Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie szczegółowego sposobu i trybu wykonywania czynności kontrolnych w krajowych instytucjach płatniczych
Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 22 października 2021 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu wykonywania czynności kontrolnych w krajowych instytucjach płatniczych
1. Czynności kontrolne w krajowych instytucjach płatniczych wykonują upoważnieni pracownicy Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego, zwani dalej „inspektorami”. 2. Czynności kontrolne są wykonywane w co najmniej dwuosobowych zespołach kontrolnych. 3. Pracami zespołu kontrolnego kieruje wyznaczony w tym celu inspektor, zwany dalej „kierującym kontrolą”.
§ 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej (Dz. U. poz. 1719). Dziennik Ustaw –2– Poz. 2024
1. Kierujący kontrolą niezwłocznie po przybyciu zespołu kontrolnego do pomieszczeń podmiotu kontrolowanego zawiadamia o tym prezesa zarządu tego podmiotu, a w razie jego nieobecności – zastępującego go członka zarządu lub w przypadku podmiotu kontrolowanego nieposiadającego zarządu – osobę odpowiedzialną za zarządzanie tym podmiotem niepodlegającą służbowo innej osobie. W razie ich nieobecności kierujący kontrolą zawiadamia inną osobę wyznaczoną przez ten podmiot do kierowania jego pracami. 2. O rozpoczęciu czynności kontrolnych inspektor powiadamia właściwych pracowników podmiotu kontrolowanego, w sposób przyjęty w podmiocie kontrolowanym.
1. Zespół kontrolny bada dokumenty w pomieszczeniach podmiotu kontrolowanego. W uzasadnionych przypad- kach i za zgodą podmiotu kontrolowanego badanie może odbyć się w Urzędzie Komisji Nadzoru Finansowego, zwanym dalej „UKNF”. 2. Kierownictwo podmiotu kontrolowanego zapewnia inspektorom warunki do sprawnego przeprowadzenia czynności kontrolnych, w szczególności zapewnia, aby udostępnione oddzielne pomieszczenie spełniało wymogi BHP, oraz udostępnia do korzystania urządzenia techniczne zwyczajowo wykorzystywane w pracy biurowej. 3. Na żądanie inspektora podmiot kontrolowany udostępnia wszelkie informacje niezbędne w zakresie prowadzonej kontroli, przez sporządzenie kopii i wyciągów z dokumentów lub informatycznych nośników danych oraz opartych na tych dokumentach i nośnikach opracowań, zestawień i obliczeń z zakresu objętego kontrolą. 4. Na żądanie inspektora podmiot kontrolowany udziela wyjaśnień ustnych lub pisemnych z zakresu objętego kontrolą. 5. W przypadku gdy dokument podmiotu kontrolowanego jest sporządzony w języku obcym, inspektor może zwrócić się do podmiotu kontrolowanego o przedstawienie dokumentu w oryginale i – w razie potrzeby – jego tłumaczenia na język polski, w tym, na żądanie inspektora, dokonanego przez tłumacza przysięgłego.
1) Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej kieruje działem administracji rządowej – instytucje finansowe, na podstawie
Kierujący kontrolą organizuje spotkanie końcowe z kierownictwem podmiotu kontrolowanego w celu przedsta- wienia ustaleń kontroli i omówienia stwierdzonych nieprawidłowości. Na spotkanie końcowe kierujący kontrolą może zaprosić, za pośrednictwem podmiotu kontrolowanego, przedstawiciela rady nadzorczej, o ile rada nadzorcza została po- wołana, oraz biegłego rewidenta badającego sprawozdanie finansowe tego podmiotu.
1. Protokół z przeprowadzonych czynności kontrolnych, zwany dalej „protokołem”, zawiera ustalenia kontroli, w tym informacje o stwierdzonych naruszeniach przepisów prawa i innych nieprawidłowościach występujących w działal- ności podmiotu kontrolowanego. 2. W protokole zamieszcza się także:
1) nazwę podmiotu kontrolowanego i jego adres;
2) imię i nazwisko kierującego podmiotem kontrolowanym, a w razie potrzeby także imiona i nazwiska osób kierujących komórkami organizacyjnymi podmiotu kontrolowanego oraz datę objęcia przez nich stanowisk;
3) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kierującego kontrolą;
4) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych z wymienieniem ewentualnych przerw w trakcie ich trwania;
5) wskazanie zakresu podejmowanych czynności, daty badania, na którą dokonano ustaleń kontroli, oraz okresu objętego kontrolą;
6) wyszczególnienie załączników stanowiących część składową protokołu;
7) informację o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu wraz z załącznikami oraz wskazanie odbiorców protokołu;
8) informację inspektora o stanowisku podmiotu kontrolowanego do ustaleń kontroli;
9) zastrzeżenie, że protokół zawiera informacje prawnie chronione;
10) datę i miejsce podpisania protokołu;
11) pouczenie podmiotu kontrolowanego o przysługującym mu prawie do wniesienia zastrzeżeń lub wyjaśnień do protokołu.
