Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r., z wyjątkiem:
1) rozdziału 5, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.;
2) § 6 ust. 1 pkt 1, który wchodzi w życie z dniem 1 kwietnia 2026 r.2) Minister Finansów i Gospodarki: wz. H. Majszczyk
2) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 2481, z 2022 r. poz. 2667 oraz z 2023 r. poz. 1760), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598, z 2024 r. poz. 852 i 1721 oraz z 2025 r. poz. 1203).  Dziennik Ustaw – 12 – Poz. 1815 Załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. (Dz. U. poz. 1815) Załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia …………….. r. (Dz. U. poz. …) POLA JASNE WYPEŁNIA PODMIOT SKŁADAJĄCY ZAWIADOMIENIE, POLA CIEMNE WYPEŁNIA URZĄD. WYPEŁNIĆ DUŻYMI, DRUKOWANYMI LITERAMI, CZARNYM LUB NIEBIESKIM KOLOREM. 1. Identyfikator podatkowy NIP podatnika lub podmiotu 2. Nr dokumentu 3. Status └────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┘ ZAW-FA ZAWIADOMIENIE O NADANIU LUB ODEBRANIU UPRAWNIEŃ DO KORZYSTANIA Z KRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR 4. Kolejny nr egz. / ogółem liczba egzemplarzy1) └────┴────┘/└────┴────┘ Podstawa prawna: § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 1815). Składający: Podatnicy i podmioty nadający lub odbierający osobie fizycznej uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Podatnicy zgłaszający dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanego podpisu lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Miejsce składania: Właściwy naczelnik urzędu skarbowego. A. MIEJSCE I CEL SKŁADANIA 5. Właściwy naczelnik urzędu skarbowego ❑ 1. nadanie uprawnień ❑ 2. odebranie uprawnień ❑ 3. odebranie wszelkich nadanych uprawnień 6. Cel złożenia formularza (zaznaczyć właściwy kwadrat):
2) 3) 4) ❑ 4. zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podatnika 5) B. DANE PODATNIKA LUB PODMIOTU, KTÓRY SKŁADA ZAWIADOMIENIE B.1. DANE IDENTYFIKACYJNE * – dotyczy podmiotu niebędącego osobą fizyczną ** – dotyczy podmiotu będącego osobą fizyczną ❑ ❑ 2. organ egzekucyjny ❑ 3. osoba fizyczna 7. Rodzaj podmiotu (zaznaczyć właściwy kwadrat):
6) 7) 1. podmiot niebędący osobą fizyczną 8. Nazwa pełna* / Nazwisko, pierwsze imię** B.2. DANE KONTAKTOWE 9. Telefon8) 10. E-mail9) C. DANE OSOBY UPRAWNIONEJ DO KORZYSTANIA Z KRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR C.1. DANE IDENTYFIKACYJNE ❑ ❑ 2. PESEL ❑ 3. brak identyfikatora 11. Rodzaj identyfikatora podatkowego (zaznaczyć właściwy kwadrat):
10) 1. NIP 12. Identyfikator podatkowy NIP / numer PESEL └────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┘ 13. Nazwisko 14. Pierwsze imię 15. Data urodzenia10) └────┴────┘-└────┴────┘-└────┴────┴────┴────┘ 16. Rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość10) 17. Numer i seria dokumentu potwierdzającego tożsamość10) 18. Kraj wydania dokumentu potwierdzającego tożsamość10) C.2. DANE KONTAKTOWE 19. Telefon11) 20. E-mail12) D. ZGŁOSZENIE DANYCH UNIKALNYCH POWIĄZANYCH Z CERTYFIKATEM KWALIFIKOWANEGO PODPISU LUB KWALIFIKOWANEJ PIECZĘCI ELEKTRONICZNEJ NIEZAWIERAJĄCYCH NUMERU IDENTYFIKACJI PODATKOWEJ (NIP) I NUMERU PESEL 21. Dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (SHA-256)13) └────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┘ └────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┘ ZAW-FA(3) 1/2  Dziennik Ustaw – 13 – Poz. 1815 POLA JASNE WYPEŁNIA PODMIOT SKŁADAJĄCY ZAWIADOMIENIE, POLA CIEMNE WYPEŁNIA URZĄD. WYPEŁNIĆ DUŻYMI, DRUKOWANYMI LITERAMI, CZARNYM LUB NIEBIESKIM KOLOREM. E. PODPIS PODATNIKA LUB PODMIOTU / OSOBY REPREZENTUJĄCEJ14) 22. Nazwisko 23. Pierwsze imię 1 24. Stanowisko/funkcja 25. Podpis 26. Nazwisko 27. Pierwsze imię 2 28. Stanowisko/funkcja 29. Podpis 30. Nazwisko 31. Pierwsze imię 3 32. Stanowisko/funkcja 33. Podpis 34. Nazwisko 35. Pierwsze imię 4 36. Stanowisko/funkcja 37. Podpis Objaśnienia
1) Wypełnia się w przypadku złożenia więcej niż jednego formularza ZAW-FA.
