykreślony
z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji
o Działalności Gospodarczej, a ponadto istnieje zagrożenie zniszczenia
zgromadzonej przez przedsiębiorcę dokumentacji, w szczególności na skutek
oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób
trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do
dalszego przechowywania.
3. Przed wydaniem decyzji, o których mowa w ust. 2, Naczelny Dyrektor
Archiwów Państwowych dokonuje oceny dokumentacji w miejscu, w którym się
ona znajduje.
4. Decyzji, o której mowa w ust. 2, nadaje się rygor natychmiastowej
wykonalności.
5. Przy określaniu kosztów przejęcia, ewidencjonowania, przechowywania
i konserwacji dokumentacji przepisy art. 51p ust. 79 oraz art. 51z ust. 4 i 5 stosuje
się odpowiednio.

Art. 51ha. 1. Przedsiębiorca, którego wykreślono z rejestru, może uzyskać
ponowny wpis do rejestru w tym samym zakresie działalności gospodarczej nie
wcześniej niż po upływie 3 lat od dnia wydania decyzji, o której mowa w art. 51ga
ust. 1.
2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do przedsiębiorcy, który wykonywał
działalność gospodarczą bez wpisu do rejestru. Nie dotyczy to sytuacji określonej
w art. 51ca ust. 2.
Art. 51i. Uprawnienia wynikające z wpisu do rejestru:
1) są niezbywalne;
2) spółki przejmowanej albo którejkolwiek ze spółek łączących się przez
zawiązanie nowej spółki, a także spółki podlegającej podziałowi, nie
przechodzą na spółkę przejmującą lub nowo zawiązaną;
3) spółdzielni podlegającej podziałowi lub połączeniu z inną spółdzielnią, nie
przechodzą na spółdzielnie powstałe w wyniku podziału lub połączenia;
4) przedsiębiorcy niewymienionego w pkt 2 lub 3 podlegającego podziałowi lub
połączeniu, nie przechodzą na podmiot powstały w wyniku podziału lub
połączenia.

Art. 51j. 1. Kontrolę działalności gospodarczej w zakresie objętym wpisem
do rejestru przeprowadza marszałek województwa.
2. Do przeprowadzania kontroli działalności przedsiębiorcy wpisanego do
rejestru marszałek województwa może upoważnić inny organ państwowy lub
państwową jednostkę organizacyjną wyspecjalizowaną w kontroli danego rodzaju
działalności, zawierając z takim organem lub jednostką porozumienie określające
zasady przeprowadzenia kontroli, w tym zasady jej finansowania.
3. Pierwszą kontrolę przedsiębiorcy wpisanego do rejestru przeprowadza się
nie później niż przed upływem roku od dnia dokonania wpisu.

Art. 51k. 1. Przedsiębiorca wykonuje działalność na podstawie regulaminu
świadczenia usług, określającego w szczególności:
1) zakres świadczonych usług;
2) zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania
i przechowywania;
3) ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami
nieuprawnionymi;
4) miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania;
5) tryb przyjmowania interesantów;
6) sposób i terminy udostępniania dokumentacji;
7) wysokość opłat pobieranych za usługi;
8) procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji.
2. Regulamin, o którym mowa w ust. 1, przedsiębiorca udostępnia w lokalu,
w którym przyjmowani są interesanci.

Art. 51l. Do wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru stosuje się
przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące przechowania, z wyłączeniem art. 844 § 2.

Art. 51m. 1. Jeżeli w związku z działalnością gospodarczą objętą wpisem do
rejestru są wykonywane czynności polegające na gromadzeniu, ewidencjonowaniu,
opracowaniu i zabezpieczeniu dokumentacji oraz na wydawaniu z niej odpisów
i kopii, przedsiębiorca jest obowiązany zatrudniać przy tych czynnościach osoby
posiadające specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.
2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego
określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje wykształcenia uznanego za
specjalistyczne w rozumieniu ust. 1 oraz dokumenty potwierdzające posiadanie
praktyki zawodowej, z uwzględnieniem w szczególności przydatności
poszczególnych rodzajów wykształcenia do wykonywanych czynności, a także
sposobu dokumentowania posiadania praktyki zawodowej, w tym rodzaje
dokumentów.

Art. 51n. 1. Dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach
zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą.
2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego
określi, w drodze rozporządzenia, warunki, w jakich dokumentacja może być
przechowywana, z uwzględnieniem w szczególności jej ochrony przed wilgocią,
zmianami temperatury oraz szkodliwym oddziaływaniem światła.

Art. 51na. Na żądanie osoby, której dokumentacja dotyczy, przedsiębiorca:
1) przekaże kopie lub odpisy tej dokumentacji drogą pocztową lub w inny
wskazany przez żądającego sposób, pod wskazany przez niego adres,
powiększając kwotę należności za usługę o poniesione koszty tego
przekazania, albo
2) zapewni żądającemu wgląd w dotyczącą go dokumentację w miejscu
znajdującym się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Art. 51o. 1. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa
narodowego określi, w drodze rozporządzenia, maksymalną wysokość opłat
pobieranych przez podmioty, o których mowa w art. 51a ust. 1 i 2, za sporządzenie
odpisu lub kopii przechowywanej dokumentacji, uwzględniając ponoszone przez te
podmioty koszty związane z przechowywaniem dokumentacji i sporządzaniem jej
odpisów lub kopii, w szczególności koszty:
1) wyszukania dokumentów;
2) przygotowania dokumentów do sporządzenia odpisu lub skopiowania;
3) sporządzenia odpisu lub kopii;
4) zapewnienia odpowiednich warunków przechowywania dokumentacji.
2. Przepisy wydane na podstawie upoważnienia zawartego w ust. 1 stosuje się
także do podmiotów innych niż wymienione w art. 51a ust. 1 i 2 przechowujących
dokumentację.

