Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 kwietnia 2025 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji w aktach osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej

1. Kierownik jednostki organizacyjnej Służby Więziennej prowadzi w aktach osobowych dokumentację przebiegu służby funkcjonariusza przy pomocy upoważnionego na piśmie funkcjonariusza lub pracownika realizującego zagadnienia kadrowe w jednostce organizacyjnej Służby Więziennej, zwanej dalej „jednostką organizacyjną”. 2. Akta osobowe przechowuje się i prowadzi w jednostce organizacyjnej, w której funkcjonariusz, którego akta osobo- we dotyczą, stale pełni służbę, z wyjątkiem akt osobowych:
1) dyrektora okręgowego Służby Więziennej, Komendanta Centralnego Ośrodka Szkolenia Służby Więziennej, komen- danta ośrodka szkolenia Służby Więziennej oraz komendanta ośrodka doskonalenia kadr Służby Więziennej bezpo- średnio podległego Dyrektorowi Generalnemu Służby Więziennej, które prowadzi się w Centralnym Zarządzie Służby Więziennej;
2) dyrektora zakładu karnego i dyrektora aresztu śledczego oraz komendanta ośrodka doskonalenia kadr Służby Wię- ziennej podległego dyrektorowi okręgowemu Służby Więziennej, które prowadzi się w okręgowym inspektoracie Służby Więziennej.  Dziennik Ustaw –2– Poz. 578 3. Akta osobowe Dyrektora Generalnego Służby Więziennej prowadzi upoważniony na piśmie przez Ministra Spra- wiedliwości funkcjonariusz lub pracownik realizujący zagadnienia kadrowe w Centralnym Zarządzie Służby Więziennej. 4. Akta osobowe Rektora-Komendanta uczelni Służby Więziennej prowadzi upoważniony na piśmie przez Senat uczelni Służby Więziennej funkcjonariusz lub pracownik realizujący zagadnienia kadrowe na uczelni Służby Więziennej. 5. Akta osobowe Szefa Inspektoratu Wewnętrznego Służby Więziennej prowadzi upoważniony na piśmie przez Ministra Sprawiedliwości funkcjonariusz lub pracownik realizujący zagadnienia kadrowe w Centralnym Zarządzie Służby Więziennej. 6. W przypadku przeniesienia funkcjonariusza do dalszego pełnienia służby w innej jednostce organizacyjnej jego akta osobowe niezwłocznie przekazuje się do jednostki organizacyjnej właściwej ze względu na nowe miejsce pełnienia służby. 7. W przypadku oddelegowania funkcjonariusza do pełnienia służby poza Służbą Więzienną w kraju lub poza granicami państwa jego akta osobowe niezwłocznie przekazuje się do Centralnego Zarządu Służby Więziennej, gdzie są prowadzone przez upoważnionego funkcjonariusza lub pracownika realizującego zagadnienia kadrowe w Centralnym Zarządzie Służby Więziennej. 8. W przypadku oddelegowania funkcjonariusza do wykonywania zadań służbowych w Ministerstwie Sprawiedliwości jego akta osobowe prowadzi jednostka organizacyjna, w której pełnił on służbę przed oddelegowaniem. 9. Prowadzenie akt osobowych w jednostce organizacyjnej właściwej ze względu na stałe miejsce pełnienia służby funkcjonariusza kończy się w dniu ustania stosunku służbowego.

