1. Dokumentacja działań prowadzonych przez ZPHM zawiera w szczególności:
1) oznaczenie sekcji zadysponowanej do działań;
2) informację o składzie osobowym sekcji, ze wskazaniem roli pełnionej przez poszczególnych jej członków;
3) określenie przyczyny podejmowanych działań;
4) informację o lokalizacji miejsca zdarzenia;
5) wskazanie roku, miesiąca, dnia oraz godziny i minuty w systemie 24-godzinnym:
a) przekazania dyspozycji prowadzenia działań do sekcji,
b) wyjazdu lub wylotu sekcji do zdarzenia,
c) przybycia sekcji na miejsce zdarzenia,
d) zakończenia działań sekcji;
6) informację, które podmioty zostały powiadomione o działaniach;
7) inne istotne informacje dotyczące okoliczności realizacji dyspozycji przez sekcję. 2. W przypadku działań prowadzonych przez ZPHM polegających na udzieleniu pomocy osobom poszkodowanym dokumentacja może dodatkowo zawierać:
1) oznaczenie osoby poszkodowanej pozwalające na ustalenie jej tożsamości;
2) opis stanu zdrowia osoby poszkodowanej lub zakresu udzielonej tej osobie pomocy;
3) wskazanie roku, miesiąca, dnia oraz godziny i minuty w systemie 24-godzinnym:
a) rozpoczęcia udzielania pomocy osobie poszkodowanej,
b) zakończenia udzielania pomocy osobie poszkodowanej, w tym przekazania tej osoby przez sekcję do podmiotu leczniczego lub zespołowi ratownictwa medycznego;
4) oświadczenie osoby poszkodowanej o rezygnacji z udzielania jej pomocy, w tym przekazania tej osoby do podmiotu leczniczego, wraz z podaniem godziny i minuty rezygnacji w systemie 24-godzinnym;
5) informację dotyczącą pozostawienia osoby poszkodowanej w miejscu zdarzenia lub przekazania tej osoby przez sekcję do podmiotu leczniczego lub zespołowi ratownictwa medycznego;
6) informację o odstąpieniu od udzielania pomocy osobie poszkodowanej wraz ze wskazaniem przesłanek podjęcia takiej decyzji;
7) w przypadku zgonu osoby poszkodowanej – określenie przyczyny zgonu, ze wskazaniem roku, miesiąca, dnia oraz godziny i minuty zgonu w systemie 24-godzinnym. 3. Kopię dokumentacji zawierającą dane, o których mowa w ust. 2, wydaje się osobie poszkodowanej lub jej przedstawicielowi ustawowemu, a w przypadku przekazania osoby poszkodowanej do podmiotu leczniczego – temu podmiotowi leczniczemu. 4. Dokumentację przechowuje się przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu w tej dokumentacji. 5. Szef ZPHM zawiera porozumienie z podmiotem leczniczym w sprawie przechowywania i udostępniania dokumentacji.