1. Ewidencję chroni się przed:
1) utratą;
2) uszkodzeniem lub zniszczeniem;
3) kradzieżą;
4) dostępem osób nieuprawnionych. 2. Wpisu do ewidencji dokonuje się niezwłocznie po dokonaniu obrotu towarami o znaczeniu strategicznym. W przy- padku gdy obrót polega na dokonaniu więcej niż jednej wysyłki, należy dokonać wpisu każdej wysyłki. 3. Wpisu do ewidencji dokonuje podmiot dokonujący obrotu towarami o znaczeniu strategicznym lub osoba upoważ- niona przez niego na piśmie. Wpisy do ewidencji dokonywane są na podstawie:
1) oświadczenia końcowego użytkownika;
2) certyfikatu importowego;
3) zezwolenia na obrót towarami o znaczeniu strategicznym;
4) dokumentu, na podstawie którego dokonano obrotu, w szczególności umowy dotyczącej obrotu, listu przewozowego lub faktury;
5) numeru zgłoszenia celnego;
6) zgłoszenia zamiaru dokonania przywozu lub transferu wewnątrzunijnego produktów podwójnego zastosowania wyko- rzystywanych w telekomunikacji lub do ochrony informacji. 4. Dokument będący podstawą dokonania wpisu lub jego odpis przechowuje się w miejscu prowadzenia ewidencji. Jeśli podstawą wpisów do ewidencji jest dokument elektroniczny, przechowuje się go w siedzibie podmiotu dokonującego obrotu towarami o znaczeniu strategicznym lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej przez ten podmiot.