Art. 5. 1. Powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 2. 2. Jeżeli umowa, o której mowa w ust. 1, będzie sporządzona w języku polskim, a cudzoziemiec nie posługuje się językiem polskim, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy przedstawia cudzoziemcowi treść tej umowy na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej i przechowuje ją przez okres, o którym mowa w art. 4 ust. 6. 3. Jeżeli umowa, o której mowa w ust. 1, jest sporządzona w języku obcym, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przechowuje jej tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, przez okres, o którym mowa w art. 4 ust. 6. 4. Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi na podstawie stosunku pracy, stosunku służbowego, umowy o pracę nakładczą, umowy cywilnoprawnej lub w okresie członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej, spółdzielni kółek rolniczych lub spółdzielni usług rolniczych, informuje go w formie pisemnej, w języku zrozumiałym dla cudzoziemca, o prawie wstępowania do związków zawodowych, przysługującym mu na podstawie ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2025 r. poz. 440). Przepisy ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

Art. 5a. 1. Polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadamia powiatowy urząd pracy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi korzystającemu z ochrony czasowej w Rzeczypospolitej Polskiej w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca. 2. Powiadomienia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi dokonuje się za pomocą systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 26 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia. 3. W przypadku nieprawidłowego działania systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 26 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, które powoduje brak możliwości terminowego powiadomienia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w sposób określony w ust. 2, powiadomienia dokonuje się najpóźniej pierwszego dnia roboczego następującego po dniu usunięcia nieprawidłowości. 4. W powiadomieniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi określa się:
1) informacje dotyczące podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi:
a) nazwę albo imię (imiona) i nazwisko,
b) adres siedziby albo miejsca zamieszkania,
c) numer telefonu lub adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym,
d) numer identyfikacji podatkowej (NIP) i numer identyfikacyjny REGON – w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą albo numer PESEL – w przypadku osoby fizycznej,
e) numer wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia – w przypadku podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi prowadzącemu agencję zatrudnienia świadczącą usługi pracy tymczasowej,
f) symbol PKD oraz opis wykonywanej działalności związanej z pracą cudzoziemca;
2) dane osobowe cudzoziemca:
a) imię (imiona) i nazwisko,
b) obywatelstwo,
c) rodzaj, numer i serię dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego lub pozwalającego ustalić tożsamość oraz państwo, w którym wydano ten dokument,
d) numer PESEL albo w przypadku osób nieposiadających tego numeru – datę urodzenia i płeć,
e) tytuł pobytu, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 12;
3) rodzaj umowy między podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi a cudzoziemcem;
4) stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy;
5) miejsce wykonywanej pracy;
6) miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia;
7) wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub w miesiącu;
8) liczbę wszystkich osób wykonujących pracę na podstawie umowy o pracę i na podstawie umów cywilnoprawnych na dzień złożenia powiadomienia. 5. Polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadamia ponownie powiatowy urząd pracy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w terminie 7 dni od wystąpienia następujących okoliczności:
1) zmienił się rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi a obywatelem Ukrainy lub
2) zmieniło się stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy, lub
3) zmniejszono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określoną w powiadomieniu, lub
4) obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia określoną w powiadomieniu. 6. Właściwość powiatowego urzędu pracy oznacza się według siedziby lub miejsca stałego pobytu podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi. 7. Minister właściwy do spraw pracy oraz właściwy powiatowy urząd pracy przetwarzają dane, o których mowa w ust. 4, w celu realizacji zadań ustawowych. 8. Minister właściwy do spraw pracy zapewnia udostępnienie danych, o których mowa w ust. 4, w drodze teletransmisji danych:
1) Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
2) Państwowej Inspekcji Pracy,
3) Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej,
4) Straży Granicznej,
5) Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych,
6) Głównemu Urzędowi Statystycznemu
– w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań ustawowych. 9. Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnia dane o objęciu ubezpieczeniami społecznymi cudzoziemca, którego dotyczy powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, lub o zgłoszeniu umowy o dzieło, o której mowa w art. 36 ust. 17 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 199), zawartej z tym cudzoziemcem, w drodze teletransmisji danych:
1) ministrowi właściwemu do spraw pracy,
2) Państwowej Inspekcji Pracy,
3) Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej,
4) Straży Granicznej,
5) Głównemu Urzędowi Statystycznemu
– w celu realizacji ich zadań ustawowych. 10. W zakresie udostępnienia danych, o którym mowa w ust. 9, Zakład Ubezpieczeń Społecznych i podmioty wymienione w ust. 9 zawierają dwustronne porozumienie, określając sposób wymiany danych i termin jego wdrożenia. 11. Przepisy ust. 9 i 10 stosuje się odpowiednio do Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.