1. Podmioty uprawnione, które przekazały lub udostępniły dane osobowe podmiotowi, o którym mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, albo otrzymały takie dane od tego podmiotu, odnotowują lub dokumentują fakt takiego przekazania, udostępnienia lub otrzymania w celu weryfikacji legalności przetwarzanych danych, ich integralności oraz zapewnienia ich bezpieczeństwa. 2. Odnotowanie lub dokumentowanie, o których mowa w ust. 1, odbywa się zgodnie z przepisami dotyczącymi przetwarzania danych w zbiorach danych administrowanych przez dany podmiot uprawniony. 3. Obowiązek niezwłocznego odnotowania lub udokumentowania faktu przekazania, udostępnienia lub otrzymania danych osobowych dotyczy również punktu kontaktowego.

Art. 23a. 1. Punkt kontaktowy, przy użyciu systemu teleinformatycznego, prowadzi system zarządzania sprawami, dotyczący co najmniej:
1) wniosków o udzielenie informacji składanych przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1 i 2, odmowy udzielenia informacji na taki wniosek, wniosków w sprawie uzupełnienia wniosku o udzielenie informacji lub przekazania wyjaśnień w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia wniosku;
2) wymiany korespondencji między punktem kontaktowym a podmiotami uprawnionymi w sprawie wniosku o udzielenie informacji składanego przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, lub podmioty uprawnione;
3) informacji udzielonych podmiotom, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1. 2. System zarządzania sprawami zawiera minimalne wymogi funkcjonalne, obejmujące co najmniej:
1) datę i godzinę złożenia wniosku o udzielenie informacji;
2) numer referencyjny wniosku o udzielenie informacji;
3) nazwę i dane kontaktowe podmiotu, o którym mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, składającego wniosek o udzielenie informacji;
4) termin udzielenia odpowiedzi na wniosek o udzielenie informacji, w tym informację dotyczącą wniosków, które mają charakter pilny;
5) oznaczenie postępowania, w związku z którym złożono wniosek o udzielenie informacji;
6) przedmiot wniosku o udzielenie informacji;
7) wskazanie daty oraz sposobu rozpatrzenia wniosku o udzielenie informacji;
8) informacje dotyczące korespondencji punktu kontaktowego z podmiotami uprawnionymi, w tym datę i godzinę przekazania wniosku o udzielenie informacji oraz datę i godzinę uzyskania odpowiedzi na wniosek złożony przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1;
9) podstawę odmowy przekazania informacji;
10) wskazanie daty wystąpienia o uzupełnienie wniosku o udzielenie informacji lub przekazanie wyjaśnień w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia wniosku o udzielenie informacji;
11) wskazanie daty i godziny wystąpienia do organu prowadzącego postępowanie karne o wyrażenie zgody na udzielenie informacji oraz daty i godziny przekazania informacji po uzyskaniu zgody;
12) numer referencyjny prowadzonej w systemie sprawy. 3. System zarządzania sprawami spełnia wymogi funkcjonalne pozwalające na tworzenie statystyk do celów oceny i monitorowania wymiany informacji z państwami członkowskimi Unii Europejskiej. 4. System teleinformatyczny, przy użyciu którego punkt kontaktowy prowadzi system zarządzania sprawami, zapewnia w szczególności:
1) zabezpieczenia techniczne i organizacyjne uniemożliwiające dostęp osobie nieuprawnionej;
2) możliwość ustalenia osoby uzyskującej dostęp do systemu zarządzania sprawami oraz wykonanych operacji przetwarzania zgromadzonych w nim danych;
3) interoperacyjność z kanałem komunikacji wykorzystującym aplikację sieci bezpiecznej wymiany informacji SIENA, kanałem komunikacji udostępnianym przez Międzynarodową Organizację Policji Kryminalnej – Interpol oraz przez Krajowy System Informatyczny (KSI);
4) możliwość weryfikacji wniosków o udzielenie informacji składanych przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, z informacjami zgromadzonymi w systemie zarządzania sprawami;
5) monitorowanie wymaganych terminów udzielenia informacji na wniosek podmiotu, o którym mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, lub podmiotu uprawnionego. 5. Punkt kontaktowy przetwarza dane osobowe zgromadzone w systemie zarządzania sprawami tak długo, jak jest to konieczne, i proporcjonalnie do realizacji zadań, o których mowa w art. 5, a następnie nieodwracalnie usuwa te dane. 6. Punkt kontaktowy systematycznie, nierzadziej niż co 2 lata, weryfikuje dane zgromadzone w systemie zarządzania sprawami, usuwając dane zbędne. Pierwszą weryfikację punkt kontaktowy przeprowadza niepóźniej niż 6 miesięcy po zakończeniu wymiany informacji.

Art. 23b. Do dnia 1 marca każdego roku Komendant Główny Policji przekazuje Komisji Europejskiej dane dotyczące wymiany informacji z państwami członkowskimi Unii Europejskiej, która miała miejsce w poprzednim roku kalendarzowym, obejmujące w szczególności liczbę:
1) wniosków o udzielenie informacji złożonych przez punkt kontaktowy oraz upoważnione podmioty uprawnione;
2) wniosków o udzielenie informacji otrzymanych przez punkt kontaktowy i upoważnione podmioty uprawnione oraz liczbę wniosków o udzielenie informacji, na które udzieliły one odpowiedzi, w podziale na pilne i niepilne wnioski oraz państwa członkowskie Unii Europejskiej, które otrzymały informacje;
3) wniosków o udzielenie informacji rozpatrzonych odmownie na podstawie art. 13, w podziale na państwa członkowskie Unii Europejskiej i podstawy odmowy;
4) przypadków, w których nastąpiło przekroczenie terminów określonych w art. 15 ust. 1 i 2, ponieważ konieczne było uzyskanie zgody organu prowadzącego postępowanie karne zgodnie z art. 14 ust. 1, w podziale na wnioskujące państwa członkowskie Unii Europejskiej.