1. Przyjętemu do jednostki penitencjarnej, zakłada się akta ewidencyjne i kartę identyfikacyjną. 2. Osadzonego przyjętego lub przetransportowanego rejestruje się w dokumentach ewidencyjnych. 3. Dane niezbędne do dokonania czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, uzyskuje się z dokumentów dostępnych oso- bie przyjmującej. Mogą być one poszerzone o informacje uzyskane od osoby przyjmowanej oraz dotyczące tej osoby dane zgromadzone w Centralnej Bazie. 4. Dane o osadzonych i dokumentach stanowiących podstawę wykonywania wobec nich pozbawienia wolności, odnoto- wuje się w Centralnej Bazie. Dane powinny być w pełni zgodne z danymi zawartymi w aktach i dokumentach ewidencyjnych. 5. Przepis ust. 4 stosuje się przy odnotowywaniu w Centralnej Bazie informacji dotyczących orzeczeń oczekujących na wykonanie oraz przerw w wykonaniu kary.