Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom

1. Pracodawca, o którym mowa w art. 349 ust. 1 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrud- nienia, zwanej dalej „ustawą”, składa wniosek o zawarcie umowy o refundację wynagrodzeń wypłacanych młodocianym oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń, zwany dalej „wnioskiem o zawarcie umowy o refundację”, w postaci papierowej lub elektronicznej, do wojewódzkiej komendy OHP za pośrednictwem centrum eduka- cji i pracy młodzieży OHP, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 352 ustawy, zwanego dalej „centrum edukacji”, właściwego ze względu na miejsce odbywania przez młodocianego przygotowania zawodowego. 2. Wniosek o zawarcie umowy o refundację zawiera:
1) nazwę miejscowości i datę wypełnienia wniosku;
2) wskazanie wojewódzkiej komendy OHP i centrum edukacji, za którego pośrednictwem jest składany wniosek;
3) nazwę pracodawcy i adres jego siedziby;
4) formę prawną prowadzonej działalności;
5) miejsce odbywania przygotowania zawodowego przez młodocianych;
6) numer rachunku płatniczego, na który będzie przekazywana refundacja;
7) numer identyfikacji podatkowej (NIP) pracodawcy;
1) Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej kieruje działem administracji rządowej – praca, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporzą- dzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny, Pracy i Po- lityki Społecznej (Dz. U. poz. 2715). Dziennik Ustaw –2– Poz. 1632
8) oznaczenie prowadzonej działalności pracodawcy według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD);
9) nazwę albo nazwy dokumentów potwierdzających kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu określone w prze- pisach wydanych na podstawie art. 120 ust. 4 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 1043 i 1160), zwanej dalej „prawem oświatowym”, posiadane przez pracodawcę lub osobę prowadzącą zakład pracy w imieniu pracodawcy, lub osobę zatrudnioną u pracodawcy;
10) wykaz informacji o młodocianych, których dotyczy wniosek o zawarcie umowy o refundację, obejmujący:
a) imię i nazwisko młodocianego,
b) numer PESEL młodocianego, a w przypadku jego braku – rodzaj, serię i numer dokumentu potwierdzającego toż- samość,
c) datę zawarcia umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego oraz okres trwania przygotowania zawodowego,
d) formę przygotowania zawodowego polegającą na nauce zawodu albo na przyuczeniu do wykonywania określonej pracy,
e) w przypadku wskazania formy przygotowania zawodowego polegającej na nauce zawodu – nazwę tego zawodu, a w przypadku wskazania przyuczenia do wykonywania określonej pracy – zakres przyuczenia do pracy;
11) podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej. 3. Do wniosku o zawarcie umowy o refundację pracodawca dołącza:
1) poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego, o której mowa w art. 348 ust. 1 ustawy;
2) oryginały lub poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu, o których mowa w ust. 2 pkt 9;
3) zaświadczenia lub oświadczenie o pomocy de minimis w zakresie, o którym mowa w art. 37 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2025 r. poz. 468);
4) informacje, o których mowa w art. 37 ust. 1 pkt 2 albo ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej;
5) deklarację zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez okres co najmniej 6 miesięcy po zakończeniu przygotowa- nia zawodowego każdego młodocianego, którego dotyczy wniosek o zawarcie umowy o refundację;
6) upoważnienie do reprezentowania pracodawcy przez osobę upoważnioną, w przypadku podpisania wniosku o zawarcie umowy o refundację przez tę osobę;
7) oświadczenie o:
a) liczbie zatrudnionych pracowników niebędących młodocianymi w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na czas nieokreślony oraz o liczbie zatrudnionych młodocianych i roku ich nauki – w dniu składania wniosku o za- warcie umowy o refundację,
b) liczbie pracowników posiadających kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu określone w przepisach wydanych na podstawie art. 120 ust. 4 prawa oświatowego,
c) spełnieniu warunku 6-miesięcznego zatrudnienia co najmniej 50 % młodocianych pracowników w okresie 24 mie- sięcy poprzedzających dzień złożenia wniosku o zawarcie umowy o refundację, o którym mowa w art. 349 ust. 8 ustawy, lub o niespełnieniu tego warunku z przyczyn nieleżących po stronie zakładu pracy,
d) niekorzystaniu z bezzwrotnych środków Funduszu Pracy lub innych środków publicznych na refundację wynagrodzeń młodocianych i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń, których dotyczy wniosek. 4. Jeżeli dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 2, były już złożone przez pracodawcę do tego samego centrum edu- kacji, do którego składany jest wniosek o zawarcie umowy o refundację, nie dołącza się ich ponownie. W tym przypadku pracodawca składa oświadczenie, że dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 2, zostały złożone do centrum edukacji z wcześniejszym wnioskiem o zawarcie umowy o refundację i są aktualne na dzień składania wniosku. 5. Jeżeli pracodawca złożył oświadczenie o niespełnieniu warunku 6-miesięcznego zatrudnienia co najmniej 50 % młodo- cianych pracowników w okresie 24 miesięcy poprzedzających dzień złożenia wniosku o zawarcie umowy o refundację – z przyczyn nieleżących po stronie zakładu pracy, podaje we wniosku przyczyny niespełnienia tego warunku. 6. Oświadczenie złożone przez pracodawcę, o którym mowa w ust. 3 pkt 7 lit. c, wojewódzka komenda OHP weryfikuje na podstawie danych udostępnianych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na podstawie art. 351 ust. 12 pkt 7 ustawy. Dziennik Ustaw –3– Poz. 1632 7. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, może zostać złożony przez organizację zrzeszającą pracodawców reprezentującą pracodawcę na podstawie upoważnienia. 8. Wniosek o zawarcie umowy o refundację dotyczący młodocianych, którzy dokształcają się w formach szkolnych oraz pozaszkolnych, składa się w terminie od pierwszego do ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracodawca zawarł z młodocianym umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego.

