Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 27 października 2023 r. w sprawie systemów teleinformatycznych stosowanych w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
1) dokumentacji opisu systemu – oznacza to szczegółowy opis systemu teleinformatycznego;
2) ministrze – oznacza to ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego;
3) okresie przejściowym – oznacza to okres rozpoczynający się od dnia ogłoszenia obowiązującej wersji opisu systemu teleinformatycznego do dnia wskazanego w tym ogłoszeniu, w którym dopuszcza się użytkowanie systemów tele- informatycznych zgodnych z wersją opisu obowiązującą przed dniem ogłoszenia;
4) opisie systemu – oznacza to opis systemu teleinformatycznego zawierający strukturę systemu, wymaganą minimalną funkcjonalność systemu oraz zakres komunikacji między elementami struktury systemu;
5) oprogramowaniu – oznacza to system teleinformatyczny wspierający wykonywanie zadań określonych ustawą w jed- nostkach organizacyjnych pomocy społecznej;
6) poziomie – oznacza to poziom, na który jest wydawane świadectwo zgodności;
7) poziomie organizacyjnym – oznacza to odpowiednio: gminę, powiat, województwo, samorząd województwa oraz ministra;
8) procedurze zgodności – oznacza to zespół działań zmierzających do ustalenia zgodności oprogramowania z opisem systemu;
9) producencie – oznacza to przedsiębiorcę, o którym mowa w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221, 641, 803, 1414 i 2029), lub obywatela Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej, państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, lub osobę prawną posiadającą siedzibę w jednym z tych państw, posiadają- cego autorskie prawa majątkowe do oprogramowania;
1) Minister Rodziny i Polityki Społecznej kieruje działem administracji rządowej – zabezpieczenie społeczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny i Polityki Społecznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 416). Dziennik Ustaw –2– Poz. 2494
10) rejestrze centralnym – oznacza to rejestr określony w art. 23 ust. 4a ustawy;
11) scenariuszu testowym – oznacza to dokument opisujący podstawowe funkcje systemu, uwzględniający procedury ich obsługi, służący do weryfikacji realizacji minimalnych wymagań dla systemu teleinformatycznego, udostępniany razem z dokumentacją opisu systemu;
12) systemie teleinformatycznym – oznacza to system teleinformatyczny w rozumieniu art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344);
13) terminie dostosowawczym – oznacza to termin, do którego producenci są zobowiązani zgłosić fakt dostosowania oprogra- mowania do nowego opisu systemu;
14) ustawie – oznacza to ustawę z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej;
15) wersji opisu systemu – oznacza to oznaczenie kolejnego ogłoszonego opisu systemu;
16) zbiorze centralnym – oznacza to zestaw danych jednostkowych, którego zakres informacyjny obejmuje dane o realizacji świadczeń z obszaru pomocy społecznej, stanowiący Krajowy System Monitoringu Pomocy Społecznej.

