Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Rozporządzenie określa:
1) rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2) sposoby nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz wzór zawiadomie- nia o nadaniu oraz odebraniu tych uprawnień;
3) sposoby uwierzytelniania podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur, w tym sposób potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury przy użyciu certyfikatu, o którym mowa w art. 106nda ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”, a także wymagania techniczne dla tych sposobów uwie- rzytelniania;
4) zakres danych, których podanie umożliwia dostęp w Krajowym Systemie e-Faktur do faktur ustrukturyzowanych, faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, oraz faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, bez konieczności uwierzytelniania;
5) sposób oznaczania faktur ustrukturyzowanych, faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, udostępnianych nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur lub używanych poza Krajo- wym Systemem e-Faktur, oraz faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, używanych poza Krajowym Systemem e-Faktur, umożliwiający dostęp do tych faktur w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiający weryfikację danych zawartych na tych fakturach, a także wymagania technicz- ne dla tego sposobu oznaczania;
6) sposób oznaczania faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, udostępnia- nych nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, umożliwiający weryfikację danych z tych faktur oraz umożliwiający zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur, a także wymaga- nia techniczne dla tego sposobu oznaczania;
1) Minister Finansów i Gospodarki kieruje działem administracji rządowej – finanse publiczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporzą- dzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 lipca 2025 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów i Gospodarki (Dz. U. poz. 997).  Dziennik Ustaw –2– Poz. 1815
7) szczegółowy zakres danych, jakie powinno zawierać:
a) zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem, w tym treść oświadczenia o spełnieniu warunków koniecznych do wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem oraz oświadczenia o świadomości skutków naruszenia zasad wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem,
b) zgłoszenie o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem;
8) szczegółowy sposób postępowania w sprawie potwierdzenia możliwości wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem oraz w sprawie odebrania możliwości wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem;
9) wymagania techniczne, jakie powinny być spełnione przy wystawianiu i przesyłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem.

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
1) certyfikacie KSeF – rozumie się przez to certyfikat, o którym mowa w art. 106nda ust. 7 ustawy;
2) fakturach z załącznikiem – rozumie się przez to faktury ustrukturyzowane lub faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, dotyczące czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto, z załącznikiem będącym ich integralną częścią, zawierającym wyłącznie dane, o których mowa w art. 106e ust. 1 ustawy, lub dane ściśle powiązane z tymi danymi, z zastrzeżeniem że to pojęcie nie dotyczy ustrukturyzowanych faktur elektronicz- nych, o których mowa w ustawie z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicz- nych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 oraz z 2023 r. poz. 1598), uznanych za faktury ustrukturyzowane;
3) kodzie weryfikującym – rozumie się przez to kod, o którym mowa w art. 106gb ust. 5 ustawy;
4) oprogramowaniu interfejsowym – rozumie się przez to oprogramowanie interfejsowe, o którym mowa w art. 106gb ust. 1 ustawy;
5) podmiocie upoważnionym do wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych – rozumie się przez to podmiot upoważniony przez podatnika do wystawiania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, który zapewnia komunikację elektroniczną w ramach sieci Peppol, zarządzanej przez stowarzyszenie OpenPEPPOL, o którym mowa w art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, posługujący się unikalnym identyfikatorem w sieci Peppol;
6) wyróżniku faktury – rozumie się przez to unikalny ciąg znaków obliczony zgodnie ze specyfikacją oprogramowania interfejsowego, na podstawie skrótu kryptograficznego faktury o długości 256 bitów wytworzonego przy użyciu algo- rytmu kryptograficznego z rodziny SHA2 opisanego w specyfikacji oprogramowania interfejsowego, służący do oznaczania faktur jako składnik kodu weryfikującego i kodu, o którym mowa w § 9 ust. 10 pkt 1. Rozdział 2 Rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz sposoby nadawania lub odbierania tych uprawnień

1. Uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia do:
1) nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2) wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych i faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy;
3) wystawiania faktur przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy;
4) wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. 2. Uprawnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, posiadają:
1) podatnik;
2) podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy;  Dziennik Ustaw –3– Poz. 1815
3) osoba fizyczna wskazana przez:
a) podatnika,
b) podatnika jako przedstawiciel zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika,
c) podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy,
d) jednostkę samorządu terytorialnego jako przedstawiciel samorządowej jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, urzędu gminy, starostwa powiatowego lub urzędu marszałkowskiego,
e) grupę VAT jako przedstawiciel członka grupy VAT;
4) osoba fizyczna wskazana przez osobę fizyczną posiadającą uprawnienie do nadawania i odbierania uprawnień do ko- rzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wskazaną przez:
a) podatnika,
b) podatnika jako przedstawiciel zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika,
c) podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy,
d) jednostkę samorządu terytorialnego jako przedstawiciel samorządowej jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, urzędu gminy, starostwa powiatowego lub urzędu marszałkowskiego,
e) grupę VAT jako przedstawiciel członka grupy VAT. 3. Uprawnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, posiada również:
1) podmiot wskazany przez podatnika, zakład (oddział) osoby prawnej lub inną wyodrębnioną jednostkę wewnętrzną podatnika, samorządową jednostkę budżetową, samorządowy zakład budżetowy, urząd gminy, starostwo powiatowe, urząd marszałkowski lub członka grupy VAT;
2) osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wskazany przez podatnika, zakład (oddział) osoby prawnej lub inną wyodrębnioną jednostkę wewnętrzną podatnika, samorządową jednostkę budżetową, samorządowy zakład budże- towy, urząd gminy, starostwo powiatowe, urząd marszałkowski lub członka grupy VAT;
3) podmiot upoważniony do wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. 4. Uprawnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, nadane przez podatnika nabywcy towarów lub usług posiada wskazany przez tego podatnika nabywca towarów lub usług oraz osoby fizyczne i inne podmioty uprawnione wskazane przez tego nabywcę do wystawiania faktur ustrukturyzowanych i faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy. 5. Uprawnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, nadane przez rolnika ryczałtowego nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych posiada wskazany przez tego rolnika ryczałtowego nabywca produktów rolnych lub usług rolniczych oraz osoby fizyczne i inne podmioty uprawnione wskazane przez tego nabywcę do wystawiania faktur ustrukturyzowanych i faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy.

1. Nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego w sposób określony w specyfikacji tego oprogramowania, po weryfikacji posiadanych uprawnień. 2. Nadanie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga podania:
1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
2) w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną, któremu jest nadawane lub odbierane uprawnienie:
a) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu,
b) nazwy podmiotu,
c) danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podmiotu, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 – w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP);  Dziennik Ustaw –4– Poz. 1815
3) w przypadku osoby fizycznej, której jest nadawane lub odbierane uprawnienie:
a) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) osoby fizycznej lub numeru PESEL osoby fizycznej, a w przypadku nie- podania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL – daty urodzenia osoby fizycznej,
b) imienia i nazwiska osoby fizycznej,
c) numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania – w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL,
d) danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby fizycznej, obli- czanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na al- gorytmie SHA-256 – w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL;
4) rodzaju uprawnienia;
5) w przypadku gdy podatnik ustanowił przedstawiciela podatkowego, o którym mowa w art. 18a ustawy – informacji o nadaniu lub odebraniu uprawnienia temu przedstawicielowi. 3. Nadanie oraz odebranie uprawnienia, o którym mowa w ust. § 3 ust. 1 pkt 3, jeżeli nabywca towarów lub usług nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) na potrzeby danej czynności, a posiada numer, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy, wymaga podania:
1) numeru, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim Unii Europejskiej, oraz
