Kodeks pracy (art. 10 jasno określa, kiedy pracodawca może nałożyć na pracownika karę pieniężną i niezachowanie terminu nie jest tam wymienione. Pracownik ponosi jednak odpowiedzialność materialną za szkodę wyrządzoną pracodawcy. Przepisy nie określają definicji naruszenia obowiązków czy nienależytego ich wykonania. Może to nastąpić wskutek podjęcia nieodpowiednich działań lub niepodjęcia ich wcale. Za wyrządzoną szkodę pracodawca może żądać odszkodowania. Jeżeli szkoda została przez pracownika wyrządzona nieumyślnie, wtedy wysokość odszkodowania nie może przekroczyć kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika. Jeżeli szkoda została wyrządzona umyślenie, pracownik zobowiązany jest do naprawienia szkody w całości. Umyślna szkoda występuje zawsze, gdy pracownik dokonał czynu z zamiarem bezpośrednim lub ewentualnym.
Na pracodawcy ciąży obowiązek wykazania, że pracownik jest odpowiedzialny za szkodę.
Odszkodowania należy dochodzić na drodze sądowej, podpisując ugodę lub dokonując potrącenia z wynagrodzenia za pracę jedynie w przypadku wyrażenia zgody na piśmie przez pracownika.
Pracodawca może zastosować wobec pracownika środki porządkowe określone w art. 108 Kodeksu pracy, tj. upomnienie lub nagana. Kary pieniężne mogą być nałożone tylko w przypadkach wskazanych w art. 108^1 Kp, które nie obejmują sytuacji takiej jak opisana przez Państwa.
Jeżeli pracownica dopuściła się niedotrzymania terminu nieumyślnie, odpowiedzialność materialna pracownika za szkodę na mieniu powierzonym jest ograniczona trzymiesięcznym wynagrodzeniem, zgodnie z art. 119 Kp. Natomiast w przypadku, gdyby szkoda była wyrządzona umyślnie, pracownik odpowiada za nią w pełnej wysokości (art. 121 Kp).
Utrata możliwości uzyskania dofinansowania może być uznana za szkodę majątkową, ale pracodawca musi wykazać, że do jej powstania doszło w wyniku działań lub zaniechań pracownika, oraz że pracownik naruszył obowiązki pracownicze. Należy jednak pamiętać, że na gruncie prawa pracy, odpowiedzialność materialna pracownika jest ograniczona i nie zawsze możliwe jest pełne przeniesienie skutków finansowych na pracownika.
W przypadku rozważania zwolnienia pracownika, pracodawca musi przestrzegać procedur określonych w Kodeksie pracy, w tym udzielić pracownikowi możliwości wyjaśnienia okoliczności zdarzenia. Zwolnienie pracownika może nastąpić tylko z przyczyn dopuszczalnych przez prawo, z zachowaniem odpowiednich terminów wypowiedzenia lub w trybie natychmiastowym w przypadkach rażącego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.