Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wymiany informacji między punktem kontaktowym a podmiotami uprawnionymi oraz organami ścigania państw członkowskich Unii Europejskiej, państw trzecich, agencjami Unii Europejskiej oraz organizacjami międzynarodowymi
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2025 r. w sprawie wymiany informacji między punktem kontaktowym a podmiotami uprawnionymi oraz organami ścigania państw członkowskich Unii Europejskiej, państw trzecich, agencjami Unii Europejskiej oraz organizacjami międzynarodowymi
Rozporządzenie określa:
1) minimalne funkcjonalności, jakie musi posiadać system zarządzania sprawami prowadzony przez punkt kontaktowy, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 16 września 2011 r. o wymianie informacji z organami ścigania państw członkowskich Unii Europejskiej, państw trzecich, agencjami Unii Europejskiej oraz organizacjami międzynarodo- wymi, zwanej dalej „ustawą”;
2) tryb wyznaczania, organizację oraz sposób działania komórek organizacyjnych w podmiocie uprawnionym, o którym mowa w art. 1 ust. 2 ustawy, odpowiedzialnych za wymianę informacji z punktem kontaktowym;
3) tryb postępowania z wnioskami o udzielenie informacji;
4) tryb i sposób wymiany informacji między punktem kontaktowym a:
a) organami ścigania państw członkowskich Unii Europejskiej, organami ścigania państw trzecich, agencjami Unii Europejskiej oraz organizacjami międzynarodowymi,
b) podmiotami uprawnionymi.
System zarządzania sprawami prowadzony przez punkt kontaktowy, przy użyciu systemu teleinformatycznego, posiada co najmniej następujące funkcjonalności:
1) obiegu dokumentacji, w szczególności:
a) wniosków o udzielenie informacji, zwanych dalej „wnioskami”, składanych przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy, oraz udzielania odpowiedzi na te wnioski, zwanych dalej „odpowiedzią”,
b) odmowy udzielenia informacji w związku ze złożonym wnioskiem,
c) wystąpień o uzupełnienie wniosku lub przekazanie wyjaśnień w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia wniosku,
d) korespondencji między punktem kontaktowym a podmiotami uprawnionymi w sprawie wniosku składanego przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1 ustawy;
2) przetwarzania informacji, o których mowa w art. 11a ust. 1 i 2 ustawy, przekazywanych przez punkt kontaktowy lub podmiot uprawniony z własnej inicjatywy;
1) Niniejsze rozporządzenie w zakresie swojej regulacji wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/977 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wymiany informacji między organami ścigania państw członkowskich i uchylającą decyzję ramową Rady 2006/960/WSiSW (Dz. Urz. UE L 134 z 22.05.2023, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 2025/90341 z 22.04.2025). Dziennik Ustaw –2– Poz. 1861
3) odpowiednich działań następczych w celu dotrzymania wymaganych terminów udzielenia informacji na wniosek pod- miotów, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1 ustawy;
4) kontroli krzyżowej składanych wniosków, o których mowa w art. 5 pkt 1 i 3 oraz art. 11 ust. 1 ustawy, z informacjami dostępnymi punktowi kontaktowemu, w tym informacjami udzielonymi zgodnie z art. 11a ust. 1 lub 2 ustawy oraz innymi istotnymi informacjami zapisanymi w systemie zarządzania sprawami;
5) interoperacyjności z kanałem komunikacji wykorzystującym aplikację sieci bezpiecznej wymiany informacji SIENA, kanałem komunikacji udostępnianym przez Międzynarodową Organizację Policji Kryminalnej – Interpol oraz przez Krajowy System Informatyczny (KSI), w szczególności możliwości rejestrowania wniosków skierowanych przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1 ustawy, oraz udzielenia informacji podmiotom, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1 ustawy;
6) rejestrowania dostępu i innych operacji przetwarzania w związku z informacjami zawartymi w systemie zarządzania sprawami do celów rozliczalności, zgodnie z art. 36 ust. 1–3, 5 i 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2023 r. poz. 1206), oraz cyberbezpieczeństwa, zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (Dz. U. z 2024 r. poz. 1077 i 1222 oraz z 2025 r. poz. 1017 i 1069).
1. Podmiot uprawniony wyznacza komórkę organizacyjną uprawnioną do wymiany informacji z punktem kontak- towym i odpowiedzialną za tę wymianę oraz przekazuje jej dane kontaktowe do punktu kontaktowego. 2. Komórkę organizacyjną w podmiocie uprawnionym, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 4 ustawy, wyznacza minister właściwy do spraw finansów publicznych. 3. Podmiot uprawniony zapewnia komórce organizacyjnej dostęp do aplikacji sieci bezpiecznej wymiany informacji SIENA. 4. Podmiot uprawniony niezwłocznie informuje punkt kontaktowy o każdej zmianie komórki organizacyjnej lub zmianie jej danych kontaktowych. 5. Komórka organizacyjna działa całodobowo przez 7 dni w tygodniu. 6. Jeżeli komórka organizacyjna działa w inny sposób niż określony w ust. 5, zapewnia ona udzielenie odpowiedzi przez punkt kontaktowy w terminach określonych w art. 15 ust. 1 i 2 lub art. 18f ust. 2 ustawy.
1. Punkt kontaktowy rejestruje wniosek złożony przez organ ścigania państwa członkowskiego Unii Europejskiej, organ ścigania państwa trzeciego, agencję Unii Europejskiej lub organizację międzynarodową oraz przez podmioty upraw- nione w rejestrze prowadzonym przy użyciu systemu zarządzania sprawami, zwanym dalej „rejestrem”. 2. Rejestracja wniosku odbywa się przez wprowadzenie do rejestru danych określonych w art. 23a ust. 2 ustawy.