1. Centrum edukacji sprawdza wniosek o zawarcie umowy o refundację pod względem formalnym i przekazuje go w postaci papierowej lub elektronicznej do właściwej wojewódzkiej komendy OHP nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku. 2. Do wniosku o zawarcie umowy o refundację centrum edukacji dołącza opinię. 3. Opinia zawiera:
1) ocenę spełniania przez pracodawcę warunków wymaganych do zawarcia umowy o refundację;
2) rekomendację dotyczącą pozytywnego lub negatywnego rozpatrzenia wniosku;
3) uzasadnienie rekomendacji;
4) podpis osoby sporządzającej opinię. 4. W przypadku braków formalnych we wniosku o zawarcie umowy o refundację centrum edukacji wzywa pracodawcę do ich usunięcia w terminie 21 dni od dnia otrzymania wezwania. Termin, o którym mowa w ust. 1, zostaje w tym przypadku wydłużony o czas, w jakim pracodawca usunął braki formalne. 5. W przypadku rekomendacji pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zawarcie umowy o refundację wojewódzka komenda OHP zawiera z pracodawcą, w ciągu 30 dni od dnia otrzymania wniosku wraz z opinią z centrum edukacji, umowę o refundację wynagrodzeń wypłacanych młodocianym oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wyna- grodzeń, zwaną dalej „umową”. 6. Refundacja obejmuje okres przygotowania zawodowego u danego pracodawcy, zgodnie z umową o pracę w celu przygotowania zawodowego. 7. Jeżeli pracodawca wystąpi z wnioskiem o zawarcie umowy o refundację w roku kalendarzowym następującym po roku, w którym zawarł z młodocianym umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego, refundacja może zostać przy- znana najwcześniej od początku roku kalendarzowego, w którym został złożony wniosek o zawarcie umowy o refundację. 8. Umowa zawiera:
1) numer oraz datę jej zawarcia;
2) określenie stron umowy wraz z informacjami, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 3–4 i 6;
3) okres, na jaki zostaje zawarta;
4) wykaz informacji o młodocianych, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 10;
5) deklarację, o której mowa w § 2 ust. 3 pkt 5;
6) zobowiązanie wojewódzkiej komendy OHP do wypłaty refundacji wypłaconych wynagrodzeń oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń za zatrudnionych młodocianych wskazanych w umowie na rachunek płatniczy wskazany we wniosku o zawarcie umowy o refundację;
7) wysokość refundacji;
8) okres, przez który będzie wypłacana refundacja, oraz częstotliwość jej wypłaty;
9) termin wypłacania przez wojewódzką komendę OHP refundacji, licząc od dnia złożenia przez pracodawcę komplet- nego wniosku o zwrot kosztów, o którym mowa w § 8 ust. 1;
10) zobowiązanie pracodawcy do umożliwienia przeprowadzenia kontroli realizacji umów związanych z przyznaną refun- dacją w miejscu odbywania przygotowania zawodowego przez młodocianych pracowników lub w siedzibie podmiotu działającego w imieniu pracodawcy;
11) zobowiązanie pracodawcy do niezwłocznego informowania o okolicznościach mających wpływ na realizację umowy;
12) wskazanie właściwego rozporządzenia Komisji Europejskiej, które określa warunki dopuszczalności pomocy de minimis albo pomocy de minimis udzielanej pracodawcy;
13) skutki nieprzestrzegania przez pracodawcę warunków umowy;
14) sąd właściwy do rozpatrywania sporów wynikających z umowy, zgodnie z Kodeksem postępowania cywilnego;
15) inne ważne postanowienia istotne dla stron umowy;
16) podpisy stron umowy. Dziennik Ustaw –4– Poz. 1632

1. W przypadku zmiany wysokości najniższych stawek wynagrodzeń młodocianych określonych w przepisach, o których mowa w art. 348 ust. 1 ustawy, pracodawca, który zawarł umowę, może w terminie 60 dni od dnia wejścia w życie nowych stawek wystąpić do centrum edukacji właściwego ze względu na miejsce odbywania przez młodocianego przygo- towania zawodowego z wnioskiem, w postaci papierowej lub elektronicznej, o zmianę umowy w zakresie wysokości refun- dacji za okres od dnia wejścia w życie zmiany dotyczącej wysokości najniższych stawek wynagrodzeń młodocianych. 2. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, przepis § 2 ust. 7 stosuje się odpowiednio. 3. W przypadku wystąpienia przez pracodawcę z wnioskiem o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji po ter- minie, o którym mowa w ust. 1, refundacja obejmuje okres od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu złożenia wniosku do centrum edukacji. 4. Centrum edukacji przekazuje wnioski pracodawców o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji do właściwej wojewódzkiej komendy OHP. 5. Właściwa wojewódzka komenda OHP rozpatruje wnioski o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji zgod- nie z kolejnością ich wpływu. 6. Właściwa wojewódzka komenda OHP w terminie 60 dni od dnia otrzymania z centrum edukacji wniosku o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji zawiadamia pracodawcę o sposobie jego rozpatrzenia. 7. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji wojewódzka komenda OHP zawiera z pracodawcą aneks do umowy.

