Art. 41. 1. Płatnik składek przekazuje do Zakładu imienne raporty miesięczne,
po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek.
2. Jeżeli obowiązek ubezpieczeń społecznych wygasł w ciągu miesiąca
kalendarzowego, płatnik składek przekazuje do Zakładu raport, o którym mowa
w ust. 1, za okres ubezpieczenia w danym miesiącu, w terminie i na zasadach
określonych w art. 47 ust. 1 i 2.
3. Imienny raport miesięczny zawiera informacje dotyczące płatnika składek
określone w art. 43 ust. 4 i 5, miesiąc i rok, których raport dotyczy, oraz:
1) numery identyfikacyjne ubezpieczonego z danymi, o których mowa w art. 35 ust. 1 pkt 1;
2) nazwisko i imię;
3) wymiar czasu pracy;
4) zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na
ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, zawierające dane o:
a) tytule ubezpieczenia,
b) podstawie wymiaru składek,
c) kwocie składki w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek
oraz z innych źródeł finansowania,
d) kwocie obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne,
rentowe, chorobowe i wypadkowe, wynikającego z ustawy z dnia
22 sierpnia 1997 r. o pracowniczych programach emerytalnych (Dz. U.
z 2001 r. poz. 623 oraz z 2002 r. poz. 253 i 1178),
e) kwocie obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne,
rentowe, chorobowe i wypadkowe, wynikającego z ustawy z dnia
4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U.
poz. 2215 oraz z 2019 r. poz. 1074 i 1572);
4a) informacje o zastosowanych formach opodatkowania w poprzednim roku
kalendarzowym, kwotę rocznego przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej i rocznego dochodu z tej działalności, uzyskanych w poprzednim roku kalendarzowym, w tym kwotę przychodu i dochodu uzyskanych w okresie obowiązywania danej formy opodatkowania, oraz kwotę podstawy wymiaru
składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ustaloną na dany rok
kalendarzowy w przypadku, o którym mowa w art. 18c ust. 9 pkt 1;
5) podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne,
z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składki;
6) (uchylony)
7) rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne;
8) informacje o wypłaconych zasiłkach oraz wynagrodzeniach z tytułu niezdolności
do pracy wypłaconych na podstawie Kodeksu pracy oraz o zasiłkach
finansowanych z budżetu państwa;
9) oświadczenie płatnika składek, że dane zawarte w raporcie są zgodne ze stanem
faktycznym, potwierdzone podpisem płatnika składek lub osoby przez niego
upoważnionej;
10) dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy
wymiaru emerytury lub renty;
11) dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego
pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa
w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach
kompensacyjnych, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć,
z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika
pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację
o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na
podstawie tej ustawy.
4. Imienny raport miesięczny zawiera również datę sporządzenia raportu
miesięcznego, podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.
5. Imienne raporty miesięczne mogą zawierać informacje o złożeniu przez
ubezpieczonego zawiadomienia o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek
na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, o którym mowa w art. 19 ust. 5.
6. Płatnik składek jest zobowiązany złożyć imienny raport miesięczny
korygujący w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe
informacje określone w ust. 3–5, jeżeli zachodzi konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości:
1) przez płatnika składek we własnym zakresie;
2) przez Zakład.
6a. Nie koryguje się danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym
w przypadku stwierdzenia przez płatnika składek we własnym zakresie lub przez
Zakład różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej
2,20 zł, z zastrzeżeniem ust. 6b.
6b. Przepisu ust. 6a nie stosuje się w przypadku, gdy podstawę wymiaru składek
stanowi zadeklarowana kwota.
7. (uchylony)
7a. Płatnik składek jest zobowiązany złożyć imienny raport miesięczny
korygujący, o którym mowa w ust. 6, w terminie 7 dni od stwierdzenia
nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu
nieprawidłowości przez Zakład, z zastrzeżeniem ust. 7b.
7b. Jeżeli konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie
miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez Zakład w drodze:
1) decyzji – imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie
później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji;
2) kontroli – imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie
później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
8. Informacje zawarte w raportach, o których mowa w ust. 1–6, płatnik składek
przekazuje ubezpieczonemu w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły
w terminie do dnia 28 lutego roku następnego, na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego
– w formie dokumentu elektronicznego – w celu ich weryfikacji.
8a. Informacja, o której mowa w ust. 8, powinna zawierać także datę jej
sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.
8b. Informacje, o których mowa w ust. 8, płatnik składek jest obowiązany
przekazać na żądanie ubezpieczonego – nie częściej niż raz na miesiąc – za miesiąc poprzedni.
9. Przepisy ust. 1–8b stosuje się odpowiednio do składek na ubezpieczenie
zdrowotne, z zastrzeżeniem ust. 9a–10a.
9a. Informacja przekazywana ubezpieczonemu obejmuje także symbol kasy
chorych, do której przekazywana jest składka na ubezpieczenie zdrowotne.
10. Płatnik składek jest zwolniony z obowiązku przekazywania informacji
wynikającej z ust. 9 w przypadku pobierania wyłącznie składek na ubezpieczenie zdrowotne.
10a. Płatnik składek jest obowiązany przekazać informacje wynikające
z ust. 9 na żądanie ubezpieczonego – nie częściej niż raz na miesiąc – za miesiąc
poprzedni, z wyłączeniem przypadków pobierania składek z emerytur i rent.
11. Ubezpieczony zgłasza na piśmie lub do protokołu do płatnika składek
wniosek o sprostowanie informacji zawartych w imiennym raporcie miesięcznym
w terminie 3 miesięcy od otrzymania informacji, o których mowa w ust. 8, jeżeli, jego
zdaniem, nie są one zgodne ze stanem faktycznym. O fakcie tym informuje Zakład.
W razie nieuwzględnienia przez płatnika składek reklamacji w terminie jednego
miesiąca od daty jej wpływu, na wniosek ubezpieczonego, Zakład po przeprowadzeniu
postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję.
12. Jeżeli ubezpieczony nie zakwestionuje informacji zawartych w imiennym
raporcie miesięcznym w terminie określonym w ust. 11, to informacje te uznaje się za
zgodne ze stanem faktycznym, chyba że informacje dotyczące okresu objętego
raportem zakwestionuje Zakład, wydając decyzję.
13. Jeżeli Zakład zakwestionuje i zmieni informacje przekazane przez płatnika
składek, zawiadamia o tym ubezpieczonego i płatnika składek. Jeżeli w terminie
określonym w ust. 11 osoba ubezpieczona i płatnik składek nie złożą wniosku
o zmianę stanowiska Zakładu, informacje uznane przez Zakład traktuje się jako
prawdziwe. W razie złożenia takiego wniosku, Zakład po przeprowadzeniu
postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję.
14. Przepisy ust. 11–13 mają zastosowanie do raportów, o których mowa w ust. 6.