1. Po otrzymaniu wniosku punkt kontaktowy:
1) udziela informacji samodzielnie – w przypadku informacji dostępnych bezpośrednio;
2) przekazuje wniosek przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych właści- wemu podmiotowi uprawnionemu lub podmiotom uprawnionym – w przypadku informacji dostępnych pośrednio. 2. W przypadku odmowy przekazania informacji z przyczyn określonych w art. 13 ust. 1 ustawy punkt kontaktowy informuje organ ścigania państwa członkowskiego Unii Europejskiej, organ ścigania państwa trzeciego, agencję Unii Euro- pejskiej lub organizację międzynarodową, które złożyły wniosek, o przyczynie odmowy przekazania informacji. 3. Czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, punkt kontaktowy odnotowuje w rejestrze.
1. Podmiot uprawniony przesyła do punktu kontaktowego odpowiedź. Do odpowiedzi podmiot uprawniony dołącza edytowalną wersję odpowiedzi w języku angielskim. 2. Punkt kontaktowy przekazuje odpowiedź przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych. 3. Podmiot uprawniony informuje o podstawie odmowy przekazania informacji, stosując odpowiednio przepis ust. 2.
1. Po otrzymaniu odpowiedzi od podmiotu uprawnionego punkt kontaktowy:
1) odnotowuje ten fakt w rejestrze;
2) sprawdza poprawność udzielenia odpowiedzi pod względem formalnoprawnym;
3) sprawdza poprawność edytowalnej wersji odpowiedzi w języku angielskim; Dziennik Ustaw –3– Poz. 1861
4) przesyła odpowiedź organowi ścigania państwa członkowskiego Unii Europejskiej, państwa trzeciego, agencji Unii Europejskiej lub organizacji międzynarodowej, które złożyły wniosek, oraz odnotowuje ten fakt w rejestrze. 2. Jeżeli jeden z podmiotów uprawnionych odmówił udzielenia odpowiedzi, punkt kontaktowy może skonsultować możliwość udzielenia odpowiedzi z pozostałymi podmiotami uprawnionymi, do których skierowano zapytanie. 3. W przypadku stwierdzenia, że przesłana odpowiedź jest niezgodna z wnioskiem, punkt kontaktowy zwraca ją pod- miotowi uprawnionemu do uzupełnienia lub zmiany i odnotowuje ten fakt w rejestrze. 4. Jeżeli edytowalna wersja odpowiedzi w języku angielskim zawiera oczywiste omyłki, które nie wpływają na treść odpowiedzi udzielonej przez podmiot uprawniony, punkt kontaktowy wprowadza niezbędne zmiany albo zwraca ją pod- miotowi uprawnionemu w celu uzupełnienia lub zmiany.
1. Podmiot uprawniony przesyła do punktu kontaktowego wniosek przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych. 2. Do wniosku dołącza się edytowalną wersję wniosku w języku angielskim.
1. Po otrzymaniu wniosku od podmiotu uprawnionego punkt kontaktowy:
1) odnotowuje ten fakt w rejestrze;
2) sprawdza poprawność przesłanego wniosku pod względem formalnoprawnym;
3) sprawdza poprawność edytowalnej wersji wniosku w języku angielskim;
4) przesyła wniosek organowi ścigania państwa członkowskiego Unii Europejskiej, organowi ścigania państwa trzeciego, agencji Unii Europejskiej lub organizacji międzynarodowej, do których jest skierowany, i odnotowuje ten fakt w rejestrze. 2. W przypadku stwierdzenia, że wniosek zawiera błędy formalne, punkt kontaktowy odsyła go podmiotowi upraw- nionemu do uzupełnienia lub zmiany i odnotowuje ten fakt w rejestrze. 3. W przypadku gdy edytowalna wersja wniosku w języku angielskim zawiera oczywiste omyłki, które nie wpływają na jego treść, punkt kontaktowy wprowadza niezbędne zmiany albo zwraca go podmiotowi uprawnionemu w celu uzupeł- nienia lub zmiany.
Po udzieleniu odpowiedzi przez organ ścigania państwa członkowskiego Unii Europejskiej, organ ścigania państwa trzeciego, agencję Unii Europejskiej lub organizację międzynarodową punkt kontaktowy przesyła ją podmiotowi uprawnionemu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych i odnotowuje ten fakt w rejestrze.
1. Informacje, o których mowa w art. 11a ust. 1 i 2 ustawy, podmiot uprawniony przesyła do punktu kontaktowego wraz z edytowalną wersją w języku angielskim. 2. Po otrzymaniu od podmiotu uprawnionego informacji stosuje się odpowiednio przepis § 7.
W przypadku czasowego braku możliwości przekazania wniosków przy użyciu środków komunikacji elektro- nicznej lub na informatycznym nośniku danych między punktem kontaktowym a podmiotami uprawnionymi dopuszcza się ich przekazywanie za pośrednictwem faksu albo w inny sposób zapewniający bezpieczeństwo informacji.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.2) Prezes Rady Ministrów: D. Tusk
2) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 4 lutego 2020 r. w sprawie sposobu wymiany informacji między punktem kontaktowym a podmiotami uprawnionymi oraz organami ścigania państw członkowskich Unii Europej- skiej, państw trzecich, agencjami Unii Europejskiej oraz organizacjami międzynarodowymi (Dz. U. poz. 193), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 7 listopada 2025 r. o zmianie ustawy o wymianie informacji z organami ścigania państw członkowskich Unii Europejskiej, państw trzecich, agencjami Unii Europejskiej oraz organizacjami międzynarodowymi (Dz. U. poz. 1729).