Art. 6. 1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne,
organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki
organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie
oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:
1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg
załatwiania i rozstrzygania spraw;
2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa
w pkt 1.
1a. Zadania, o których mowa w ust. 1, mogą być realizowane w ramach
elektronicznego zarządzania dokumentacją, będącego systemem wykonywania
czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania
spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej
z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach
wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b.
2. Organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1,
w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają:
1) instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania
czynności kancelaryjnych;
2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego
rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w organie lub
jednostce organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, grupuje się jednolicie,
w systemie dziesiętnym, dokumentację powstającą i gromadzoną w tych
organach i jednostkach oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną;
jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili
wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator
dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju
lub typu dokumentacji;
3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
lub składnicy akt.
2a. Przepisów ust. 2 nie stosuje się do:
1) organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te
organy i związki;
2) organów powiatu i starostw powiatowych;
3) organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich;
4) organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów
obsługujących te organy.
2b. Prezes Rady Ministrów, na wniosek ministra właściwego do spraw
administracji publicznej oraz ministra właściwego do spraw kultury i ochrony
dziedzictwa narodowego, określi, w drodze rozporządzenia, dla organów
i związków międzygminnych, o których mowa w ust. 2a:
1) instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania
czynności kancelaryjnych w urzędach obsługujących te organy i związki;
2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych
rzeczowych wykazów akt;
3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
określającą w szczególności zasady i tryb postępowania z dokumentacją
w archiwum.
2c. W rozporządzeniu, o którym mowa w ust. 2b, należy uwzględnić potrzebę
zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji w różnej postaci, w tym elektronicznej, oraz jej ochrony przed
uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.
2d. Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa lub
wojewoda, w porozumieniu z dyrektorem właściwego dla ich siedziby archiwum
państwowego, w drodze zarządzenia, mogą dokonać uzupełnienia jednolitych
rzeczowych wykazów akt, o których mowa w ust. 2b pkt 2, jeżeli jest to niezbędne
dla klasyfikacji nowych zadań i nie narusza konstrukcji klasyfikacji; w przypadku
organów zespolonej administracji rządowej w województwie uzupełnienia
jednolitych rzeczowych wykazów akt wojewoda dokonuje na wniosek tych
organów.
2e. Organ państwowy może określić, w trybie określonym w ust. 2, instrukcję
kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miarę potrzeby
kwalifikator dokumentacji, wspólne dla:
1) urzędu obsługującego ten organ oraz nadzorowanych i podległych jednostek
organizacyjnych albo
2) nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych.
2f. Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa
mogą określić, w trybie określonym w ust. 2, instrukcję kancelaryjną, jednolity
rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania
archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miarę potrzeby kwalifikator
dokumentacji, wspólne dla jednostek nadzorowanych i podległych, których
przedmiot działalności jest zbliżony.
2g. Z dniem wejścia w życie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego
wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum
zakładowego lub składnicy akt lub kwalifikatora dokumentacji, o których mowa
w ust. 2e i 2f, tracą moc odpowiednio instrukcje, jednolity rzeczowy wykaz akt
i kwalifikator dokumentacji określone na podstawie ust. 2 przez kierownika
jednostki organizacyjnej.
2h. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów
archiwów państwowych do występowania w jego imieniu w sprawach, o których
mowa w ust. 2, 2e i 2f.
2i. Organy właściwe w sprawach archiwów wyodrębnionych określają
instrukcję w sprawie zarządzania dokumentacją w archiwum wyodrębnionym,
określającą zasady i tryb postępowania z dokumentacją w tym archiwum.
3. Do organów właściwych w sprawach archiwów wyodrębnionych nie
stosuje się wymogu porozumienia z Naczelnym Dyrektorem Archiwów
Państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 2, 2e i 2i.

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach art. 6

DODAJ