1. Każdy przypadek udzielenia nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczenia nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego dokumentuje się w karcie nieodpłatnej pomocy prawnej lub nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego, zwanej dalej „kartą pomocy”, przez podanie w szczególności informacji dotyczących zgłoszonej sprawy i udzielonej pomocy, dziedziny prawa, której dotyczyła ta pomoc, kategorii sprawy, formy udzielonej pomocy, czasu poświęconego na jej udzielenie i liczby wizyt osoby uprawnionej w tej samej sprawie, ogólnych informacji o osobie uprawnionej dotyczących w szczególności wieku, płci, wykształcenia, dochodu, gospodarstwa domowego i miejsca zamieszkania oraz danych dotyczących punktu, osoby udzielającej pomocy i daty jej udzielenia. Karta pomocy zawiera część obejmującą opinię osoby uprawnionej o udzielonej pomocy. Wypełnienie przez osobę uprawnioną tej części karty pomocy, w tym podanie numeru telefonu w celu zasięgnięcia dalszej opinii, jest uzależnione od zgody osoby uprawnionej. W karcie pomocy nie podaje się danych osobowych osoby uprawnionej, które mogą bezsprzecznie identyfikować osobę. 1a. Karta pomocy jest dokumentowana drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Karta pomocy zawierająca część obejmującą opinię osoby uprawnionej o udzielonej pomocy może być przekazywana przez osoby uprawnione poprzez wypełnienie ankiety w miejscu świadczenia pomocy lub przekazywana drogą elektroniczną bezpośrednio do urzędu starostwa powiatowego. 2. W przypadku, o którym mowa w art. 4a ust. 1 pkt 4, kartę pomocy wypełnia się tylko raz, po zakończeniu mediacji, wskazując dodatkowo liczbę i łączny czas trwania posiedzeń mediacyjnych oraz wynik mediacji. 3. Adwokat lub radca prawny do dziesiątego dnia następnego miesiąca kalendarzowego:
1) dokumentuje w systemie teleinformatycznym kartę pomocy, z wyjątkiem części obejmującej opinię osoby uprawnionej o udzielonej pomocy;
2) przekazuje oświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 2, złożone w formie pisemnej w sposób uniemożliwiający powiązanie go z kartą pomocy, w szczególności po usunięciu oznaczenia dnia złożenia oświadczenia, albo dokumentuje informację o złożeniu oświadczenia, o którym mowa w art. 4 ust. 2, w formie ustnej w systemie teleinformatycznym. 4. Dokumentacja sprawy, niezbędna do udzielenia pomocy, może być przechowywana w punkcie na czas udzielania pomocy. Dokumentacja sprawy przedłożona przez osobę uprawnioną oraz dokumentacja dotycząca udzielonej pomocy, może być po usunięciu z jej treści danych osobowych dołączona do karty pomocy. 5. Starosta analizuje opinie osób uprawnionych o udzielonej pomocy, mając na względzie potrzebę wprowadzenia usprawnień oraz podniesienia jakości nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego.

Art. 7a. 1. Minister Sprawiedliwości prowadzi centralny system teleinformatyczny do obsługi nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego oraz edukacji prawnej. 2. W systemie teleinformatycznym, o którym mowa w ust. 1, przetwarzane są dane osób zgłaszających się na wizytę, osób udzielających nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczących nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, osób reprezentujących organizacje pozarządowe, okręgowe rady adwokackie lub rady okręgowe izb radców prawnych, pracowników urzędów starostw powiatowych i urzędów wojewódzkich, doradców wykonujących recenzje, o których mowa w art. 11d ust. 11, a także osób, które ukończyły szkolenie, o którym mowa w art. 11a ust. 1, oraz kurs doszkalający, o którym mowa w art. 11a ust. 2, i otrzymały stosowne zaświadczenia. 3. Administratorami danych osobowych przetwarzanych w systemie są: Minister Sprawiedliwości, starostowie oraz wojewodowie, w zakresie realizowanych zadań wynikających z ustawy. Dane są przetwarzane przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono realizację zadań wynikających z ustawy, z wyjątkiem danych osobowych osób zgłaszających się na wizytę, które przetwarzane są przez okres roku od zakończenia roku kalendarzowego, w którym udzielono nieodpłatnej porady prawnej lub nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego.