Art. 5. 1. Dokumentacja powstająca w organach państwowych
i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorządu
terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, a także napływająca
do nich, jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne, a następnie:
1) dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne jest przekazywana
niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum
państwowego, o ile organ lub jednostka organizacyjna nie przekazały
wcześniej materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
2) dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1, zwana dalej „dokumentacją
niearchiwalną”, może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego
archiwum państwowego, chyba że zgoda ta nie jest wymagana, albo
właściwego organu określonego w art. 19; dokumentacja niearchiwalna może
być brakowana po upływie okresu jej przechowywania, określonego
w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji,
o których mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2, oraz po uznaniu przez organ lub
jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich
znaczenie, w tym wartość dowodową.
1a. W przypadku gdy trwale zaprzestają działalności organ lub jednostka
organizacyjna, o których mowa w ust. 1, organ lub jednostka organizacyjna
przekazuje:
1) niezwłocznie materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego;
2) dokumentację niearchiwalną organowi lub jednostce organizacyjnej
przejmującym ich zadania i kompetencje; do organu lub jednostki organizacyjnej przejmujących dokumentację niearchiwalną, w zakresie jej
ewidencjonowania, przechowywania, zabezpieczania, udostępniania,
brakowania i przekazywania do archiwum państwowego, stosuje się przepisy,
jakim podlegał organ lub jednostka organizacyjna przekazujący
dokumentację.
1b. Jeżeli organ lub jednostka organizacyjna, o których mowa w ust. 1, które
trwale zaprzestają działalności, nie przekazały materiałów archiwalnych do
archiwum państwowego, materiały te przejmuje i przekazuje do właściwego
archiwum państwowego organ nadrzędny nad organem lub jednostką
organizacyjną, które trwale zaprzestają działalności, a w przypadku braku takiego
organu – organ sprawujący nad nimi nadzór.
1c. Koszty związane z przygotowaniem do przekazania i konserwacją
materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem do archiwum państwowego
ponosi organ lub jednostka organizacyjna przekazująca materiały archiwalne do archiwum państwowego.
1d. W przypadku braku organu lub jednostki organizacyjnej przejmujących
zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa
w ust. 1, które trwale zaprzestają działalności, dokumentację niearchiwalną tego
organu lub jednostki przekazuje się organowi nadrzędnemu nad organem lub
jednostką organizacyjną, które trwale zaprzestają działalności, w przypadku braku
organu nadrzędnego – organowi sprawującemu nadzór nad organem lub jednostką
organizacyjną, które trwale zaprzestają działalności, a w przypadku braku takiego
organu – podmiotowi wykonującemu działalność, o której mowa w art. 51a, po
zapewnieniu przez podmiot likwidujący działalność organu lub jednostki
organizacyjnej podmiotowi wykonującemu działalność, o której mowa w art. 51a,
środków finansowych na dalsze przechowywanie tej dokumentacji.
1e. Podlegające przejęciu przez archiwum państwowe materiały archiwalne
organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, które trwale
zaprzestały działalności, niezbędne do działalności:
1) organu państwowego lub państwowej jednostki organizacyjnej
nieposiadającej osobowości prawnej przejmujących zadania i kompetencje
organu lub jednostki organizacyjnej, które trwale zaprzestały działalności,
archiwum państwowe pozostawia temu organowi lub jednostce, na ich pisemny wniosek, w tym złożony w postaci elektronicznej, na podstawie
porozumienia zawartego pomiędzy archiwum państwowym a tym organem
lub jednostką;
2) państwowej osoby prawnej, organu jednostki samorządu terytorialnego lub
samorządowej jednostki organizacyjnej przejmujących zadania i kompetencje
organu lub jednostki organizacyjnej, które trwale zaprzestały działalności,
archiwum państwowe, na ich pisemny wniosek, w tym złożony w postaci
elektronicznej, pozostawia do używania na podstawie umowy użyczenia tej
osobie, organowi lub jednostce;
3) jednostki organizacyjnej niebędącej państwową lub samorządową jednostką
organizacyjną, przejmującej zadania i kompetencje organu lub jednostki
organizacyjnej, które trwale zaprzestały działalności, archiwum państwowe,
na jej pisemny wniosek, w tym złożony w postaci elektronicznej, może
pozostawić do używania na podstawie umowy użyczenia tej jednostce.