2) nazwy nabywcy towarów lub usług i jego adresu oraz:
a) w przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest osobą fizyczną – danych unikalnych powiązanych z certyfika- tem kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby fizycznej, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i two- rzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 oraz danych, o których mowa w ust. 2 pkt 3 lit. a–c, albo
b) w przypadku gdy nabywca towarów lub usług nie jest osobą fizyczną:
– danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej tego nabywcy, obli- czanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, albo
– danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podmiotu, do którego ten certyfikat należy, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu krypto- graficznego opartej na algorytmie SHA-256 oraz nazwy i adresu podmiotu, do którego ten certyfikat należy – jeżeli ten certyfikat należy do podmiotu innego niż nabywca towarów lub usług. 4. Nadanie oraz odebranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przez rolnika ryczałtowego wyma- ga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 116 ust. 3 ustawy. Oświadczenie to składa się za pomocą oprogramowania interfejsowego. 5. Nadanie oraz odebranie uprawnień do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu Krajo- wego Systemu e-Faktur przez nabywcę produktów rolnych lub usług rolniczych wskazanego przez rolnika ryczałtowego wymaga podania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i nazwy nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych oraz numeru identyfikacji podatkowej (NIP) rolnika ryczałtowego. 6. Nadawanie oraz odebranie uprawnień podmiotowi upoważnionemu do wystawiania elektronicznych faktur ustruktu- ryzowanych wymaga podania nazwy podmiotu lub imienia i nazwiska osoby fizycznej oraz ich unikalnego identyfikatora w sieci Peppol. 7. Nadanie oraz odebranie uprawnień do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez osobę fizyczną wskazaną przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy, wymaga podania:
1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu, o którym mowa w art. 106c pkt 2 ustawy, lub urzędu obsługującego podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy, oraz
2) danych, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b i pkt 3 lit. b–d, oraz w przypadku niepodania numeru identyfikacji podat- kowej (NIP) lub numeru PESEL – daty urodzenia osoby fizycznej.  Dziennik Ustaw –5– Poz. 1815 8. Nadanie oraz odebranie uprawnień osobom fizycznym, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 3 lit. b, d i e oraz ust. 3 pkt 2, wymaga podania danych, o których mowa w ust. 2 pkt 1, 3 i 4, oraz odpowiednio:
1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP):
a) samorządowej jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, urzędu gminy, starostwa powiato- wego lub urzędu marszałkowskiego,
b) członka grupy VAT;
2) unikalnego identyfikatora zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika. 9. Przez unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podat- nika, o którym mowa w ust. 8 pkt 2, rozumie się identyfikator utworzony zgodnie z zasadami określonymi w specyfikacji oprogramowania interfejsowego, zawierający numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika i ciąg znaków numerycznych.

1. W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się w sposób, o którym mowa w § 6 ust. 1 pkt 3, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane przez złożenie zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku podmiotu, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy, zawiadomienie jest składane niezależnie od sposobu uwierzytelnienia, o którym mowa w § 6. 2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, zawiera:
1) numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienie;
2) dane kontaktowe podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienie:
a) adres poczty elektronicznej – dana podawana obowiązkowo,
b) numer telefonu tego podatnika lub podmiotu – dana podawana nieobowiązkowo;
3) w przypadku osoby fizycznej, której jest nadawane lub odbierane uprawnienie:
a) numer identyfikacji podatkowej (NIP) osoby fizycznej lub numer PESEL osoby fizycznej, a w przypadku nie- podania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL – datę urodzenia osoby fizycznej,
b) imię i nazwisko osoby fizycznej,
c) numer i serię dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z kra- jem jego wydania – w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL,
d) dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby fizycznej, obliczane na pod- stawie tego certyfikatu i tworzone przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 – w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL,
e) dane kontaktowe osoby fizycznej:
– adres poczty elektronicznej – dana podawana obowiązkowo,
– numer telefonu – dana podawana nieobowiązkowo;
