Art. 21. 1. Do zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych należy:
1) koordynowanie działalności archiwalnej na terenie Państwa;
2) (uchylony)
3) wydawanie zezwoleń na czasowy wywóz określonych materiałów
archiwalnych;
4) nadzór nad gromadzeniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem,
opracowywaniem, udostępnianiem i zabezpieczaniem materiałów
archiwalnych oraz brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej;
5) nadzór nad działalnością naukową i wydawniczą prowadzoną w archiwach
państwowych;
6) prowadzenie współpracy międzynarodowej w zakresie spraw archiwalnych;
7) (uchylony)
8) prowadzenie ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych;
9) popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz
prowadzenie działalności informacyjnej i wydawniczej;
10) koordynowanie zadań w dziedzinie informatyzacji, telekomunikacji
i teleinformatyki oraz zarządzania informacją podległych mu archiwów
państwowych, w szczególności w zakresie:
a) zakupu, projektowania, budowy, wdrażania, rozwoju, integracji
i eksploatacji systemów informatycznych i teleinformatycznych
wyposażonych w środki zabezpieczające dane osobowe przetwarzane
w tych systemach, w tym udostępniania tych systemów archiwom
państwowym oraz realizacji dostaw i robót budowlanych niezbędnych do
wykonywania tych zadań,
b) wymiany danych pomiędzy systemami, o których mowa w lit. a;
10a) zapewnienie utrzymania i serwisu systemów informatycznych
i teleinformatycznych oraz zabezpieczanie danych osobowych
przetwarzanych w tych systemach;
11) wykonywanie zadań określonych w przepisach ustawy z dnia 25 maja 2017 r.
o restytucji narodowych dóbr kultury.
1a. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w sprawach, o których
mowa w ust. 1 pkt 1, 4 i 10, dotyczących podległych mu archiwów państwowych,
może wydawać zarządzenia.
1b. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może powierzyć podległemu
mu archiwum wykonywanie zadań, o których mowa w ust. 1 pkt 10.
2. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych uprawniony jest do kontroli
przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przez
podmioty wymienione w art. 22.
3. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego,
w drodze rozporządzenia, określi szczegółowy zakres działania Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych.
4. Przepisów ust. 1–3 nie stosuje się do archiwów wyodrębnionych.

Art. 21a. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych zawiadamia
kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej, zwanej dalej „jednostką
kontrolowaną”, o kontroli, o której mowa w art. 21 ust. 2, nie później niż
w terminie 7 dni przed dniem rozpoczęcia kontroli; od zawiadomienia można
odstąpić w przypadku zagrożenia dokumentacji zniszczeniem, uszkodzeniem lub
utratą.
2. Kontrolę przeprowadza wyznaczony przez Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych pracownik Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
lub archiwum państwowego, zwany dalej „kontrolerem”, na podstawie imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, po okazaniu dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz, w razie potrzeby, odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa.
3. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera:
1) oznaczenie wydającego upoważnienie oraz datę wydania upoważnienia;
2) podstawę prawną kontroli;
3) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera;
4) nazwę i adres jednostki kontrolowanej;
5) zakres i przedmiot kontroli;
6) okres ważności upoważnienia;
7) podpis wydającego upoważnienie.
4. Kontrolerowi przysługuje prawo do:
1) swobodnego poruszania się na terenie siedziby jednostki kontrolowanej oraz
w miejscu wykonywania jej zadań w strefach ogólnie dostępnych,
a w przypadku stref zamkniętych – do poruszania się wyłącznie pod nadzorem
pracownika wyznaczonego przez kierownika jednostki kontrolowanej;
2) wglądu do dokumentacji dotyczącej zakresu i przedmiotu kontroli lub mającej
znaczenie dla ustalenia stanu faktycznego, z zachowaniem przepisów
o tajemnicy prawnie chronionej;
3) żądania udzielenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień;
4) korzystania z pomocy biegłych.
5. Jeżeli w toku kontroli konieczne jest zbadanie zagadnień wymagających
wiadomości specjalnych, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, z własnej
inicjatywy lub na wniosek kontrolera, powołuje biegłego, określając zakres i przedmiot opinii, termin jej wydania oraz wysokość wynagrodzenia.
6. Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany do:
1) zapewnienia warunków i środków niezbędnych do sprawnego
przeprowadzenia kontroli;
2) przedstawienia, na żądanie kontrolera, dokumentacji dotyczącej zakresu
i przedmiotu kontroli lub mającej znaczenie dla ustalenia stanu faktycznego;
3) pisemnego wskazania imienia i nazwiska osoby upoważnionej do
reprezentowania go podczas kontroli w czasie jego nieobecności.
7. Kontroler jest obowiązany do zachowania w tajemnicy informacji, które
uzyskał w związku z wykonywaniem czynności służbowych; obowiązek ten trwa
również po ustaniu zatrudnienia.