1. Część A akt osobowych zawiera dokumenty zgromadzone:
1) w toku postępowania kwalifikacyjnego do Służby Więziennej;
2) w czasie przebiegu stosunku służbowego. 2. Dokumentami zgromadzonymi w toku postępowania kwalifikacyjnego są w szczególności:
1) wypełniona ankieta personalna kandydata do służby w Służbie Więziennej;
2) oświadczenie kandydata do służby w Służbie Więziennej o zdolności do przystąpienia do testu sprawności fizycznej oraz wynik tego testu;  Dziennik Ustaw –3– Poz. 578
3) orzeczenie właściwej komisji lekarskiej o zdolności do służby w Służbie Więziennej;
4) informacje o niekaralności kandydata do służby uzyskane z Krajowego Rejestru Karnego oraz dokumenty uzyskane w wyniku sprawdzenia w ewidencjach, rejestrach i kartotekach prawdziwości danych zawartych w ankiecie personalnej;
5) dokumenty potwierdzające posiadane wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i specjalistyczne;
6) kserokopia książeczki wojskowej lub dokument stwierdzający uregulowany stosunek do służby wojskowej – w przy- padku mężczyzn, a w przypadku kobiet – tylko kserokopia książeczki wojskowej, jeżeli ją posiadają, lub przydział organizacyjno-mobilizacyjny;
7) dokumenty służące ustaleniu wysługi lat w celu obliczenia wysokości uposażenia, wysokości nagrody jubileuszowej lub innych świadczeń pieniężnych wynikających z ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej, zwanej dalej „ustawą o Służbie Więziennej”;
8) obliczenie wysługi lat w celu ustalenia wysokości dodatku za wysługę lat oraz określenia okresów służby uprawniają- cych do nagrody jubileuszowej;
9) opinie polecające (referencje) do służby w Służbie Więziennej i ewentualne opinie z poprzednich miejsc zatrudnienia;
10) dokumenty potwierdzające upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych oraz potwierdzające przeszkolenie w zakresie ochrony tych informacji;
11) inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów lub powstanie w toku postępowania kwalifikacyjnego do Służby Więziennej lub jeżeli kandydat do służby przedłoży je w celu poświadczenia dodatkowych umiejętności i osiągnięć zawodowych lub szczególnych uprawnień. 3. Dokumentami zgromadzonymi w czasie przebiegu stosunku służbowego są w szczególności:
1) zawiadomienia, o których mowa w art. 884 § 3 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 1568 i 1841), zwanej dalej „kpc”;
2) pisemne potwierdzenie zapoznania się z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a także zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
3) oświadczenie o zapoznaniu się z obowiązującymi przepisami i ich przestrzeganiu, w szczególności dotyczące:
a) przepisów o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, przeciwdziałaniu narkomanii oraz o ochronie danych osobowych,
b) przepisów określających prawa i obowiązki oraz odpowiedzialność dyscyplinarną funkcjonariuszy,
c) regulaminów w sprawie zasad etyki zawodowej, sposobu pełnienia służby przez funkcjonariusza oraz w sprawie ceremoniału Służby Więziennej i musztry ceremonialnej,
d) Konwencji w sprawie zakazu stosowania tortur oraz innego okrutnego, nieludzkiego lub poniżającego traktowa- nia albo karania, przyjętej przez Zgromadzenie Ogólne Narodów Zjednoczonych dnia 10 grudnia 1984 r. (Dz. U. z 1989 r. poz. 378);
4) zawiadomienie o wyłączeniu z urzędu z obowiązku pełnienia służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny lub wyciąg z tego zawiadomienia zawierającego zbiorczą listę osób podlegających wyłączeniu z urzędu albo wskazanie przydziału organizacyjno-mobilizacyjnego;
5) pisma funkcjonariusza informujące o wydarzeniach zaistniałych w jego życiu osobistym i rodzinnym, do których złoże- nia zobowiązują go odrębne przepisy, a także dokumenty i pisma aktualizujące dane zawarte w ankiecie personalnej;
6) decyzje administracyjne o zmianie imienia lub nazwiska funkcjonariusza;
7) dokumenty dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego;
8) dokumenty potwierdzające podnoszenie przez funkcjonariusza wykształcenia, w tym odpisy dyplomów ukończenia studiów, świadectw ukończenia studiów podyplomowych i dokumentów potwierdzających ukończenie innych form kształcenia;
9) indywidualne karty sprawności fizycznej funkcjonariusza Służby Więziennej;
10) skierowania oraz zaświadczenia lekarskie lub orzeczenia lekarskie wydane na wniosek funkcjonariusza lub w związku z przeprowadzonymi badaniami, w szczególności okresowymi i kontrolnymi.  Dziennik Ustaw –4– Poz. 578

1. Prawo wglądu do akt osobowych funkcjonariusza przysługuje:
1) przełożonym oraz wyższym przełożonym;
2) funkcjonariuszowi lub pracownikowi realizującemu zagadnienia kadrowe – w stosunku do funkcjonariuszy pełniących służbę w jednostkach organizacyjnych przydzielonych temu funkcjonariuszowi lub pracownikowi do obsługi kadrowej lub w jednostkach organizacyjnych przez niego nadzorowanych, a także w stosunku do funkcjonariuszy ubiegających się o przeniesienie do tych jednostek;
3) kierownikowi komórki organizacyjnej – w stosunku do podległych mu funkcjonariuszy, a także w stosunku do funk- cjonariuszy ubiegających się o przeniesienie do danej komórki;
4) funkcjonariuszowi lub pracownikowi upoważnionemu na piśmie przez przełożonego lub wyższego przełożonego;
5) funkcjonariuszowi lub pracownikowi upoważnionemu do przeprowadzenia kontroli, jeżeli wymaga tego zakres kontroli;
6) funkcjonariuszowi lub pracownikowi, w tym także ich pełnomocnikom, będącym stronami w prowadzonym postępo- waniu administracyjnym, dyscyplinarnym lub skargowym;
7) rzecznikowi dyscyplinarnemu, właściwej komisji dyscyplinarnej oraz pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych – w zakresie ich kompetencji służbowych;
8) upoważnionemu pracownikowi organów nadzoru i kontroli, sądów i prokuratury oraz innych organów – na zasadach określonych odrębnymi przepisami. 2. Funkcjonariusz lub jego pełnomocnik ma prawo zapoznać się z dokumentami znajdującymi się w aktach osobowych tego funkcjonariusza w obecności funkcjonariusza lub pracownika realizującego zagadnienia kadrowe, w szczególności ma prawo do przeglądania akt, sporządzania notatek lub fotokopii. O wydanie kopii lub odpisu dokumentu znajdującego się w aktach osobowych funkcjonariusz lub jego pełnomocnik zwraca się na piśmie. Dokumenty wydaje się w terminie 30 dni od wpłynięcia pisma. 3. W przypadkach gdy prawo wglądu do akt osobowych podlega ograniczeniom określonym w rozporządzeniu albo w innych przepisach, prawo to jest realizowane przez okazanie przez funkcjonariusza albo pracownika realizującego zagad- nienia kadrowe osobie uprawnionej wyłącznie tych dokumentów, z którymi zapoznanie się jest konieczne do realizacji celu uzasadniającego zapoznanie się w tym zakresie z aktami osobowymi.