1. Struktura systemu teleinformatycznego stosowanego w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej określa podział tego systemu na następujące elementy, uwzględniając ich hierarchię, organizację i komunikację:
1) obsługujący zadania realizowane na poziomie gminy w ośrodkach pomocy społecznej lub centrach usług społecznych i innych jednostkach organizacyjnych realizujących zadania pomocy społecznej;
2) realizujący funkcjonalność na poziomie powiatu w powiatowych centrach pomocy rodzinie;
3) będący połączeniem działań gminy i powiatu w miastach na prawach powiatu w miejskich ośrodkach pomocy społecz- nej, miejskich ośrodkach pomocy rodzinie lub centrach usług społecznych;
4) umożliwiający przetwarzanie danych pochodzących ze sprawozdań oraz z zakresu zbioru centralnego lub rejestru central- nego na każdym z poziomów organizacyjnych: gmina, powiat, województwo, samorząd województwa, minister, a także zapewniający taką możliwość wszystkim pozostałym jednostkom, które uzyskały prawo dostępu do tego elementu. 2. Minimalna funkcjonalność systemu teleinformatycznego:
1) związana z wykonaniem zadań wynikających z ustawy zapewnia: rejestrację zgłoszeń i wniosków o pomoc wraz z załączni- kami, wprowadzenie niezbędnych danych o świadczeniobiorcach i członkach rodziny na podstawie przeprowadzonych rodzinnych wywiadów środowiskowych, zapisanie informacji o sposobie rozpatrzenia wniosków o świadczenia, rejestra- cję kontraktów, umów i porozumień, realizację świadczeń w formie zarówno pieniężnej, jak i niepieniężnej, rozliczenie świadczeń przez ustalenie odpłatności, spłat, zwrotów i potrąceń, generowanie wymaganych sprawozdań oraz danych do zbioru centralnego lub rejestru centralnego w formacie i strukturze określonych w dokumentacji opisu systemu, jak również monitorowanie każdego z etapów postępowania administracyjnego w następujący sposób:
a) na poziomie gminy: zgodnie z katalogiem zadań określonych w art. 17 i art. 18 ustawy,
b) na poziomie powiatu: zgodnie z katalogiem zadań określonych w art. 19 i art. 20 ustawy,
c) dla jednostek realizujących zadania gminy i powiatu: zgodnie z katalogiem zadań określonych w art. 17–20 ustawy;
2) dotycząca zastosowań statystycznych gwarantuje: wczytanie sprawozdań oraz danych z zakresu zbioru centralnego lub rejestru centralnego, weryfikację danych pod względem zgodności ze standardem transmisji danych oraz poprawności merytorycznej, scalenie danych według zadanych kryteriów, dostęp do danych zgodnie z nadanymi uprawnieniami dla poszczególnych poziomów organizacyjnych. 3. System teleinformatyczny umożliwia komunikację między elementami tego systemu przez zastosowanie jednolitych standardów transmisji danych dla sprawozdań oraz danych z zakresu zbioru centralnego i rejestru centralnego w formacie XML:
1) przekazywanych przez gminę i powiat do województwa lub bezpośrednio wczytywanych do baz danych gromadzących dane zbioru centralnego lub rejestru centralnego;
2) przekazywanych przez filie i oddziały jednostek organizacyjnych pomocy społecznej do jednostek nadrzędnych, zgodnie ze strukturą terytorialną kraju, lub bezpośrednio wczytywanych do baz danych gromadzących dane zbioru centralnego lub rejestru centralnego. 4. Zestawienie struktur dokumentów elektronicznych w formacie XML, o którym mowa w ust. 3, wraz z formatami danych oraz protokołami komunikacyjnymi i szyfrującymi udostępnia się razem z dokumentacją opisu systemu na stronie internetowej, o której mowa w § 5 pkt 4. Dziennik Ustaw –3– Poz. 2494

1. System teleinformatyczny spełnia następujące wymagania standaryzujące w zakresie bezpieczeństwa:
1) wymagania w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Euro- pejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwa- rzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.2)) oraz wymagania stosowane do rodzaju przetwarzanych danych, o których mowa w art. 9 tego rozporządzenia;
2) ochrona i kontrola dostępu do zasobów tego systemu – na poziomie bezpieczeństwa co najmniej podwyższonym, natomiast w przypadku danych udostępnianych w sieci publicznej oraz przesyłów danych między elementami tego systemu – na wysokim poziomie bezpieczeństwa;
3) obowiązek posiadania przez każdego użytkownika systemu teleinformatycznego identyfikatora służącego do autoryzacji, wbudowanie mechanizmu monitoringu umożliwiającego rejestrację prób logowań do systemu oraz zdefiniowanie zestawu śledzonych czynności wykonywanych przez użytkowników;
4) obowiązek posiadania wbudowanych funkcji umożliwiających okresowe automatyczne wykonywanie kopii bezpie- czeństwa. 2. System teleinformatyczny umożliwia poprawną obsługę wszystkich procesów przy jednoczesnym zapewnieniu właś- ciwych parametrów wydajnościowych wspieranych przez zastosowanie architektury wielowarstwowej, wysoki poziom nie- zawodności, stabilność pracy oraz skalowalność pozwalającą na rozbudowę systemu teleinformatycznego wraz ze wzrostem potrzeb. 3. Bieżące funkcjonowanie systemu teleinformatycznego uwzględnia ciągły rozwój tego systemu, odnoszący się zarówno do rozszerzania jego funkcjonalności zgodnie z oczekiwaniami użytkowników, jak również do sfery technologicznej, obejmu- jącej dostosowanie systemu teleinformatycznego do zmieniających się uwarunkowań zewnętrznych i rozwoju w dziedzinie informatyki i telekomunikacji.