4) miejsce i cel składania zawiadomienia;
5) podpis podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawienie, lub podmiotu reprezentującego. 3. W przypadku nadawania uprawnień, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 i 2, przez złożenie zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, uprawnienia te może posiadać jedna osoba fizyczna. Wskazanie kolejnej osoby fizycznej w sposób określony w zdaniu pierwszym jest możliwe po odebraniu uprawnień uprzednio wskazanej osobie fizycznej. 4. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w przypadku:
1) samorządowej jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, urzędu gminy, starostwa powiatowego lub urzędu marszałkowskiego;
2) członków grupy VAT;
3) zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika. 5. Wzór zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, określa załącznik do rozporządzenia.  Dziennik Ustaw –6– Poz. 1815 Rozdział 3 Sposoby uwierzytelniania podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur oraz zakres danych, których podanie umożliwia dostęp do faktury w tym systemie

1. Uwierzytelnianie podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga użycia:
1) środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajo- wego identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 21a ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usłu- gach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1725), albo
2) danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeżeli te dane pozwalają na identyfi- kację i uwierzytelnienie wymagane w celu korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, albo
3) danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, jeżeli te dane pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, albo
4) certyfikatu KSeF wytworzonego po uwierzytelnieniu się w sposób, o którym mowa w pkt 1–3, przez podatnika lub osoby fizyczne i inne podmioty uprawnione
– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień. 2. Pobrany certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż 2 lata od daty jego wytworzenia lub od wskazanej przez podatnika daty początkowej jego obowiązywania i może być odnowiony w okresie jego ważności. 3. Szczegółowy opis wymagań technicznych dla certyfikatu KSeF oraz sposobu jego poboru z Krajowego Systemu e-Faktur zawiera specyfikacja oprogramowania interfejsowego. 4. W przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień są możliwe również po zgłoszeniu danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w zawiadomieniu, o którym mowa w § 5 ust. 1. 5. W przypadku kwalifikowanych pieczęci elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień są możliwe również po zgłoszeniu danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzo- nych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, do właściwego naczelnika urzędu skar- bowego w zawiadomieniu, o którym mowa w § 5 ust. 1.

1. Dostęp w Krajowym Systemie e-Faktur do faktury ustrukturyzowanej, faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, przesłanej do Krajowego Systemu e-Faktur oraz faktury VAT RR wysta- wionej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy poprzez kod weryfikujący po podaniu:
1) numeru faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy, a w przypadku faktury VAT RR – numeru kolejnego faktury, o którym mowa w art. 116 ust. 2 pkt 4 ustawy, oraz
2) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług lub nabywcy produk- tów rolnych lub usług rolniczych albo informacji o braku identyfikatora, oraz
3) kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 15 ustawy, a w przypadku faktury VAT RR – kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 116 ust. 2 pkt 12 ustawy. 2. Dostęp w Krajowym Systemie e-Faktur do faktury korygującej i faktury VAT RR KOREKTA wystawionej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy poprzez kod weryfikujący po podaniu:
1) numeru faktury korygującej, o którym mowa w art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy, a w przypadku faktury VAT RR KOREKTA – numeru faktury, o którym mowa w art. 116 ust. 5e pkt 1 ustawy, oraz
2) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług lub nabywcy produk- tów rolnych lub usług rolniczych albo informacji o braku identyfikatora, oraz
3) kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 15 ustawy, zawartej na fakturze korygującej, a w przy- padku faktury VAT RR KOREKTA – kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 116 ust. 2 pkt 12 ustawy, zawartej na fakturze VAT RR KOREKTA.  Dziennik Ustaw –7– Poz. 1815

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej, faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA jest możliwy poprzez podanie:
1) numeru identyfikującego daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur;
2) numeru faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy, a w przypadku:
