1. Zastępcze akta ewidencyjne zakłada się w razie wydania z jednostki penitencjarnej akt ewidencyjnych. Założenie akt zastępczych może nastąpić przez wykonanie kserokopii wszystkich stron obwoluty akt ewidencyjnych oraz wkładki. Akt ewiden- cyjnych nie wydaje się, jeżeli są one niezbędne do wykonania czynności związanych ze zwolnieniem osadzonego, o czym zawia- damia się organ zwracający się o ich wydanie. Jednocześnie wskazuje się termin, w którym akta będą mogły być wydane. Dziennik Ustaw – 18 – Poz. 1741 2. Akta ewidencyjne wydaje się Dyrektorowi Generalnemu Służby Więziennej, dyrektorowi okręgowemu lub sę- dziemu penitencjarnemu, a w uzasadnionych przypadkach również dyrektorowi jednostki penitencjarnej, w której uprzednio przebywał osadzony. Innym uprawnionym organom akta wydaje się, jeżeli wykonane zostały wszystkie znajdujące się w nich orzeczenia i dokumentacja osadzonego może zostać przekazana do archiwum, chyba że wydania akt zażądał sąd lub prokurator w związku z prowadzonym postępowaniem karnym, a w przypadku sądu – także w postępowaniu wykonaw- czym. W takim przypadku akta wydaje się jedynie na czas konieczny do wykonania niezbędnych czynności procesowych, nie dłuższy niż 14 dni od dnia ich doręczenia. 3. Zastępcze akta likwiduje się po zwrocie właściwych akt. Obwolutę właściwych akt uzupełnia się informacjami od- notowanymi na obwolucie zastępczych akt, a przechowywane w nich dokumenty włącza się do właściwych akt.