2) Przez nadanie uprawnień należy rozumieć wskazanie osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Wskazanie kolejnej osoby fizycznej jest możliwe za pośrednictwem ZAW-FA po odebraniu uprawnień osobie fizycznej uprzednio wskazanej w części C. Dalsze uprawnienia nadawane przez osobę fizyczną wskazaną za pośrednictwem ZAW-FA są nadawane za pomocą oprogramowania interfejsowego (tj. elektronicznie) w Krajowym Systemie e-Faktur.
3) Przez odebranie uprawnień należy rozumieć odebranie uprawnień określonej osobie fizycznej, nadanych za pośrednictwem ZAW-FA.
4) Przez odebranie wszelkich nadanych uprawnień należy rozumieć odebranie wszelkich nadanych uprawnień, z wyłączeniem uprawnień właścicielskich, których odebranie nie jest możliwe. W takim przypadku nie wypełnia się części C.
5) Zaznaczyć w przypadku zgłaszania:
- danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną wymienioną w części B (tzw. odcisk palca certyfikatu podpisu kwalifikowanego) lub
- danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika, którą będzie się posługiwała osoba działająca w imieniu podatnika niebędącego osobą fizyczną wymienioną w części B (tzw. odcisk palca pieczęci kwalifikowanej).
6) W przypadku organu egzekucyjnego zaznacza się również kwadrat „podmiot niebędący osobą fizyczną”.
7) Zaznacza się w przypadku zgłaszania danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego podatnika będącego osobą fizyczną, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną (tzw. odcisk palca podpisu kwalifikowanego).
8) Podanie numeru telefonu nie jest obowiązkowe.
9) Adres e-mail podaje się obowiązkowo. Podatnik na podany adres e-mail otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
10) Zaznacza się / wypełnia się w przypadku nierezydenta, który nie posiada identyfikatora podatkowego.
11) Podanie numeru telefonu nie jest obowiązkowe.
12) Adres e-mail podaje się obowiązkowo. Osoba uprawniona na podany adres e-mail otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
13) Wypełnia się w przypadku zgłaszania danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL (tzw. odcisk palca podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej), gdy:
- w polu nr 6 zaznaczono „zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podatnika”; w takim przypadku nie wypełnia się części C, albo
- w polu nr 6 zaznaczono „nadanie uprawnień”, a osoba uprawniona do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymieniona w części C nie posiada numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL oraz posiada wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL, albo
- w polu nr 6 zaznaczono „nadanie uprawnień”, a osoba uprawniona do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymieniona w części C posiada wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL. W przypadku wypełnienia części D każdą zmianę kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej należy zgłaszać odpowiednio w trybie nadania uprawnień lub zgłoszenia danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
14) W przypadku reprezentacji wieloosobowej (powyżej 4 osób) pozostałych uprawnionych do reprezentowania i ustanowienia osoby uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur należy wymienić w dodatkowym formularzu ZAW-FA. ZAW-FA (3) 2/2