a) faktury korygującej – numeru faktury korygującej, o którym mowa w art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy,
b) faktury VAT RR – numeru kolejnego faktury, o którym mowa w art. 116 ust. 2 pkt 4 ustawy,
c) faktury VAT RR KOREKTA – numeru faktury, o którym mowa w art. 116 ust. 5e pkt 1 ustawy;
3) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług lub nabywcy produk- tów rolnych lub usług rolniczych albo informacji o braku identyfikatora;
4) imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług, a w przypadku faktury VAT RR – imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych, albo informacji o braku tych danych;
5) kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 15 ustawy, a w przypadku:
a) faktury korygującej – kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 15 ustawy, zawartej na fakturze korygującej,
b) faktury VAT RR – kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 116 ust. 2 pkt 12 ustawy,
c) faktury VAT RR KOREKTA – kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 116 ust. 2 pkt 12 ustawy, zawar- tej na fakturze VAT RR KOREKTA. Rozdział 4 Sposoby oznaczania faktur

1. Faktura ustrukturyzowana i faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, używane poza Krajowym Systemem e-Faktur, są oznaczane:
1) kodem weryfikującym, który zawiera:
a) adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,
b) datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, a w przypadku faktury korygującej – datę, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy,
c) numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,
d) wyróżnik faktury, oraz
2) numerem identyfikującym fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur zamieszczanym bezpośrednio pod kodem weryfi- kującym, o którym mowa w pkt 1. 2. Sposób oznaczania określony w ust. 1 stosuje się odpowiednio do:
1) faktury ustrukturyzowanej i faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, udostępnianych nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur;
2) faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e-Faktur, udostępnianej nabywcy towarów lub usług w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. 3. Faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, udostępniane nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przed przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur, są oznaczane:
1) kodem weryfikującym, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, oraz
2) napisem „OFFLINE” zamieszczanym bezpośrednio pod kodem weryfikującym, o którym mowa w ust. 1 pkt 1. 4. Sposób oznaczania określony w ust. 3 stosuje się odpowiednio do faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, udostępnianej nabywcy towarów lub usług w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.  Dziennik Ustaw –8– Poz. 1815 5. Faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, wystawiana przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy i udostępniana podatnikowi w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przed przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli nabywca towarów lub usług nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) na potrzeby danej czynności, a posiada numer, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy, jest oznaczana:
1) kodem weryfikującym, który zawiera:
a) adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,
b) datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, a w przypadku faktury korygującej – datę, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy,
c) numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,
d) wyróżnik faktury, oraz
2) napisem „OFFLINE” zamieszczonym bezpośrednio pod kodem weryfikującym, o którym mowa w pkt 1. 6. Faktura VAT RR i faktura VAT RR KOREKTA, o których mowa w art. 116 ust. 3b ustawy, używana poza Krajo- wym Systemem e-Faktur, jest oznaczana:
1) kodem weryfikującym, który zawiera:
a) adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,
b) datę, o której mowa w art. 116 ust. 2 pkt 4 ustawy, a w przypadku faktury VAT RR KOREKTA – datę, o której mowa w art. 116 ust. 5e pkt 1 ustawy,
c) numer identyfikacji podatkowej (NIP) rolnika ryczałtowego,
d) wyróżnik faktury, oraz
2) numerem identyfikującym fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur zamieszczanym bezpośrednio pod kodem weryfi- kującym, o którym mowa w pkt 1. 7. Faktura VAT RR i faktura VAT RR KOREKTA, o których mowa w art. 116 ust. 3c ustawy, używana poza Krajowym Systemem e-Faktur, po przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur, jest oznaczana:
1) kodem weryfikującym, który zawiera:
a) adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,
b) datę, o której mowa w art. 116 ust. 2 pkt 4 ustawy, a w przypadku faktury VAT RR KOREKTA – datę, o której mowa w art. 116 ust. 5e pkt 1 ustawy,
c) numer identyfikacji podatkowej (NIP) rolnika ryczałtowego,
d) wyróżnik faktury, oraz