1. Pracodawca składa wniosek o zwrot poniesionych kosztów wynagrodzeń młodocianych oraz składek na ubez- pieczenia społeczne od tych wynagrodzeń wypłaconych przez pracodawcę, zwany dalej „wnioskiem o zwrot kosztów”, w postaci papierowej lub elektronicznej, do wojewódzkiej komendy OHP za pośrednictwem centrum edukacji na warunkach i w terminach określonych w umowie. 2. Wniosek o zwrot kosztów zawiera:
1) informacje, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 1–3 oraz pkt 6;
2) okres, za który pracodawca ubiega się o zwrot kosztów;
3) wskazanie numeru i daty umowy; Dziennik Ustaw –5– Poz. 1632
4) wskazanie kwoty wydatków poniesionych na wynagrodzenia oraz składki na ubezpieczenia społeczne oraz ogólnej kwoty refundacji;
5) rozliczenie finansowe wypłaconych wynagrodzeń młodocianych oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń, zawierające:
a) miesiąc lub miesiące, których rozliczenie finansowe dotyczy,
b) imię i nazwisko młodocianego,
c) rok nauki i zawód lub zakres przyuczenia do pracy,
d) stawkę miesięczną brutto minimalnego wynagrodzenia za pracę młodocianego,
e) kwotę wypłaconych wynagrodzeń osobowych w miesiącu,
f) wysokość składki na ubezpieczenia społeczne,
g) wynagrodzenia chorobowe wypłacone za dany miesiąc,
h) kwotę do refundacji ogółem;
6) kopie list płac młodocianych wraz z pokwitowaniem odbioru wynagrodzenia lub potwierdzenie przelewu wynagrodze- nia na rachunek młodocianego;
7) poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających wypłatę wynagrodzeń oraz opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń wraz z kopiami deklaracji rozliczeniowych;
8) zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne;
9) upoważnienie do reprezentowania pracodawcy, w przypadku złożenia wniosku o zwrot kosztów przez osobę upoważnioną;
10) podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej. 3. W przypadku podpisania przez pracodawcę umowy dotyczącej rozłożenia na raty lub odroczenia płatności z tytułu zaległych składek na ubezpieczenia społeczne pracodawca może złożyć wniosek o zwrot kosztów jedynie wynagrodzeń młodocianych, a po opłaceniu składek na ubezpieczenia społeczne może złożyć wniosek o zrefundowanie opłaconych skła- dek od tych wynagrodzeń. Do wniosku o zwrot kosztów pracodawca ma obowiązek przedłożyć zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające odprowadzenie składek na ubezpieczenia społeczne od pracowników młodocianych, na rzecz których zrealizowana została uprzednia wypłata refundacji wynagrodzenia. 4. Przepis § 2 ust. 7 stosuje się odpowiednio. 5. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zwrot kosztów wojewódzka komenda OHP przekazuje środki Funduszu Pracy z tytułu refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń na wskazany w umowie rachunek płatniczy w terminach określonych w umowie. 6. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zwrot kosztów jednostki organizacyjnej OHP wojewódzka komenda OHP przekazuje środki Funduszu Pracy z tytułu refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń na wskazany we wniosku OHP o przyznanie refundacji rachunek płatniczy. 7. Komenda wojewódzka OHP przekazuje środki Funduszu Pracy z tytułu refundacji wynagrodzeń i składek na ubez- pieczenia społeczne od tych wynagrodzeń w terminie nie dłuższym niż 40 dni od dnia złożenia przez pracodawcę komplet- nego wniosku o zwrot kosztów. 8. Przepisy ust. 1, 2 oraz ust. 7 dotyczące pracodawcy stosuje się do jednostek organizacyjnych OHP zatrudniających młodocianych w celu przygotowania zawodowego, którym przyznano refundację.