1. W przypadku uzasadnionej konieczności wyłączenia z akt osobowych dokumentu:
1) na stałe – w miejsce tego dokumentu włącza się notatkę służbową funkcjonariusza lub pracownika realizującego za- gadnienia kadrowe określającą nazwę dokumentu i przyczynę wyłączenia dokumentu oraz miejsce jego przechowy- wania, datę wyłączenia dokumentu oraz datę wystawienia i sygnaturę dokumentu; przepisy § 14 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio;
2) czasowo – w miejsce tego dokumentu włącza się kserokopię wyłączonego dokumentu wraz z odręczną adnotacją funkcjonariusza lub pracownika realizującego zagadnienia kadrowe określającą przyczyny wyłączenia dokumentu oraz miejsce jego przechowywania, datę wyłączenia dokumentu oraz datę wystawienia i sygnaturę dokumentu. 2. W razie konieczności przesłania akt osobowych funkcjonariusza do sądu, prokuratury lub innego uprawnionego organu państwowego funkcjonariusz lub pracownik realizujący zagadnienia kadrowe, który prowadził akta osobowe funkcjonariusza, odwzorowuje cyfrowo wszystkie dokumenty znajdujące się w częściach A, B, C i D akt osobowych funkcjonariusza, w szczególności w formie skanów. W celu przechowywania dokumentów wytworzonych po przesłaniu akt osobowych pro- wadzi się akta zastępcze w formie papierowej do momentu zwrotu akt osobowych. W okresie prowadzenia akt zastępczych przepisy § 4 ust. 1–3, § 6–12 i § 14 ust. 1–5 stosuje się odpowiednio. 3. Odwzorowane cyfrowo akta osobowe są przechowywane w systemie teleinformatycznym zapewniającym:
1) zabezpieczenie ich przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
2) integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzeniem zmian;
3) stały dostęp do dokumentacji wyłącznie osobom do tego uprawnionym;
4) funkcjonalność wydruku dokumentacji. 4. Po zwrocie akt osobowych dokumenty włączone do akt zastępczych w okresie, o którym mowa w ust. 2, wpina się odpowiednio do części A, B, C i D akt osobowych.  Dziennik Ustaw –6– Poz. 578

1. Wpisów w aktach osobowych i na dokumentach włączonych do akt dokonuje się w sposób czytelny, niebieskim lub czarnym atramentem lub tuszem. 2. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek zacieranie treści dokonywanych zapisów. Koniecznych zmian wpisu lub popra- wek dokonuje się w miarę możliwości w tej samej rubryce. 3. Zmian lub poprawek dokonuje się przez:
1) skreślenie kolorem czerwonym dotychczasowej treści jedną poziomą linią, z zachowaniem czytelności wpisu;
2) wpisanie właściwej treści, umieszczenie daty oraz czytelnego podpisu osoby dokonującej zmiany lub poprawki. 4. Zmiany we wpisach znajdujących się na zewnętrznych stronach okładki akt osobowych nanosi się w takim kolorze, jakim został naniesiony zmieniany wpis, przez skreślenie dotychczasowej treści jedną poziomą linią, z zachowaniem czytel- ności tego wpisu; przepisu ust. 3 pkt 2 nie stosuje się. 5. Akta osobowe prowadzi się i przechowuje w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym oraz zapewniający zabezpieczenie ich przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. 6. Akta osobowe po zakończeniu ich prowadzenia przekazuje się do archiwum zakładowego właściwego dla ostatniego miejsca pełnienia służby przez funkcjonariusza.