Art. 20. 1. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy
wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie
sprawozdawczym.
2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe
stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami
źródłowymi”:
1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
3. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2) korygujące poprzednie zapisy;
3) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4) rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych
obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na
udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów
zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to
jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy
opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za
równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych,
wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji
zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów
zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby
odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia
odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób
zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania
danego rodzaju dowodów księgowych.

Ustawa o rachunkowości art. 20