Akt stanu cywilnego
Pojedynczy wpis w księdze stanu cywilnego, który rejestruje stan cywilny osoby poprzez urzędowe odnotowanie określonych zdarzeń. W prawie polskim istnieją trzy rodzaje takich aktów: akt urodzenia, akt małżeństwa i akt zgonu.
Akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych. Oznacza to, że stan cywilny dowolnej osoby można stwierdzić tylko na podstawie takich aktów, a ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym (art. 3 Prawo o aktach stanu cywilnego).
Za akt stanu cywilnego często mylnie uważa się jego odpis – akty w ramach księgi posiada Urząd Stanu Cywilnego, pozostałe podmioty mogą otrzymać tylko odpis. Ponadto, współcześnie nie są też aktami stanu cywilnego akta metrykalne parafii.
Sporządzenie Aktu
Sporządzenia omawianych aktów dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego (USC), właściwy (co do zasady) według miejsca rejestrowanego zdarzenia, przy czym małżonkowie mogą wybrać USC. W przypadku wyznaniowej formy zawarcia małżeństwa (tzw. ślub konkordatowy) jest to urząd stanu cywilnego, pod który podlega miejsce przeprowadzenia ślubu.
Zdarzenie, które zaszło za granicą i dotyczy obywatela polskiego, może (oprócz zagranicznego urzędu) zostać zgłoszone także polskiemu konsulowi. Konsul przekazuje taką informację do Polski, a akt stanu cywilnego zostaje sporządzony w USC Warszawa-Śródmieście. Zdarzenia zgłoszone obcemu urzędowi stanu cywilnego również mogą być później umiejscowione w polskich urzędach. Dotyczy to zwłaszcza przypadków małżeństw zawieranych za granicą, kiedy jedno z małżonków jest obywatelem polskim, lub urodzenie za granicą dziecka obywatela polskiego, przebywającego tam na stałe. W razie przyjazdu do Polski akt taki umiejscawia się w USC właściwym terytorialnie dla polskiego miejsca zameldowania osoby w nim wymienionej.
W wyniku zgłoszenia przez uprawnioną osobę sporządza się właściwy akt albo wydaje się decyzję o odmowie dokonania takiej czynności, dzięki czemu można złożyć od niej odwołanie do wojewody. W przypadku małżeństwa zamiast decyzji jest zwykła odmowa, od której przysługuje wniosek do sądu rejonowego o rozstrzygnięcie zasadności przesłanek uniemożliwiających małżeństwo.
Akty stanu cywilnego sporządza się oddzielnie dla każdego rodzaju aktu. W praktyce oznacza to, że dla dziecka które urodziło się żywe, lecz wkrótce zmarło, sporządza się dwa osobne akty (urodzenia i zgonu). Natomiast dla dziecka, które urodziło się martwe sporządza się tylko akt urodzenia z uwagą że urodziło się martwe.
Zmiana treści
Treść aktów stanu cywilnego, zapisana na kartach księgi stanu cywilnego, tylko w wyjątkowych sytuacjach może ulec zmianie. Wzmianka dodatkowa informuje o wystąpieniu zdarzenia wpływającego na treść lub ważność pierwotnego aktu (np. orzeczenie o zaprzeczeniu ojcostwa). Przypisek informuje o pozostałych rodzajach aktów stanu cywilnego dotyczących tej samej osoby (przede wszystkim w akcie urodzenia dodaje się sygnaturę aktu małżeństwa i zgonu). Unieważnienie aktu stanu cywilnego może nastąpić orzeczeniem sądu (niezgodność z prawdą, niewiarygodność) lub decyzją właściwego wojewody (zduplikowane akty). Sprostowanie redakcji aktu albo ustalenie treści aktu (w razie jego unieważnienia lub niemożności rejestracji we właściwym trybie) dokonuje sąd – wyjątkiem są oczywiste błędy pisarskie, które prostuje w drodze decyzji administracyjnej kierownik USC. Odtworzenie aktu następuje przed USC w razie zaginięcia lub zniszczenia (całości lub części) księgi stanu cywilnego, w której znajdował się akt; odtwarza się go na podstawie zachowanych odpisów. Natomiast uzupełnienie aktu następuje wtedy, gdy nie zawiera on wszystkich wymaganych prawem danych (np. dane ojca dziecka).
