W związku z dokonywaniem oceny kwalifikacyjnej dokonujący oceny przeprowadza w Biurze co najmniej jedną rozmowę z ocenianym urzędnikiem, podczas której omawia z nim w szczególności główne obowiązki wykonywane przez urzędnika w okresie, w którym urzędnik podlega ocenie, sposób ich realizacji oraz kierunki dalszego rozwoju zawodowego i potrzeby urzędnika w zakresie podnoszenia kwalifikacji i doskonalenia umiejętności.