2) numerem identyfikującym fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur zamieszczanym bezpośrednio pod kodem weryfi- kującym, o którym mowa w pkt 1. 8. Przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym wraz z odpowiednim numerem lub napisem rozumie się utworzenie bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego w sposób określony w specyfikacji oprogramowania interfejsowego i naniesienie go bezpośrednio na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy, a w przypadku gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiających naniesienie tego kodu bezpośrednio na fakturę – przesłanie odbiorcy odrębnego linku do faktury lub znaku graficznego wraz z odpowiednim numerem lub napisem razem z fakturą. 9. Znak graficzny, o którym mowa w ust. 8, przedstawia unikalny ciąg znaków w postaci dwuwymiarowego, kwadrato- wego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2024. 10. Faktury, o których mowa w ust. 3–5, są dodatkowo oznaczane:
1) kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur, który zawiera:
a) adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,
b) typ identyfikatora kontekstu i jego wartość,
c) numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,  Dziennik Ustaw –9– Poz. 1815
d) identyfikator certyfikatu KSeF,
e) wyróżnik faktury,
f) składniki, o których mowa w lit. a–e, opatrzone certyfikatem KSeF potwierdzającym tożsamość wystawcy faktury, oraz
2) napisem „CERTYFIKAT” zamieszczonym bezpośrednio pod kodem, o którym mowa w pkt 1. 11. Przez kontekst, o którym mowa w ust. 10 pkt 1 lit. b, rozumie się identyfikator podatnika uprawnionego do wysta- wiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur służący do weryfikacji uprawnień posiadanych przez wystawcę faktury przy przesyłaniu tych faktur do Krajowego Systemu e-Faktur. 12. Przez oznaczenie faktury kodem, o którym mowa w ust. 10 pkt 1, wraz z odpowiednim napisem rozumie się utwo- rzenie bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego w sposób określony w specyfikacji oprogramowania interfej- sowego i naniesienie go bezpośrednio na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy, a w przypadku gdy faktura jest przesyła- na odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiających naniesienie go bezpośrednio na fakturę – przesła- nie odbiorcy odrębnego linku do faktury lub znaku graficznego wraz z odpowiednim napisem razem z fakturą. 13. Znak graficzny, o którym mowa w ust. 12, przedstawia unikalny ciąg znaków w postaci dwuwymiarowego, kwadra- towego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2024. 14. Szczegółowy opis wymagań technicznych dla kodu weryfikującego i kodu, o którym mowa w ust. 10 pkt 1, zawiera specyfikacja oprogramowania interfejsowego. Rozdział 5 Wystawianie i przesyłanie do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem

1. Zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem jest składane przez podatników przed rozpoczęciem wystawiania tego rodzaju faktur i powinno ono zawierać:
1) oznaczenie kodu organu, do którego jest składane zgłoszenie, jako Szefa Krajowej Administracji Skarbowej;
2) oznaczenie kodu zgłoszenia;
3) oznaczenie wariantu zgłoszenia;
4) oznaczenie daty złożenia zgłoszenia;
5) cel złożenia zgłoszenia;
6) dane podatnika:
a) numer identyfikacji podatkowej (NIP),
b) w przypadku gdy podatnik jest:
– osobą fizyczną – wskazanie nazwiska i pierwszego imienia,
– podmiotem niebędącym osobą fizyczną – wskazanie pełnej nazwy podatnika,
c) adres poczty elektronicznej;
7) oświadczenia o następującej treści:
a) „Zgłaszam zamiar wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem. Oświadczam, że spełniam warunki konieczne do wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem, po- nieważ wystawiane przeze mnie faktury z załącznikiem dotyczą czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jedno- stek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto.”,
b) „Oświadczam, że jestem świadomy(-ma), że wystawianie i przesyłanie do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem z naruszeniem zasad, to jest:
1) gdy faktury z załącznikiem nie dotyczą czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto,
2) gdy faktury z załącznikiem nie zawierają wyłącznie danych, o których mowa w art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług, lub danych ściśle powiązanych z tymi danymi
– spowoduje odebranie możliwości wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem.”;  Dziennik Ustaw – 10 – Poz. 1815
8) oznaczenia, że wystawiane i przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur faktury z załącznikiem dokumentują:
a) dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego lub
b) świadczenie usług telekomunikacyjnych, lub
c) świadczenie usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, lub
d) dostawy benzyn silnikowych, olejów napędowych, gazów lub innych paliw przeznaczonych do napędu silników spalinowych – w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, dokonywane na stacjach paliw lub stacjach gazu płynnego do standardowych zbiorników pojazdów na rzecz jednego odbiorcy za dany okres rozliczeniowy, lub