1f. Porozumienie lub umowa użyczenia, o których mowa w ust. 1e, określają
w szczególności czas dysponowania materiałami archiwalnymi oraz obowiązki
biorącego do używania materiały archiwalne.
1g. Jeżeli z dokumentacji organu lub jednostki organizacyjnej, o których
mowa w ust. 1, które trwale zaprzestały działalności, nie wydzielono materiałów
archiwalnych, do postępowania z tą dokumentacją, do czasu wydzielenia tych
materiałów, stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące postępowania
z materiałami archiwalnymi.
2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po
zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w drodze
rozporządzenia:
1) określi:
a) metody kwalifikowania i metodę klasyfikowania dokumentacji,
b) rodzaje oznaczeń kategorii archiwalnych,
c) elementy jednolitego rzeczowego wykazu akt,
d) wzór budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt,
e) wzór budowy kwalifikatora dokumentacji,
f) standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego
zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do
archiwów państwowych,
g) szczegółowy tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów
państwowych,
h) szczegółowy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
i) właściwość archiwów państwowych w sprawach, o których mowa
w lit. g i h, w tym właściwość archiwów państwowych dla naczelnych
i centralnych organów władzy i administracji rządowej oraz innych
centralnych jednostek organizacyjnych, a także dla rodzajów
przejmowanych materiałów archiwalnych
– mając na uwadze wartość historyczną dokumentacji lub utratę jej znaczenia
i potrzebę ochrony dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub
utratą oraz kierując się zakresem stosowania systemów teleinformatycznych
w załatwianiu i rozstrzyganiu spraw;
2) może określić rodzaje lub typy dokumentacji niearchiwalnej, której
brakowanie nie wymaga zgody dyrektora właściwego archiwum
państwowego, kierując się krótkotrwałym znaczeniem tej dokumentacji oraz
tym, że nie stanowiła ona dotychczas materiałów archiwalnych.
2a. Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia,
niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w podmiotach, o których mowa w ust. 1, uwzględniając minimalne
wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie
elektronicznej, a także potrzebę zapewnienia integralności dokumentów
elektronicznych.
2b. Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia,
szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi w podmiotach,
o których mowa w ust. 1, w szczególności zasady ewidencjonowania,
klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz zasady i tryb
ich brakowania, uwzględniając potrzebę zapewnienia integralności dokumentów
elektronicznych i długotrwałego ich przechowywania.
2c. Minister właściwy do spraw informatyzacji, w porozumieniu z ministrem
właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia,
wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu
i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego
2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych
utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.
3. Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposób postępowania
z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego
zaprzestania działalności przez organy lub jednostki organizacyjne, w tym
podległych i nadzorowanych, określają, w drodze zarządzenia, w odniesieniu do:
1) Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej – Szef Kancelarii Prezydenta
Rzeczypospolitej Polskiej;
2) Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej – Szef Kancelarii Sejmu Rzeczypospolitej
Polskiej;
3) Senatu Rzeczypospolitej Polskiej – Szef Kancelarii Senatu Rzeczypospolitej
Polskiej;
4) Rady Ministrów – Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;
4a) Biura Bezpieczeństwa Narodowego – Szef Biura Bezpieczeństwa
Narodowego;
5) organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez
Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych,
ministra właściwego do spraw zagranicznych oraz wyodrębnionych komórek
organizacyjnych urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw
finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których
funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-
-rozpoznawcze, a także w odniesieniu do wyodrębnionej komórki
organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw
finansów publicznych wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania
praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – ministrowie, którym
podlegają oraz przez których są nadzorowane te organy i jednostki
organizacyjne;
6) Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego – Prezes Rady Ministrów na wniosek
Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego;
6a) Agencji Wywiadu – Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa Agencji
Wywiadu;
6b) Centralnego Biura Antykorupcyjnego – Prezes Rady Ministrów na wniosek
Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego;
7) Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko
Narodowi Polskiemu – Prezes Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji
Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.
4. (uchylony)
5. Zarządzenia dotyczące określenia sposobu kwalifikowania dokumentacji
ze względu na okresy jej przechowywania w Agencji Bezpieczeństwa
Wewnętrznego oraz w Agencji Wywiadu podlegają ochronie zgodnie z przepisami
o ochronie informacji niejawnych.

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach art. 5

DODAJ