1. Zgłoszenie oprogramowania do procedury zgodności następuje na wniosek producenta. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera:
1) nazwę producenta i adres jego siedziby;
2) imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby wyznaczonej do kontaktów po stronie producenta w czasie trwania pro- cedury zgodności;
3) określenie poziomów, na które oprogramowanie zostało zgłoszone, oznaczanych w następujący sposób:
a) GMINA – w przypadku oprogramowania wspomagającego realizację zadań pomocy społecznej przez gminę,
b) POWIAT – w przypadku oprogramowania wspomagającego realizację zadań pomocy społecznej przez powiat,
c) STAT – w przypadku oprogramowania statystycznego wspomagającego realizację zadań pomocy społecznej;
4) oznaczenie nazwy i numeru wersji oprogramowania;
5) określenie platformy sprzętowej i systemowej oprogramowania w przypadku platformy sprzętowej lub systemowej innej niż określona w opisie systemu, dla celów przeprowadzenia procedury zgodności.
2) Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35. Dziennik Ustaw –4– Poz. 2494 3. Numer wersji oprogramowania, o którym mowa w ust. 2 pkt 4, producent tworzy w następujący sposób:
1) dla poziomu GMINA jako numer w formacie „G-k-y-x”;
2) dla poziomu POWIAT jako numer w formacie „P-k-y-x”;
3) dla poziomu STAT jako numer w formacie „S-k-y-x”;
4) przez „k” w pkt 1–3 rozumie się numer obowiązującej wersji opisu systemu, który spełnia dane oprogramowanie;
5) przez „y” w pkt 1–3 rozumie się numer wersji oprogramowania danego producenta;
6) przez „x” w pkt 1–3 rozumie się numer kolejny aktualizacji wersji oprogramowania. 4. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, dołącza się:
1) dokumentację oprogramowania określoną w dokumentacji opisu systemu;
2) oświadczenie o:
a) spełnianiu przez oprogramowanie wymagań określonych w obowiązującej wersji opisu systemu,
b) posiadaniu majątkowych praw autorskich do oprogramowania oraz braku toczącego się postępowania, którego przedmiotem jest to oprogramowanie,
c) wykonaniu z wynikiem pozytywnym testu oprogramowania, na podstawie udostępnionych scenariuszy testowych, wraz z opisem wyniku testu;
3) odpis lub wyciąg z rejestru przedsiębiorców lub zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej – sporządzone nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem złożenia wniosku. 5. Przepis ust. 4 pkt 3 nie dotyczy obywateli Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym. 6. Dokumentację oprogramowania wnioskodawca składa w formie dokumentu elektronicznego. 7. W przypadku posiadania zainstalowanej wersji oprogramowania wspierającego realizację zadań w zakresie pomocy społecznej, do wniosku dołącza się ponadto:
1) spis aktualnie posiadanych instalacji oprogramowania zgłoszonego do procedury zgodności;
2) opis procedur postępowania związanych ze zmianą wersji zainstalowanego oprogramowania na wersję systemu infor- matycznego zgłoszonego do procedury zgodności.

1. W celu stwierdzenia zgodności oprogramowania z opisem systemu dokonuje się oceny kompletności dołączo- nej do wniosku dokumentacji oprogramowania oraz wykazu wykonanych scenariuszy testowych, będących udokumento- waniem poprawności działania oprogramowania. 2. Po dokonaniu oceny, o której mowa w ust. 1, sporządza się raport, który niezwłocznie przekazuje się producentowi. 3. Producent w terminie 7 dni od dnia otrzymania raportu może złożyć wyjaśnienia lub zgłosić umotywowane zastrze- żenia do wniosków w nim zawartych. Dziennik Ustaw –5– Poz. 2494 4. Niezgłoszenie wyjaśnień lub zastrzeżeń w terminie, o którym mowa w ust. 3, stanowi potwierdzenie wniosków zawartych w raporcie. 5. Jeżeli zastrzeżenia producenta nie zostaną uwzględnione, minister wzywa go do przedłożenia dokumentacji oprogra- mowania spełniającej wymagania określone w obowiązującej wersji opisu systemu w terminie 30 dni od dnia wezwania, informując jednocześnie, że w przypadku nieprzedłożenia dokumentacji w tym terminie, minister odmówi wydania świadec- twa zgodności. 6. W oparciu o wnioski zawarte w raporcie, o którym mowa w ust. 2, a także wniesione wyjaśnienia lub zgłoszone za- strzeżenia producenta minister wydaje świadectwo zgodności lub odmawia wydania świadectwa zgodności lub informuje producenta o zastosowaniu rozszerzonej procedury zgodności.