e) inne niż wskazane wyżej czynności, z podaniem ich rodzaju;
9) przewidywaną datę rozpoczęcia wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem;
10) przewidywaną średnią liczbę wystawianych i przesyłanych do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem w miesiącu;
11) przewidywany średni rozmiar wystawianej i przesyłanej do Krajowego Systemu e-Faktur faktury z załącznikiem wy- rażony w kilobajtach (kB). 2. Zgłoszenie o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem powinno zawierać:
1) dane określone w ust. 1 pkt 1–6;
2) oświadczenia o następującej treści:
a) „Zgłaszam zamiar zaprzestania wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem.”,
b) „Oświadczam, że jestem świadomy(-ma), że w związku ze zgłoszeniem zamiaru zaprzestania wystawiania i prze- syłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem powyższa możliwość zostanie mi odebrana.”;
3) datę zaprzestania wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r., z wyjątkiem:
1) rozdziału 5, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.;
2) § 6 ust. 1 pkt 1, który wchodzi w życie z dniem 1 kwietnia 2026 r.2) Minister Finansów i Gospodarki: wz. H. Majszczyk
2) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 2481, z 2022 r. poz. 2667 oraz z 2023 r. poz. 1760), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598, z 2024 r. poz. 852 i 1721 oraz z 2025 r. poz. 1203).  Dziennik Ustaw – 12 – Poz. 1815 Załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. (Dz. U. poz. 1815) Załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia …………….. r. (Dz. U. poz. …) POLA JASNE WYPEŁNIA PODMIOT SKŁADAJĄCY ZAWIADOMIENIE, POLA CIEMNE WYPEŁNIA URZĄD. WYPEŁNIĆ DUŻYMI, DRUKOWANYMI LITERAMI, CZARNYM LUB NIEBIESKIM KOLOREM. 1. Identyfikator podatkowy NIP podatnika lub podmiotu 2. Nr dokumentu 3. Status └────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┘ ZAW-FA ZAWIADOMIENIE O NADANIU LUB ODEBRANIU UPRAWNIEŃ DO KORZYSTANIA Z KRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR 4. Kolejny nr egz. / ogółem liczba egzemplarzy1) └────┴────┘/└────┴────┘ Podstawa prawna: § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 1815). Składający: Podatnicy i podmioty nadający lub odbierający osobie fizycznej uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Podatnicy zgłaszający dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanego podpisu lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Miejsce składania: Właściwy naczelnik urzędu skarbowego. A. MIEJSCE I CEL SKŁADANIA 5. Właściwy naczelnik urzędu skarbowego ❑ 1. nadanie uprawnień ❑ 2. odebranie uprawnień ❑ 3. odebranie wszelkich nadanych uprawnień 6. Cel złożenia formularza (zaznaczyć właściwy kwadrat):
2) 3) 4) ❑ 4. zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podatnika 5) B. DANE PODATNIKA LUB PODMIOTU, KTÓRY SKŁADA ZAWIADOMIENIE B.1. DANE IDENTYFIKACYJNE * – dotyczy podmiotu niebędącego osobą fizyczną ** – dotyczy podmiotu będącego osobą fizyczną ❑ ❑ 2. organ egzekucyjny ❑ 3. osoba fizyczna 7. Rodzaj podmiotu (zaznaczyć właściwy kwadrat):
6) 7) 1. podmiot niebędący osobą fizyczną 8. Nazwa pełna* / Nazwisko, pierwsze imię** B.2. DANE KONTAKTOWE 9. Telefon8) 10. E-mail9) C. DANE OSOBY UPRAWNIONEJ DO KORZYSTANIA Z KRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR C.1. DANE IDENTYFIKACYJNE ❑ ❑ 2. PESEL ❑ 3. brak identyfikatora 11. Rodzaj identyfikatora podatkowego (zaznaczyć właściwy kwadrat):
10) 1. NIP 12. Identyfikator podatkowy NIP / numer PESEL └────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┘ 13. Nazwisko 14. Pierwsze imię 15. Data urodzenia10) └────┴────┘-└────┴────┘-└────┴────┴────┴────┘ 16. Rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość10) 17. Numer i seria dokumentu potwierdzającego tożsamość10) 18. Kraj wydania dokumentu potwierdzającego tożsamość10) C.2. DANE KONTAKTOWE 19. Telefon11) 20. E-mail12) D. ZGŁOSZENIE DANYCH UNIKALNYCH POWIĄZANYCH Z CERTYFIKATEM KWALIFIKOWANEGO PODPISU LUB KWALIFIKOWANEJ PIECZĘCI ELEKTRONICZNEJ NIEZAWIERAJĄCYCH NUMERU IDENTYFIKACJI PODATKOWEJ (NIP) I NUMERU PESEL 21. Dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (SHA-256)13) └────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┘ └────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┘ ZAW-FA(3) 1/2  Dziennik Ustaw – 13 – Poz. 1815 POLA JASNE WYPEŁNIA PODMIOT SKŁADAJĄCY ZAWIADOMIENIE, POLA CIEMNE WYPEŁNIA URZĄD. WYPEŁNIĆ DUŻYMI, DRUKOWANYMI LITERAMI, CZARNYM LUB NIEBIESKIM KOLOREM. E. PODPIS PODATNIKA LUB PODMIOTU / OSOBY REPREZENTUJĄCEJ14) 22. Nazwisko 23. Pierwsze imię 1 24. Stanowisko/funkcja 25. Podpis 26. Nazwisko 27. Pierwsze imię 2 28. Stanowisko/funkcja 29. Podpis 30. Nazwisko 31. Pierwsze imię 3 32. Stanowisko/funkcja 33. Podpis 34. Nazwisko 35. Pierwsze imię 4 36. Stanowisko/funkcja 37. Podpis Objaśnienia
1) Wypełnia się w przypadku złożenia więcej niż jednego formularza ZAW-FA.
