1. Zbieranie i aktualizowanie danych w ewidencji melioracji wodnych polega na zwiększaniu lub zmniejszaniu stanu ewidencji melioracji wodnych. 2. Zwiększenia stanu ewidencji melioracji wodnych dokonuje się na podstawie danych wynikających z:
1) dokumentacji powykonawczych robót zrealizowanych na koszt Skarbu Państwa;
2) zgłoszeń urządzeń melioracji wodnych, które nie zostały wykonane na koszt Skarbu Państwa;
3) protokołów przejęcia urządzeń melioracji wodnych od innych użytkowników wraz z dokumentacją powykonawczą tych urządzeń lub decyzji o wygaśnięciu, cofnięciu lub ograniczeniu zgody wodnoprawnej;
4) protokołów z aktualizacji pomiaru inwentaryzacyjnego urządzeń melioracji wodnych sporządzonych przez jednostkę organizacyjną Państwowego Gospodarstwa Wodnego Wody Polskie prowadzącą ewidencję melioracji wodnych, za- wierających wykazy tych urządzeń oraz ich lokalizację;
5) operatów pomiarowych sporządzonych dla celów określenia wysokości opłat melioracyjnych;
6) protokołów z aktualizacji powierzchni zmeliorowanych gruntów sporządzonych przez jednostkę organizacyjną Pań- stwowego Gospodarstwa Wodnego Wody Polskie prowadzącą ewidencję melioracji wodnych;
7) dokumentacji określających obszary, na które urządzenia melioracji wodnych wywierają korzystny wpływ, sporzą- dzonych na zlecenie:
a) jednostki organizacyjnej Państwowego Gospodarstwa Wodnego Wody Polskie prowadzącej ewidencję melioracji wodnych – w przypadku gdy na obszarze właściwości tej jednostki znajdują się urządzenia melioracji wodnych wpisane do tej ewidencji,
b) zainteresowanych właścicieli gruntów lub spółek wodnych, lub związków spółek wodnych – w przypadku gdy na obszarze właściwości jednostki organizacyjnej Państwowego Gospodarstwa Wodnego Wody Polskie prowa- dzącej ewidencję melioracji wodnych znajdują się urządzenia melioracji wodnych niewpisane do tej ewidencji;
8) decyzji ustalającej charakter wód. 3. Zmniejszenia stanu ewidencji melioracji wodnych dokonuje się na podstawie danych wynikających z:
1) decyzji o wygaśnięciu, cofnięciu lub ograniczeniu zgody wodnoprawnej lub z decyzji o rozbiórce lub likwidacji urzą- dzenia melioracji wodnych;
2) protokołów sporządzonych przez jednostkę organizacyjną Państwowego Gospodarstwa Wodnego Wody Polskie pro- wadzącą ewidencję melioracji wodnych, dotyczących wyłączenia urządzeń melioracji wodnych i zmeliorowanych gruntów w wyniku zmian dotychczasowego przeznaczenia lub sposobu zagospodarowania, lub warunków zabudowy terenu dokonanych zgodnie z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, a w przypadku braku tego planu – na podstawie decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego lub decyzji o warunkach zabudowy;
3) protokołów zużycia lub zniszczenia urządzenia melioracji wodnych sporządzanych, z urzędu albo na wniosek zainte- resowanych właścicieli gruntów, na których znajduje się urządzenie melioracji wodnych, przy udziale tych właścicieli gruntów, przez jednostkę organizacyjną Państwowego Gospodarstwa Wodnego Wody Polskie prowadzącą ewidencję melioracji wodnych;
4) dokumentów wymienionych w ust. 2 pkt 4–8. 4. Protokoły, o których mowa w ust. 3 pkt 3, zawierają co najmniej:
1) nazwę urządzenia melioracji wodnych;
2) imię i nazwisko oraz adres albo nazwę, siedzibę i adres właściciela gruntu, na którym znajduje się urządzenie melio- racji wodnych;
3) imię i nazwisko oraz adres albo nazwę, siedzibę i adres wnioskodawcy;
4) terminy wykonania urządzenia melioracji wodnych;
5) przyczyny zużycia lub zniszczenia urządzenia melioracji wodnych;
6) uzasadnienie braku celowości przywrócenia sprawności urządzenia melioracji wodnych. 5. Dokumenty, o których mowa w ust. 2 i 3, przechowuje się w postaci papierowej lub elektronicznej.  Dziennik Ustaw – 4 – Poz. 1165