1. JIP prowadzi dokumentację dotyczącą przetwarzania danych PNR lub wyników ich przetwarzania zawierającą:
1) imiona i nazwiska osób wykonujących zadania w JIP, przetwarzających dane PNR;
2) wnioski złożone przez właściwe organy, JIP PCz, właściwe organy PCz i Europol oraz informacje o przekazaniu danych PNR lub wyników ich przetwarzania lub odmowie ich przekazania;
3) wnioski o przekazanie danych PNR lub wyników ich przetwarzania złożone przez państwo trzecie, informacje o przekazaniu danych PNR lub wyników ich przetwarzania lub odmowie ich przekazania;
4) wnioski o ustalenie, aktualizację oraz usunięcie kryteriów przetwarzania danych PNR. 2. Wnioski:
1) o których mowa w ust. 1,
2) właściwego organu do JIP o:
a) przekazanie danych PNR,
b) przekazanie danych PNR przez przewoźnika lotniczego w terminach innych niż określone w art. 6 ust. 1,
c) ustalenie kryteriów przetwarzania danych PNR,
d) aktualizację kryteriów przetwarzania danych PNR,
e) usunięcie kryteriów przetwarzania danych PNR
– podlegają rejestracji w KSI PNR. 3. JIP prowadzi dokumentację w formie pisemnej, w postaci papierowej lub elektronicznej, w tym przy wykorzystaniu KSI PNR, w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych przed ich przypadkowym lub nielegalnym zniszczeniem, przypadkową utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem do nich, a także wszelkimi innymi niedozwolonymi formami przetwarzania oraz zapewniający rozliczalność czynności wykonanych podczas przetwarzania danych PNR. 4. JIP, przy wykorzystaniu KSI PNR, prowadzi ewidencje dotyczące gromadzenia, przeglądania, przekazywania, ujawniania i usuwania danych PNR lub wyników ich przetwarzania. 5. Ewidencja dotycząca gromadzenia danych PNR zawiera datę i godzinę każdej operacji oraz dane przewoźnika lotniczego, który przekazał takie dane. 6. Ewidencja dotycząca przeglądania, przekazywania i ujawniania danych PNR lub wyników ich przetwarzania zawiera określenie celu, datę i godzinę każdej operacji oraz imię i nazwisko osoby, która przeglądała, przekazała lub ujawniła dane PNR lub wyniki ich przetwarzania, a także – w przypadku odbiorcy danych PNR lub wyników ich przetwarzania – imię i nazwisko osoby lub nazwę podmiotu. 7. Ewidencja dotycząca usuwania danych PNR zawiera przyczynę ich usunięcia, datę i godzinę każdej operacji oraz imię i nazwisko osoby, która usunęła dane PNR. 8. Ewidencje, o których mowa w ust. 4, są wykorzystywane w celu weryfikacji i monitorowania działalności JIP, a także stwierdzenia integralności oraz zapewnienia bezpieczeństwa danych PNR. 9. Dane zgromadzone w ewidencjach, o których mowa w ust. 4, są przechowywane przez 5 lat od dnia ich wpisu do ewidencji, a następnie podlegają niezwłocznemu usunięciu, w sposób trwały, przez JIP, przy wykorzystaniu KSI PNR.