Kto może uzyskać odpis aktu
Każda osoba, której akt dotyczy, oraz:
- jej małżonek,
- zstępni, wstępni, rodzeństwo,
- przedstawiciel ustawowy (na przykład rodzic) lub opiekun,
- osoba, która wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu (czyli uzasadni interes, który wynika z przepisów prawa, i przedstawi odpowiednie dokumenty – na przykład zobowiązanie sądu),
- sąd,
- prokurator,
- organizacja społeczna, jeśli uzasadni to swoimi celami statutowymi i przemawia za tym interes społeczny,
- instytucja administracji publicznej (na przykład urząd gminy), jeżeli jest to konieczne do realizacji jej ustawowych zadań.
Wniosek o odpis aktu stanu cywilnego możesz złożyć osobiście lub przez pełnomocnika. Dowiedz się w urzędzie, jak załatwić sprawę przez pełnomocnika.
Zstępni, to potomkowie danej osoby: dzieci, wnuki, prawnuki.
Wstępni, to członkowie rodziny, od których wywodzi się dana osoba: rodzice, dziadkowie, pradziadkowie.
Ile się czeka na odpis aktu?
Odpis dostaniesz:
- jeśli akt jest w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego – w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia, w którym złożysz wniosek.
Akty są sporządzane w rejestrze od 1 marca 2015 roku. Akty sporządzone w papierowych księgach przed tą datą muszą być do niego przeniesione. Dlatego też może to zająć więcej czasu.
- jeśli złożysz wniosek w USC, w którym jest akt w formie papierowej, ale nie został on jeszcze przeniesiony do rejestru – w ciągu 7 dni roboczych od dnia, w którym złożysz wniosek,
- jeśli złożysz go w USC, który nie ma aktu w formie papierowej i nie został on jeszcze przeniesiony do rejestru – w ciągu 10 dni roboczych od dnia, w którym złożysz wniosek.
Kierownik USC może odmówić wydania odpisu aktu stanu cywilnego, jeśli na przykład chcesz dostać odpis aktu innej osoby, ale nie masz do tego prawa. Dostaniesz wtedy decyzję administracyjną o odmowie. Jeśli kierownik USC wyda ci taką decyzję, masz 14 dni, aby się od niej odwołać do wojewody, któremu podlega USC. Odwołanie złóż za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję.
Korespondencję z USC będziesz prowadzić w sposób, który wybierzesz we wniosku: przez skrzynkę Gov (ePUAP) lub pocztą tradycyjną.
Sprawdź, w jakiej sytuacji szybciej dostaniesz odpis
W niektórych przypadkach twój odpis może zostać wydany automatycznie. System wygeneruje odpis bezpośrednio z rejestru państwowego, a potem prześle go na twoją skrzynkę Gov (ePUAP).
Będzie to możliwe, jeśli:
1. Składasz wniosek o odpis aktu, który dotyczy:
- ciebie,
- twoich dzieci lub rodziców,
- twojego małżonka.
2. Wybierzesz we wniosku:
- odbiór na skrzynkę Gov (ePUAP),
- płatność online. Szczegóły znajdziesz w sekcji Ile zapłacisz.
3. W trakcie wypełniania wniosku system potwierdzi, że są spełnione inne warunki, które pozwolą na automatyczne wydanie odpisu. Na przykład czy akt jest w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego.
Uwaga! Odpis aktu stanu cywilnego przesłany na skrzynkę Gov (ePUAP) jest dokumentem elektronicznym XML lub PDF. Nie drukuj go – przekazuj tylko w tej postaci. Wydruk nie ma mocy prawnej i odbiorca może go nie uznać.