Wniosek, o którym mowa w art. 168a § 1 k.k.w., oraz dokument zawierający dane pokrzywdzonego, przesłane przez właściwy sąd, włącza się do akt ewidencyjnych, a kserokopie tych dokumentów przekazuje się komórce organizacyj- nej bezpośrednio odpowiedzialnej za prowadzenie oddziaływań penitencjarnych wobec skazanego.