2) Przez nadanie uprawnień należy rozumieć wskazanie osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Wskazanie kolejnej osoby fizycznej jest możliwe za pośrednictwem ZAW-FA po odebraniu uprawnień osobie fizycznej uprzednio wskazanej w części C. Dalsze uprawnienia nadawane przez osobę fizyczną wskazaną za pośrednictwem ZAW-FA są nadawane za pomocą oprogramowania interfejsowego (tj. elektronicznie) w Krajowym Systemie e-Faktur.
3) Przez odebranie uprawnień należy rozumieć odebranie uprawnień określonej osobie fizycznej, nadanych za pośrednictwem ZAW-FA.
4) Przez odebranie wszelkich nadanych uprawnień należy rozumieć odebranie wszelkich nadanych uprawnień, z wyłączeniem uprawnień właścicielskich, których odebranie nie jest możliwe. W takim przypadku nie wypełnia się części C.
5) Zaznaczyć w przypadku zgłaszania:
- danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną wymienioną w części B (tzw. odcisk palca certyfikatu podpisu kwalifikowanego) lub
- danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika, którą będzie się posługiwała osoba działająca w imieniu podatnika niebędącego osobą fizyczną wymienioną w części B (tzw. odcisk palca pieczęci kwalifikowanej).
6) W przypadku organu egzekucyjnego zaznacza się również kwadrat „podmiot niebędący osobą fizyczną”.
7) Zaznacza się w przypadku zgłaszania danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego podatnika będącego osobą fizyczną, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną (tzw. odcisk palca podpisu kwalifikowanego).
8) Podanie numeru telefonu nie jest obowiązkowe.
9) Adres e-mail podaje się obowiązkowo. Podatnik na podany adres e-mail otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
10) Zaznacza się / wypełnia się w przypadku nierezydenta, który nie posiada identyfikatora podatkowego.
11) Podanie numeru telefonu nie jest obowiązkowe.
12) Adres e-mail podaje się obowiązkowo. Osoba uprawniona na podany adres e-mail otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
13) Wypełnia się w przypadku zgłaszania danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL (tzw. odcisk palca podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej), gdy:
- w polu nr 6 zaznaczono „zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podatnika”; w takim przypadku nie wypełnia się części C, albo
- w polu nr 6 zaznaczono „nadanie uprawnień”, a osoba uprawniona do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymieniona w części C nie posiada numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL oraz posiada wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL, albo
- w polu nr 6 zaznaczono „nadanie uprawnień”, a osoba uprawniona do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymieniona w części C posiada wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL. W przypadku wypełnienia części D każdą zmianę kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej należy zgłaszać odpowiednio w trybie nadania uprawnień lub zgłoszenia danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
14) W przypadku reprezentacji wieloosobowej (powyżej 4 osób) pozostałych uprawnionych do reprezentowania i ustanowienia osoby uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur należy wymienić w dodatkowym formularzu ZAW-FA. ZAW-FA (3) 2/2