Art. 21b. 1. Wyniki kontroli kontroler przedstawia w protokole kontroli.
2. Protokół kontroli zawiera:
1) nazwę i adres jednostki kontrolowanej;
2) określenie aktu prawnego stanowiącego podstawę prawną działania jednostki
kontrolowanej;
3) nazwę organu, któremu jednostka kontrolowana jest podległa lub który
sprawuje nad nią nadzór, i jego adres;
4) imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej;
5) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera oraz datę wydania
upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;
6) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, ze wskazaniem dni będących
przerwami w kontroli;
7) zakres i przedmiot kontroli;
8) informację o statucie i regulaminie organizacyjnym jednostki kontrolowanej
wraz z opisem jej struktury organizacyjnej;
9) w przypadku jednostki kontrolowanej w stanie likwidacji, której upadłość
ogłoszono, w toku przekształcenia lub innych zmian organizacyjnych –
informację o terminie wszczęcia likwidacji, ogłoszenia upadłości lub
wprowadzenia zmian organizacyjnych oraz przewidywanym terminie ich
zakończenia;
10) informację o dokonanych w przeszłości zmianach organizacyjnych, które
mają wpływ na sposób realizacji przez jednostkę kontrolowaną zadań
określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
11) informację o instrukcji kancelaryjnej, jednolitym rzeczowym wykazie akt,
kwalifikatorze dokumentacji i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwum zakładowego lub składnicy akt obowiązujących
w jednostce kontrolowanej;
12) informację o kontrolach dotyczących przestrzegania przepisów o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach przeprowadzonych przez inne podmioty;
13) opis ustalonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, w tym stwierdzonych
nieprawidłowości, przyczyn ich powstania, zakresu i skutków oraz imiona,
nazwiska i funkcję (stanowisko) osób odpowiedzialnych za
nieprawidłowości;
14) wskazanie podstaw dokonanych ustaleń;
15) informację o realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych w wyniku ostatniej
kontroli;
16) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń
zawartych w protokole kontroli oraz o prawie do odmowy podpisania tego
protokołu;
17) wzmiankę o zgłoszeniu zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli
oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolera;
18) omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skreśleń
i uzupełnień;
19) podpis kontrolera oraz wskazanie miejsca i daty podpisania protokołu
kontroli;
20) podpis kierownika jednostki kontrolowanej oraz wskazanie miejsca i daty
podpisania protokołu kontroli albo w przypadku odmowy podpisania
protokołu kontroli – wzmiankę o tym fakcie.
3. Kierownik jednostki kontrolowanej, przed podpisaniem protokołu kontroli,
może zgłosić pisemne umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych
w protokole kontroli, w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania.
4. Kontroler w przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych
w protokole kontroli, w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania, dokonuje analizy
zastrzeżeń i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności kontrolne.
5. W przypadku stwierdzenia, że zastrzeżenia do ustaleń zawartych
w protokole kontroli są zasadne w całości lub w części, kontroler zmienia lub
uzupełnia protokół kontroli.
6. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń do ustaleń zawartych
w protokole kontroli w całości kontroler pozostawia protokół kontroli bez zmian.
7. Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu
kontroli, składając w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaśnienie
przyczyn odmowy.
8. W przypadku odmowy podpisania protokołu kontroli kontroler dołącza do
niego pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.
9. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki
kontrolowanej nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolera.

Art. 21c. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, w terminie
2 miesięcy od dnia otrzymania protokołu kontroli, przekazuje kierownikowi
jednostki kontrolowanej wystąpienie pokontrolne.
2. Wystąpienie pokontrolne zawiera:
1) oznaczenie wydającego wystąpienie;
2) nazwę i adres jednostki kontrolowanej;
3) podstawę prawną kontroli;
4) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera;
5) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
6) zakres i przedmiot kontroli;
7) ocenę działalności jednostki kontrolowanej w zakresie objętym kontrolą,
w tym stwierdzone nieprawidłowości;
8) zalecenia dotyczące sposobu usunięcia nieprawidłowości;
9) termin usunięcia nieprawidłowości lub termin opracowania harmonogramu
realizacji zaleceń i jego wdrożenia;
10) podpis wydającego wystąpienie;
11) datę podpisania wystąpienia.
3. Wystąpienie pokontrolne jest przekazywane kierownikowi jednostki
kontrolowanej także w przypadku, gdy odmówił on podpisania protokołu kontroli.
4. Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie 21 dni od dnia otrzymania
wystąpienia pokontrolnego, może zgłosić pisemne umotywowane zastrzeżenia do
oceny i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym oraz złożyć dodatkowe
wyjaśnienia i przedstawić dodatkową dokumentację.
5. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, w terminie 21 dni od dnia
otrzymania zastrzeżeń:
1) zmienia wystąpienie pokontrolne i zmienione wystąpienie wraz
z uzasadnieniem przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej –
w przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń albo
2) odmawia zmiany wystąpienia pokontrolnego i swoje stanowisko wraz
z uzasadnieniem przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej –
w przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości.
6. Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany wykonać zalecenia
zawarte w wystąpieniu pokontrolnym.
7. Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie określonym w wystąpieniu
pokontrolnym, informuje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
o sposobie wykonania zaleceń zawartych w tym wystąpieniu i działaniach
podjętych w celu usunięcia nieprawidłowości lub przyczynach niepodjęcia takich
działań.
8. Jeżeli jednostka kontrolowana nie wykonuje zaleceń zawartych
w wystąpieniu pokontrolnym, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
występuje do organu nadrzędnego nad jednostką kontrolowaną albo organu
sprawującego nad nią nadzór z wnioskiem o zastosowanie środków nadzoru
zmierzających do usunięcia stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości.

Art. 21d. 1. Łączny czas trwania kontroli jednostki kontrolowanej, w tym
obejmujący również dodatkowe czynności kontrolne, o których mowa w art. 21b
ust. 4, nie może w roku kalendarzowym przekraczać 30 dni roboczych.
2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do kontroli przeprowadzanej w archiwach
państwowych podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach art. 21

DODAJ