Art. 41a. 1. Płatnik składek w każdym czasie może złożyć do Zakładu
oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych.
2. Złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych
skutkuje obowiązkiem przekazania raportów informacyjnych za wszystkich
ubezpieczonych.
3. Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych może zostać
odwołane do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego.

Art. 41b. Płatnik składek przekazuje raport informacyjny za ubezpieczonego:
1) wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych – w przypadku
wyrejestrowania z ubezpieczeń po złożeniu oświadczenia, o którym mowa w art. 41a;
2) w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 41a –
w przypadku wyrejestrowania przed złożeniem tego oświadczenia.

Art. 41c. 1. W przypadku, o którym mowa w art. 41b pkt 1, płatnik składek
przekazuje ubezpieczonemu, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1, kopię przekazanego
raportu informacyjnego oraz dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od dnia
1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w
szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r.
o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, oraz dowody
potwierdzające wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym
charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r.
o emeryturach pomostowych, za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia
2008 r. wraz z pouczeniem o:
1) okresie, o którym mowa w art. 41f ust. 1, dotyczącym przechowywania
dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika;
2) prawie do odbioru dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
oraz akt osobowych pracownika w terminie miesiąca kalendarzowego
rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu, o którym mowa w art. 41f ust. 1;
3) prawie do uzyskania kopii dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem
pracy oraz akt osobowych pracownika.
2. W przypadku, o którym mowa w art. 41b pkt 1, płatnik składek przekazuje
ubezpieczonemu, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 4, kopię przekazanego raportu
informacyjnego wraz z pouczeniem o:
1) okresie, o którym mowa w art. 125a ust. 4a ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r.
o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dotyczącym
przechowywania dokumentacji, o której mowa w tym przepisie;
2) prawie do odbioru dokumentacji, o której mowa w pkt 1, w terminie miesiąca
kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu,
o którym mowa w art. 41f.

Art. 41d. 1. Zakład informuje ubezpieczonego o przekazaniu przez płatnika
składek raportu informacyjnego w informacji o stanie konta, o której mowa
w art. 50 ust. 1, przesyłanej za rok, w którym raport informacyjny został przekazany.
2. Jeżeli do osoby uprawnionej do świadczenia, za którą został przekazany przez
płatnika składek raport informacyjny, nie jest wysyłana informacja o stanie konta,
Zakład informuje osobę, za którą został przekazany raport informacyjny,
o przekazaniu tego raportu wraz z rocznym obliczeniem podatku lub imienną
informacją o wysokości uzyskanego dochodu, o których mowa w art. 34 ust. 7 i 8
ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U.
z 2019 r. poz. 1387, z późn. zm.10)
), przesyłanych za rok, w którym raport
informacyjny został złożony.
3. Ubezpieczonemu albo osobie, o której mowa w ust. 2, którzy utworzyli profil
informacyjny w systemie teleinformatycznym Zakładu, udostępnia się w tym systemie
informację o przekazaniu przez płatnika składek raportu informacyjnego.
4. Informacja Zakładu, o której mowa w ust. 1 lub 2, zawiera pouczenie,
o którym mowa odpowiednio w art. 41c ust. 1 lub 2, a w przypadku ubezpieczonego,
o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1, także o konieczności wystąpienia do płatnika
składek o wydanie dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od dnia
1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub
w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r.
o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, oraz dowodów
potwierdzających wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym
charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych, za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r.

Art. 41e. 1. W przypadku stwierdzenia przez płatnika składek lub
ubezpieczonego nieprawidłowości w raporcie informacyjnym płatnik składek jest
obowiązany złożyć raport informacyjny korygujący. Do raportu informacyjnego
korygującego stosuje się odpowiednio art. 41 ust. 6, 7a i 7b oraz art. 47 ust. 3c.
2. W przypadku stwierdzenia przez ubezpieczonego, że raport informacyjny nie
zawiera wszystkich informacji, o których mowa w art. 4 pkt 6a, lub informacje te
zostały niewłaściwie zewidencjonowane, stosuje się art. 50 ust. 2e–2n.

Art. 41f. 1. Złożenie raportów informacyjnych za ubezpieczonych, o których
mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1, skutkuje skróceniem okresu przechowywania ich
dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych
pracownika do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport
informacyjny został złożony.
2. Złożenie raportów informacyjnych za ubezpieczonych, o których mowa
w art. 6 ust. 1 pkt 4, skutkuje skróceniem okresu przechowywania ich dokumentacji,
o której mowa w art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach
i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, do 10 lat, licząc od końca roku
kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych art. 41