Protokół sporządza kierujący kontrolą lub osoba przez niego wyznaczona. Kierujący kontrolą wyznacza taką osobę spośród członków zespołu kontrolnego. Protokół sporządza się na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej, w dwóch lub trzech jednobrzmiących egzemplarzach, w terminie 30 dni roboczych od dnia zakończenia czynności kontrolnych i przeznacza dla:
1) zarządu podmiotu kontrolowanego lub w przypadku podmiotu kontrolowanego nieposiadającego zarządu – osoby odpowiedzialnej za zarządzanie tym podmiotem niepodlegającej służbowo innej osobie;
2) rady nadzorczej podmiotu kontrolowanego, o ile rada nadzorcza została powołana;
3) UKNF.
1. Po podpisaniu protokołu nie dokonuje się w nim jakichkolwiek zmian, z zastrzeżeniem prostowania oczywi- stych omyłek pisarskich. 2. Oczywiste omyłki pisarskie w protokole prostuje kierujący kontrolą i w przypadku protokołu sporządzonego na piś- mie utrwalonym w postaci papierowej parafuje sprostowania, a w przypadku protokołu sporządzonego na piśmie utrwalo- nym w postaci elektronicznej ponownie podpisuje protokół. O sprostowaniu oczywistych omyłek pisarskich w protokole powiadamia się na piśmie podmiot kontrolowany.
1. Protokół podpisują i parafują każdą jego stronę kierujący kontrolą oraz w przypadku zarządu jednoosobowego – członek zarządu, w przypadku zarządu wieloosobowego – dwaj członkowie zarządu podmiotu kontrolowanego, a w przy- padku podmiotu kontrolowanego nieposiadającego zarządu – osoba odpowiedzialna za zarządzanie tym podmiotem nie- podlegająca służbowo innej osobie. W przypadku protokołu sporządzonego na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej nie parafuje się jego stron. 2. W przypadku odmowy podpisania protokołu przez osobę, o której mowa w ust. 1, wzmiankę o tym umieszcza się w protokole, z podaniem przyczyny odmowy. 3. Wyjaśnienia udzielane ustnie, o których mowa w § 3 ust. 4, mogą być utrwalane za pomocą urządzenia rejestrują- cego, po uprzednim powiadomieniu osoby składającej wyjaśnienia. 4. Inspektor przekazuje podmiotowi kontrolowanemu na informatycznym nośniku danych kopię wyjaśnień udzielo- nych ustnie utrwalonych za pomocą urządzenia rejestrującego. Podmiot kontrolowany poświadcza na piśmie otrzymanie takiej kopii. Dziennik Ustaw –3– Poz. 2024 5. Termin na podpisanie i przekazanie protokołu do UKNF wynosi 14 dni roboczych, licząc od dnia doręczenia pro- tokołu osobie lub osobom uprawnionym do reprezentacji zgodnie z zasadami obowiązującymi w podmiocie kontrolowa- nym. 6. Podmiot kontrolowany może wnieść zastrzeżenia lub wyjaśnienia do ustaleń kontroli zawartych w protokole. 7. Zastrzeżenia lub wyjaśnienia do ustaleń kontroli zawartych w protokole podmiot kontrolowany sporządza na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej i dołącza do każdego egzemplarza protokołu.
Odmowa podpisania protokołu przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentacji zgodnie z zasadami obowią- zującymi w podmiocie kontrolowanym lub zwłoka w jego podpisaniu i przekazaniu do UKNF nie wpływa na jego ważność ani prowadzenie czynności pokontrolnych.
1. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości Komisja Nadzoru Finansowego przedstawia podmiotowi kon- trolowanemu zalecenia pokontrolne podpisane przez Przewodniczącego Komisji Nadzoru Finansowego lub upoważnioną przez niego osobę. 2. Zalecenia pokontrolne są przekazywane zarządowi i radzie nadzorczej podmiotu kontrolowanego, o ile rada nad- zorcza została powołana, lub w przypadku podmiotu kontrolowanego nieposiadającego zarządu – osobie odpowiedzialnej za zarządzanie tym podmiotem niepodlegającej służbowo innej osobie, nie później niż w terminie 30 dni roboczych od dnia doręczenia Komisji Nadzoru Finansowego podpisanego protokołu lub od dnia, w którym upłynął termin na jego pod- pisanie. 3. W przypadku wniesienia zastrzeżeń lub wyjaśnień do ustaleń kontroli zawartych w protokole stanowisko do nich jest dołączane do zaleceń pokontrolnych i podpisywane przez Przewodniczącego Komisji Nadzoru Finansowego lub upo- ważnioną przez niego osobę.