1. Rektor, dyrektor instytutu PAN, dyrektor instytutu badawczego i dyrektor instytutu międzynarodowego:
1) wprowadzają dane do bazy osób upoważnionych niezwłocznie po objęciu funkcji przez osobę upoważnioną do podpi- sywania dokumentów albo po wprowadzeniu wzoru pieczęci urzędowej lub wzoru dokumentu;
2) aktualizują dane w bazie osób upoważnionych niezwłocznie po zaistnieniu zmiany;
3) oznaczają dane w bazie osób upoważnionych jako archiwalne niezwłocznie po zakończeniu sprawowania funkcji przez osobę upoważnioną do podpisywania dokumentów albo po wprowadzeniu nowego wzoru pieczęci urzędowej lub no- wego wzoru dokumentu. 2. Danych zamieszczonych w bazie osób upoważnionych nie usuwa się.