1. Każdy problem testowy stwierdzony w trakcie przeprowadzania testów podlega zakwalifikowaniu do odpo- wiedniej kategorii. 2. Wyróżnia się następujące kategorie problemów testowych:
1) kategorię „1” – do której zalicza się problemy funkcjonalne blokujące możliwość użycia oprogramowania, w szczegól- ności powodujące zawieszenie jego pracy; Dziennik Ustaw –6– Poz. 2494
2) kategorię „2” – do której zalicza się problemy funkcjonalne, nierokujące możliwości użycia oprogramowania albo stanowiące brak lub nieprawidłową implementację wymagań funkcjonalnych, i w której wyróżnia się podkategorie:
a) podkategorię „2k” – do której zalicza się problemy funkcjonalne powodujące, że nie jest możliwe poprawne wy- konanie podstawowej funkcji merytorycznej oprogramowania, która zgodnie z dokumentacją oprogramowania i opisem systemu powinna być możliwa do zrealizowania,
b) podkategorię „2n” – do której zalicza się problemy funkcjonalne powodujące, że wykonanie merytorycznej funkcji oprogramowania jest utrudnione, ale istnieje możliwość poprawnego wykonania danej funkcji w sposób inny, niż zdefiniowano to w dokumentacji oprogramowania lub w opisie systemu,
c) podkategorię „2r” – do której zalicza się pozostałe problemy kategorii 2;
3) kategorię „3” – do której zalicza się problemy dotyczące komunikacji z użytkownikiem, w szczególności nieprzestrzega- nie przyjętych przez producenta standardów komunikacji w zakresie: wizualizacji treści, w tym komunikatów i menu, użycia klawiszy funkcyjnych i przycisków, niesygnalizowania operacji wykonywanych dłużej niż 3 sekundy, czasu dostępu do danych wyszukiwanych na listach i w słownikach według zadanych kryteriów wyszukiwania, czasu wykony- wania złożonych operacji na bazie, wymagań dotyczących formatu danych oraz funkcjonalności podpowiedzi wartości domyślnych i sygnalizowania wypełnienia pól obligatoryjnych;
4) kategorię „P” – do której zalicza się problemy w zakresie polonizacji treści komunikatów, podpowiedzi oraz opisów etykiet pól.

1. Przejściowe świadectwo zgodności może być wydane, jeżeli oprogramowanie zgłoszone do procedury zgod- ności nie spełnia wszystkich wymagań zawartych w opisie systemu na skutek zaprzestania przez producenta rozwoju oprogra- mowania i podjęcia prac dotyczących wytworzenia nowego oprogramowania w związku ze zmianą technologii informatycznej. 2. Przejściowe świadectwo zgodności jest wydawane na oprogramowanie, które uzyskało wcześniej świadectwo zgod- ności lub warunkowe świadectwo zgodności. 3. Przejściowe świadectwo zgodności jest wydawane na okres do czasu wdrożenia przez producenta nowego oprogra- mowania, które uzyska świadectwo zgodności, nie dłużej jednak niż na okres 12 miesięcy. 4. Przejściowe świadectwo zgodności jest wydawane w celu zapewnienia ciągłości użytkowania podczas zmiany opro- gramowania, które posiada świadectwo zgodności, na nowo wytworzone oprogramowanie, polegającej między innymi na: instalacji nowego oprogramowania w dotychczasowych lokalizacjach, przeszkoleniu użytkowników w zakresie obsługi nowego oprogramowania, przeniesieniu danych do nowej bazy danych, weryfikacji jakości przeniesionych danych, przeprowadzeniu wdrożenia pilotażowego, rozpoczęciu pracy przez użytkowników końcowych. 5. Do czasu pełnego wdrożenia i przejścia na nowe oprogramowanie dopuszcza się użytkowanie obydwu oprogramowań w danej lokalizacji.

1. Producent, którego oprogramowanie uzyskało świadectwo zgodności, przekazuje użytkownikom aktualizacje oprogramowania związane z jego utrzymaniem, usuwające stwierdzone w czasie eksploatacji nieprawidłowości, jak również, mając na względzie dbałość o rozwój oprogramowania, zawierające zmiany zapewniające poprawną obsługę zgodną z obowią- zującym stanem prawnym. 2. Minister może wezwać producenta, którego oprogramowanie uzyskało świadectwo zgodności, do okresowego prze- glądu oprogramowania w celu potwierdzenia właściwego jego funkcjonowania i utrzymania, o których mowa w ust. 1. 3. W przypadku stwierdzenia nieprzekazania aktualizacji, o której mowa w ust. 1, minister wzywa producenta do usunięcia tej nieprawidłowości w terminie 7 dni pod rygorem cofnięcia wydanego świadectwa zgodności. 4. Oprogramowanie, dla którego cofnięto świadectwo zgodności, o którym mowa w ust. 3 oraz w § 23 ust. 2, jak również oprogramowanie, dla którego odmówiono wydania świadectwa zgodności, może być zgłoszone ponownie do procedury zgodności nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia cofnięcia świadectwa zgodności lub odmowy wydania świadectwa zgodności. 5. Producent, w ramach czynności, o których mowa w ust. 1, poddaje zaktualizowane oprogramowanie procedurze zgodności, nadając mu kolejny numer wersji, o której mowa w § 8 ust. 3, przez jednostkowe zwiększenie jej parametru „x”. Kolejne aktualizacje oprogramowania wykonywane w ramach danej wersji opisu systemu nie wymagają wydania nowego świadectwa zgodności.