Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie sposobu archiwizowania oraz sposobu i trybu usuwania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w związku z wykonywaniem dozoru elektronicznego
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 grudnia 2025 r. w sprawie sposobu archiwizowania oraz sposobu i trybu usuwania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w związku z wykonywaniem dozoru elektronicznego
1. Archiwizowania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w bazie danych systemu komunikacyjno-
-monitorującego używanego do wykonywania kar, środków karnych i środków zabezpieczających w systemie dozoru elek- tronicznego oraz elektronicznej kontroli miejsca pobytu w związku z przerwą w wykonaniu kary pozbawienia wolności do- konuje się przez zapisanie ich na nośniku umożliwiającym odtworzenie tych zapisów, zwanym dalej „nośnikiem”, w sposób zapewniający sprawdzenie ich integralności, która gwarantuje niezmienność zapisu od chwili jego utworzenia oraz możli- wość odczytania wszystkich zarejestrowanych danych zawartych w zapisie aż do zakończenia okresu ich archiwizowania. 2. Archiwizowania danych osobowych i informacji dokonuje przedstawiciel podmiotu dozorującego. 3. Przedstawiciel podmiotu dozorującego dokonujący archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych oraz in- formacji zapisuje i oznacza na sporządzanym nośniku:
1) sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany;
2) swoje imię i nazwisko albo imię i nazwisko osoby nadzorującej te czynności, zatrudnionej w podmiocie dozorującym;
3) czas rozpoczęcia i zakończenia archiwizowania.
Nośnik spełnia następujące wymogi:
1) zapewnia właściwą jakość zapisu zarejestrowanych danych osobowych i informacji;
2) jest przystosowany do przenoszenia między urządzeniami odczytującymi;
3) jest dostosowany do przechowywania w temperaturze 18–22 °C przy wilgotności względnej 40–50 %;
4) zapewnia możliwość wiernego odczytywania zarejestrowanych danych osobowych i informacji w urządzeniach wy- twarzanych przez różnych producentów, przeznaczonych do tej samej kategorii nośników.
1. Z czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji przedstawiciel podmiotu dozo- rującego sporządza protokół, w którym zamieszcza:
1) datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany;
2) swoje imię i nazwisko;
3) nazwę podmiotu dozorującego;
4) dane identyfikujące urządzenia monitorującego skazanego oraz informacje o ewentualnej wymianie tych urządzeń;
5) czas rozpoczęcia i zakończenia zapisu;
6) numer identyfikacyjny nadany nośnikowi z danymi archiwalnymi;
7) w miarę potrzeby – inne dane dotyczące dokonywanej czynności. Dziennik Ustaw –2– Poz. 1771 2. W razie awarii urządzeń użytych do archiwizacji danych lub wystąpienia błędów w zapisie tych danych uszkodzony lub nieprawidłowo sporządzony nośnik niszczy się w sposób trwały, uniemożliwiający odczyt danych, i odnotowuje ten fakt w protokole.
1. Po zakończeniu czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji przedstawiciel podmiotu dozorującego opakowuje nośnik wraz z protokołem, o którym mowa w § 3 ust. 1, oraz całą dokumentacją prze- kazaną w sprawie, uniemożliwiając osobom nieuprawnionym zapoznanie się z zawartością opakowania, i oznacza opako- wanie sygnaturą akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany. 2. Dane i informacje określone w ust. 1 przechowuje się od dnia ich uzyskania, zapewniając ochronę przed ich utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, a zwłaszcza ochronę przed szkodliwym działaniem środków chemicznych, czynników me- chanicznych, temperatury, promieniowania i pola magnetycznego.