Art. 51p. 1. W przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub
ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości
wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego
przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał
do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez
przedsiębiorcę. W braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd
rejestrowy, po zapewnieniu przez likwidatora lub syndyka masy upadłości środków
finansowych, o których mowa w zdaniu poprzedzającym.
2. Przechowawca, o którym mowa w ust. 1, powinien przed przejęciem
dokumentacji uzyskać wpis do rejestru.
3. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek likwidatora
lub syndyka masy upadłości, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego
przechowywania, dokumentację przejmuje podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której dokumentacja należała, a w razie braku takiego podmiotu
– archiwum państwowe właściwe miejscowo lub wskazane przez Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych. Przed wydaniem postanowienia sąd zasięga
opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby
przedsiębiorcy o jego stanie majątkowym.
4. Przepisy ust. 13 stosuje się odpowiednio, jeżeli przed upływem okresu
przechowywania dokumentacji znajdującej się u przedsiębiorcy nastąpi
wykreślenie przedsiębiorcy z rejestru.
5. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio, jeżeli przed upływem okresu
przechowywania dokumentacji znajdującej się u przedsiębiorcy zaprzestanie on
wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru.
6. (uchylony)
7. Do środków na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji przez
archiwum państwowe, które przejęło ją w trybie określonym w ust. 3, stosuje się
odpowiednio przepisy działu III ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja
podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, z późn. zm.), z tym że uprawnienia organu
podatkowego, przewidziane w tych przepisach, przysługują dyrektorowi archiwum
państwowego. Jeżeli egzekucja kosztów przechowywania dokumentacji przejętej
przez archiwum państwowe okaże się bezskuteczna, wówczas koszty te są
pokrywane ze środków będących w dyspozycji Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych.
8. Wysokość środków finansowych na pokrycie kosztów, o których mowa
w ust. 7, ustala dyrektor archiwum państwowego, w drodze decyzji, uwzględniając
konieczne wydatki związane z przechowywaniem dokumentacji.
9. Do postępowania w sprawie ustalenia kosztów, o których mowa w ust. 7,
stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania
administracyjnego.

Art. 51r. W przypadkach, o których mowa w art. 51p ust. 1 i 35, wraz
z dokumentacją jest przekazywana pozostała dokumentacja o czasowym okresie
przechowywania.

Art. 51s. Dokumentacja przekazywana do dalszego przechowywania
w trybie określonym w art. 51p ust. 1 lub 35 powinna być przed przekazaniem
uporządkowana; do porządkowania dokumentacji stosuje się odpowiednio przepisy
wydane na podstawie art. 5 ust. 2, z wyłączeniem obowiązku opatrywania
poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem.

Art. 51sa. Marszałek województwa, o którym mowa w art. 51b,
przeprowadza kontrolę u przedsiębiorcy, który wykonuje działalność gospodarczą
w zakresie przechowywania dokumentacji bez uzyskania wpisu do rejestru.

Art. 51sb. 1. Przedsiębiorca, który wykonuje działalność gospodarczą w
zakresie przechowywania dokumentacji bez uzyskania wpisu do rejestru, podlega
administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 100 000 zł.
2. Karę pieniężną, o której mowa w ust. 1, nakłada, w drodze decyzji,
marszałek województwa, o którym mowa w art. 51b, na podstawie wyników
kontroli.

Art. 51t. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym rozdziale stosuje się
przepisy ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.

Art. 51u. 1. W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub
ogłoszenia jego upadłości odpowiednio likwidator lub syndyk wskazuje podmiot
prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu
zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel
środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania
dokumentacji ustalonego na podstawie odrębnych przepisów.
2. Określony w ust. 1 obowiązek wskazania podmiotu przejmującego
dokumentację oraz zapewnienia środków na jej przechowywanie nie dotyczy
pracodawców, do których mają zastosowanie przepisy art. 5.
3. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy
lub syndyka masy upadłości podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru
Sądowego lub do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.
4. Przed wydaniem postanowienia w sprawie wniosku, o którym mowa
w ust. 3, sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo
dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym.
5. Przepisy art. 51p ust. 79 stosuje się odpowiednio.
6. Likwidator lub syndyk masy upadłości porządkuje dokumentację przed jej
przekazaniem do dalszego przechowywania. Do porządkowania dokumentacji
stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2, z wyłączeniem
obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem.
7. Likwidator lub syndyk masy upadłości przekazuje dokumentację do
dalszego przechowywania przed wykreśleniem pracodawcy z Krajowego Rejestru
Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Art. 51w. Do zadań archiwum państwowego, o którym mowa w art. 51u
ust. 3, należy w szczególności ewidencjonowanie, przechowywanie,
zabezpieczanie i udostępnianie przejętej dokumentacji oraz wydawanie z niej
odpisów i kopii; archiwum może wykonywać także inne zadania przewidziane
w ustawie dla archiwów państwowych.

Art. 51z. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać
decyzję nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy
wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji
i Informacji o Działalności Gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we
wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia,
w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub
bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej
przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania.
2. Przed wydaniem decyzji Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
dokonuje oceny dokumentacji w miejscu, w którym się ona znajduje.
3. Decyzji, o której mowa w ust. 1, nadaje się rygor natychmiastowej
wykonalności.
4. Do wykonania przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
czynności związanych z oceną, o której mowa w ust. 2, stosuje się odpowiednio
przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym
w administracji (Dz. U. z 2019 r. poz. 1438, z późn. zm.), dotyczące
zabezpieczenia wykonania obowiązków o charakterze niepieniężnym.
5. Koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji
dokumentacji przez archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub
pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia
z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji
o Działalności Gospodarczej.
6. Przepisy art. 51p ust. 79 stosuje się odpowiednio.