1. Po upływie okresu, o którym mowa w art. 43x § 2 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wykonaw- czy, nośnik oraz całą dokumentację, o której mowa w § 4 ust. 1, podmiot dozorujący przesyła do sądu, który wydał orze- czenie o wykonaniu kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, elektronicznej kontroli miejsca pobytu w związku z przerwą w wykonaniu kary pozbawienia wolności, a w sprawie, w której zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego udzieliła komisja penitencjarna – do sądu peni- tencjarnego właściwego do wykonania tej decyzji. 2. Osoba upoważniona przez prezesa sądu dokonuje sprawdzenia nośnika przez próbę odtworzenia zapisanych na nim danych w ciągu 60 dni od dnia jego otrzymania. 3. W przypadku stwierdzenia, że zapis danych na nośniku jest prawidłowy, nośnik ten dołącza się do akt sprawy, w któ- rej dozór elektroniczny był orzeczony, a w sprawie, w której zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego udzieliła komisja penitencjarna – do akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany. Do akt sprawy można dołączyć wydrukowane wszystkie informacje zapisane na nośniku. 4. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia nośnika lub braku możliwości odtworzenia danych upoważniony sędzia zarzą- dza przesłanie przez podmiot dozorujący nowego nośnika wraz z kopią zarchiwizowanych danych i zwraca uszkodzony nośnik. Uszkodzony nośnik po otrzymaniu przez podmiot dozorujący niezwłocznie niszczy się, uniemożliwiając odczyt danych. 5. Nośnik z kopią zapisu zarchiwizowanych danych podmiot dozorujący przekazuje do sądu bez zbędnej zwłoki.
1. Dane zarejestrowane w systemie komunikacyjno-monitorującym dotyczące osób, które nie rozpoczęły odbywa- nia kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, elektronicznej kontroli miejsca pobytu w związku z przerwą w wykonaniu kary pozbawienia wolności i wobec których ustały przesłanki do rozpoczęcia odbywania kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, elektronicznej kontroli miejsca pobytu w związku z przerwą w wykonaniu kary pozbawienia wolności, są usuwane przez sąd lub na polecenie upo- ważnionego sędziego przez centralę monitorowania. 2. Przed dokonaniem czynności, o której mowa w ust. 1, sąd dołącza do akt sprawy wszelkie niezbędne informacje zarejestrowane w systemie komunikacyjno-monitorującym dotyczące orzeczenia o wykonywaniu kary, środka karnego lub zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, elektronicznej kontroli miejsca pobytu w związku z przerwą w wy- konaniu kary pozbawienia wolności.
1. Po upływie okresu, o którym mowa w § 5 ust. 2, zarchiwizowane dane osobowe oraz wszystkie informacje przecho- wywane w bazie danych systemu komunikacyjno-monitorującego dotyczące archiwizowanego orzeczenia są usuwane. Usunięcia zapisów z bazy danych dokonuje przedstawiciel podmiotu dozorującego w obecności przedstawiciela Ministra Sprawiedliwości. 2. Usunięcie danych osobowych i informacji polega na usunięciu ich zapisu z bazy danych systemu komunikacyjno-
-monitorującego, trwale uniemożliwiając ich odtworzenie. 3. Z czynności usunięcia danych osobowych i informacji sporządza się protokół, w którym zamieszcza się:
1) datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany;
2) datę i formę przeprowadzenia czynności usunięcia danych osobowych i informacji;
3) imię, nazwisko, stanowisko oraz czytelny podpis każdej osoby uczestniczącej w czynności usuwania;
4) numer identyfikacyjny nośnika. 4. Protokół przesyła się do sądu, który wydał orzeczenie o wykonaniu kary, środka karnego lub środka zabezpieczają- cego w systemie dozoru elektronicznego, elektronicznej kontroli miejsca pobytu w związku z przerwą w wykonaniu kary pozbawienia wolności, a w sprawie, w której zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektro- nicznego udzieliła komisja penitencjarna – do sądu penitencjarnego właściwego do wykonania tej decyzji. Dziennik Ustaw –3– Poz. 1771
Traci moc rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 grudnia 2022 r. w sprawie sposobu archiwizowania oraz sposobu i trybu usuwania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w związku z wykonywaniem dozoru elek- tronicznego (Dz. U. poz. 2663).